Usando tecnologia para redigir mensagens
O competitivo mundo dos negócios de hoje depende da preparação e entrega rápida e eficiente de mensagens. Felizmente, existe uma tecnologia que pode ajudá-lo a compor e formatar sua mensagem em uma comunicação eficaz. Esta lição o ajudará a ensinar algumas idéias sobre como usar a tecnologia para melhorar a entrega de mensagens no local de trabalho.
Nicholas é vendedor da Motor Sports Cars há mais de 40 anos. Ele é antiquado e rejeitou o uso de toda tecnologia. Ele se refere à tecnologia como a maneira do diabo de confundir os velhos.
Um mandato da empresa foi estabelecido que todos os funcionários devem usar e-mails, processamento de texto e outras tecnologias para serem empregados na Motor Sports Cars. Nicholas relutantemente concordou em participar de um treinamento na empresa para aprender como as ferramentas de tecnologia podem ajudá-lo a redigir suas mensagens de forma rápida e eficaz.
Folhas de estilo e modelos
Uma das primeiras ferramentas em software de processamento de texto, como o Microsoft Word, é o uso de folhas de estilo e modelos. As folhas de estilo são modelos de configuração de fonte e layout usados para padronizar documentos em software de processamento de texto.
Nicholas começou a treinar em Microsoft Word no campo de treinamento. Na verdade, ele começou a gostar de criar documentos para seu trabalho de vendas. O professor do acampamento forneceu a Nicholas algumas folhas de estilo aprovadas para uso pela empresa. Além disso, a empresa sugeriu que todos os documentos fossem criados em fonte Times New Roman e usassem os estilos de negrito e itálico ao mencionar acordos financeiros. Isso tornou a criação de documentos ainda mais fácil para Nicholas, já que todos os documentos agora eram padronizados para facilitar o preenchimento.
Os modelos , também chamados de boilerplates, são designs de página padronizados, que possuem áreas de texto que são reutilizadas de outros documentos. Nicholas ficou chocado com o quanto estava perdendo por não usar esse tipo de tecnologia. Ele agora poderia concluir um contrato em menos de dez minutos, selecionando um modelo de venda de carro e apenas preenchendo os espaços em branco. Anteriormente, Nicholas tinha que digitar tudo do zero com uma máquina de escrever.
Preenchimento Automático
Outra ferramenta de tecnologia que pode ajudar a compor mensagens de negócios rapidamente é o uso do preenchimento automático . Esta ferramenta coloca um bloco de texto pronto automaticamente em um documento. Por exemplo, quando uma pessoa começa a digitar seu primeiro nome, o sobrenome completo, endereço, CEP, telefone e site da empresa aparecem automaticamente.
Nicholas sempre completa suas mensagens de acompanhamento e agradecimento adicionando suas informações de contato. Agora, tudo o que ele precisa fazer é começar a digitar seu nome e todo o bloco de informações aparece, economizando seu tempo.
Auto correção
Nicholas é um soletrador horrível. Ele foi envergonhado várias vezes por clientes ligando para ele para relatar erros graves de ortografia em suas comunicações comerciais. O professor do boot camp mostrou a Nicholas como o Microsoft Word utiliza um recurso de autocorreção que corrige erros de digitação e ortografia automaticamente. Ele também pode escolher a opção ‘Ortografia e gramática’ para que seu trabalho seja revisado no Microsoft Word.
Mesclagem de arquivos e mala direta
Outro recurso do uso de tecnologia para compor uma mensagem nos negócios é o arquivo e a mala direta . A mesclagem de arquivos pode combinar e mesclar arquivos de diferentes gravadores, o que permite uma colaboração fácil. A mala direta é um recurso que permite personalizar cartas padrão inserindo nomes, endereços etc. em um documento automaticamente.
Todos os meses, Nicholas usava uma máquina de escrever para criar um boletim informativo para seus clientes. Todo o processo demorou mais de uma semana devido ao trabalho tedioso. Agora, usando arquivo e mala direta, Nicholas pode fazer com que seus estagiários ajudem a escrever o boletim informativo e a criar envelopes para enviar a todos os seus clientes em um dia.
Notas finais, notas de rodapé, etc.
Notas finais, notas de rodapé, índices e índices analíticos podem ser gerenciados pelo software de computador para criar relatórios completos. Tudo isso ajuda a organizar e criar uma imagem profissional de um documento por meio de citações e registro de conteúdos. As notas finais aparecem no final de um documento e fornecem fontes, enquanto uma nota de rodapé também fornece informações sobre a fonte, mas está localizada na parte inferior da página. Os índices são uma lista alfabética de assuntos, nomes, etc. que mostram a localização do número da página. Por último, o índice mostra os capítulos do livro e onde cada um está localizado através do número da página.
Feiticeiros
A última ferramenta que pode ajudar a redigir mensagens é o uso de assistentes . São tutoriais que ajudam a criar documentos, como currículos, cartas, etc., automaticamente. Nicholas usa assistentes para criar cartas de agradecimento para cada novo cliente.
Resumo da lição
A tecnologia pode ser usada para ajudar os trabalhadores de negócios a redigir sua mensagem de forma rápida, eficiente e profissional. Documentos de processamento de texto ajudam a criar documentos formatados que permitem a padronização no formato, mas permitem a criatividade em seu conteúdo. Existem algumas ferramentas que podem ajudar especificamente na criação de uma comunicação empresarial:
- As folhas de estilo são modelos de configuração de fonte e layout usados para padronizar documentos em software de processamento de texto.
- Os modelos , também chamados de boilerplates, são designs de página padronizados, que possuem áreas de texto que são reutilizadas de outros documentos.
- O preenchimento automático é uma ferramenta que coloca um bloco de texto pronto automaticamente em um documento.
- Autocorreção é um recurso de processamento de texto que corrige erros de digitação e ortografia automaticamente.
- A mesclagem de arquivos pode combinar e mesclar arquivos de diferentes gravadores, o que permite uma colaboração mais fácil.
- A mala direta é um recurso que permite personalizar cartas padrão inserindo nomes, endereços etc. em um documento automaticamente.
- Notas finais, notas de rodapé, índices e sumários ajudam a organizar e criar uma imagem profissional de um documento por meio de citações e registro de conteúdos.
- Assistentes são tutoriais que ajudam a criar documentos, como currículos, cartas, etc., automaticamente.
Resultado de aprendizagem
Ao final desta lição, você deve ser capaz de lembrar e descrever as vantagens das diferentes formas de tecnologia disponíveis para comunicações empresariais.