Prioridades, Prioridades
Imagine este currículo:
- General cinco estrelas do Exército dos EUA
- Presidente da Columbia University
- Comandante Supremo da OTAN
- Inventor da internet
- NASA Desenvolvido
- Construiu o sistema de rodovias interestaduais dos EUA
- Ah, e presidente dos Estados Unidos
Já está intimidado? Dwight D. Eisenhower era um empreendedor. Com responsabilidades que vão desde comandar as forças aliadas durante a invasão da Normandia na Segunda Guerra Mundial, até ajudar a criar o precursor da própria internet que você está acessando hoje, os dias de Eisenhower foram preenchidos com decisões sobre assuntos urgentes e importantes.
Acontece que até mesmo generais estimados com um currículo do tipo de Eisenhower precisam de ferramentas para ajudá-los a priorizar suas tarefas do dia a dia. Então, por que não você? Continue lendo para ter uma ideia da ferramenta que manteve o 34º presidente do país trabalhando.
O que é a matriz de decisão de Eisenhower?
A Matriz de Decisão de Eisenhower , às vezes também chamada de Matriz Urgente-Importante, era um sistema de priorização usado pelo próprio Eisenhower, para ajudar a determinar as tarefas que precisavam de atenção imediata e aquelas que podiam esperar.
A ideia básica é muito simples. Organizar o que é urgente e o que é importante pode ajudá-lo a lidar com os maiores projetos primeiro, evitar perder tempo desnecessariamente e economizar tarefas menores para depois. A matriz em si é um design dois a dois, onde cada quadrante representa uma ação e a importância e a urgência são estabelecidas com base na localização de cada tarefa.
Os quatro quadrantes são assim:
1. Fazer: Tarefas importantes e urgentes são realizadas imediatamente.
2. Planejar: as tarefas que são importantes, mas não urgentes, podem ser planejadas mais tarde.
3. Delegar: Tarefas urgentes que não são importantes podem ser delegadas a outra pessoa.
4. Elimine: Coisas que não são importantes ou urgentes podem ser descartadas.
A Matriz de Eisenhower pode ser usada não apenas para tarefas diárias, mas para projetos maiores e de longo prazo, perguntando-se duas vezes:
- » O que está na minha lista de tarefas hoje? »
- » O que precisa ser realizado neste projeto / longo prazo? »
Usando a matriz de decisão
A beleza da Matriz de Eisenhower é sua capacidade de ajudar o usuário a decidir o que é importante e o que é urgente. Às vezes, temos dificuldade em diferenciar o que é realmente urgente do que é simplesmente importante, mas podemos esperar.
Tarefas urgentes são coisas que precisam de atenção rápida. Isso pode incluir coisas como um prazo iminente em um trabalho de conclusão de curso para a escola ou uma consulta odontológica de emergência. Também pode ser uma reunião de trabalho importante ou a finalização de uma proposta a ser entregue pela manhã.
Tarefas importantes são coisas que nos ajudam a atingir metas, mas não precisam de ação imediata. Isso pode incluir coisas como assistir a uma sessão de treinamento do webinar para o trabalho, ir a uma aula de exercícios ou fazer pesquisas para a gala do próximo ano.
Então, como você implementa a matriz em sua tomada de decisão? Primeiro, faça cada tarefa separadamente e pergunte a si mesmo uma série de perguntas:
1. Eu preciso fazer isso hoje?
Nesse caso, ele vai para o quadrante » Fazer » porque é urgente e importante.
2. Se eu não precisar fazer isso hoje, posso arranjar tempo para isso na próxima semana?
Nesse caso, ele vai para o quadrante » Plano » porque é importante, mas não urgente. Agende um horário para tratar deste item mais tarde.
3. Como isso deve ser feito em breve, mas não é minha tarefa mais importante, posso delegar?
Se sua resposta for » sim », coloque-o no quadrante » Delegado » e encontre alguém em sua equipe que possa lidar com o assunto de forma adequada. Delegar, de modo geral, pode ser um desafio para muitas pessoas, que relutam em transferir tarefas para outra pessoa. No entanto, se a tarefa for urgente, mas não importante, ela pode ser entregue a um colega de trabalho e removida do seu prato. Se sua resposta for » não », deixe-o no quadrante » Planejar » e trabalhe nisso quando tiver tempo.
4. Eu realmente preciso fazer esta tarefa?
Se sua resposta for » não », elimine-o da sua lista de tarefas pendentes. Este é o quadrante onde você pode eliminar tarefas desnecessárias ou demoradas que não são realmente importantes ou urgentes.
Resumo da lição
A Matriz de Decisão de Eisenhower é uma matriz de dois por dois que pode ajudá-lo a determinar a importância e a urgência de uma determinada tarefa e, em seguida, atribuí-la em um de seus quadrantes de acordo. O primeiro quadrante, » Fazer », é para assuntos importantes e urgentes, como um prazo para uma apresentação. O segundo quadrante, » Planejar », conterá itens que são importantes, mas podem esperar por sua atenção. O terceiro quadrante, » Delegar », mostra tarefas urgentes que não são importantes e que podem ser atribuídas a outro funcionário para realizar. O quadrante final, » Eliminar », é para tarefas que não são importantes nem urgentes (na verdade, podem ser uma perda de tempo total). Esses itens devem ser totalmente jogados do prato. Para algumas pessoas, determinar a diferença entre questões urgentes e importantes pode ser um obstáculo até mesmo para usar a matriz. Assuntos urgentes são aquelas coisas que gritam com você, tarefas que devem ser realizadas imediatamente para que consequências negativas possam ser evitadas. Tarefas importantes são aquelas que podem ajudá-lo a alcançar planos ou metas de longo prazo, mas não apresentam o mesmo tipo de imperatividade.