Gestão e resolução de problemas
Paul é supervisor em uma empresa de manufatura. Grande parte de seu trabalho consiste em resolver problemas. Alguns problemas são fáceis de resolver para Paulo e outros são muito mais difíceis. Diferentes métodos ou modelos foram criados para ajudar pessoas, como Paul, a resolver problemas. Vamos dar uma olhada em alguns deles.
Dividir e conquistar
Alguns problemas são muito simples e podem ser resolvidos diretamente, sem muito esforço. Por exemplo, Paul pode ter um funcionário dizendo que está doente. A solução é simples e direta: chame outro funcionário ou peça um temporário. Outros problemas são mais complexos e não podem ser resolvidos facilmente em uma etapa. Aqui, Paulo pode empregar uma tática testada e comprovada, empregada tanto por generais quanto por matemáticos. Ele pode dividir e conquistar.
Pense em uma equação algébrica complexa. A maioria das pessoas não consegue resolver a equação diretamente em uma etapa. Eles devem dividir o problema em várias etapas para chegar à solução. Paul pode usar uma abordagem semelhante e dividir um grande problema em partes menores que são mais fáceis de resolver. Por exemplo, Paul pode enfrentar um declínio acentuado na produtividade relacionado a vários fatores, mas ele só tem recursos disponíveis para lidar com um fator de cada vez. Ele pode dividir e conquistar assumindo os fatores que causam o problema, um de cada vez.
Modelo de 5 etapas
O método de dividir para conquistar dá a Paulo uma maneira de dividir os problemas em níveis administráveis, mas não necessariamente fornece um método para resolver as partes. Uma abordagem para a solução de problemas é o modelo de 5 etapas. Vamos dar uma olhada rápida.
- Paulo deve primeiro reconhecer que existe um problema e defini-lo. Você não pode resolver um problema se não souber que ele existe, nem encontrar uma solução adequada se não puder definir qual é o problema. Digamos que a mudança da linha de montagem de Paul não esteja atingindo suas metas de produtividade.
- Paul irá então desenvolver diferentes soluções possíveis para o problema. Por exemplo, as soluções possíveis podem ser a contratação de mais pessoas, a demissão de trabalhadores improdutivos e a contratação de novos trabalhadores, garantindo que as máquinas estão funcionando corretamente ou atualizando a tecnologia.
- Paul irá então avaliar as soluções possíveis e escolher aquela que funcionará melhor. Por exemplo, ele pode determinar que seus trabalhadores estão fazendo tudo certo e todas as máquinas estão em bom estado. Ele chega à conclusão de que precisará solicitar um upgrade de equipamento se sua empresa quiser aumentar a produtividade.
- A próxima etapa é Paul implementar sua solução.
- A etapa final é para Paul avaliar a eficácia de sua solução. As atualizações do equipamento resolveram o problema de produtividade?
O Ciclo de Deming
Os gerentes também podem usar um modelo de solução de problemas chamado Ciclo de Deming , em homenagem ao Dr. William Edwards Deming. É um processo repetitivo de 4 etapas usado para melhorar continuamente um processo. O Ciclo de Deming é freqüentemente referido como PDCA, que significa Planejar, Executar, Verificar e Agir. Vejamos como funciona o ciclo.
Bridget é supervisora de uma equipe de design de um dos principais produtos de sua empresa. Ela foi apresentada ao vice-presidente de sua divisão, que acabou de receber os resultados de uma pesquisa com clientes indicando que os clientes estavam insatisfeitos com a consistência dos produtos. O VP quer que o problema de controle de qualidade seja resolvido o mais rápido possível. Bridget usa o Ciclo de Deming para resolver o problema.
1. O primeiro passo é planejar.
Nesta etapa, Bridget está descobrindo a natureza do problema e como o processo falhou. Depois que o motivo da falha do processo for identificado, Bridget precisará determinar como o processo deve ser aprimorado e o grau de melhoria necessário. Bridget também terá que descobrir a mudança necessária para a melhoria e o cronograma de implementação. Basicamente, Bridget precisa descobrir por que existe uma variação na qualidade e como melhorar o processo de fabricação para melhorar o controle de qualidade.
2. O próximo passo é simplesmente fazer isso.
Em outras palavras, implemente a mudança no processo. Bridget precisará notificar todas as pessoas afetadas na empresa para se preparar para a mudança. Ela também precisará fazer medições para analisar se a mudança resolve o problema.
3. A próxima etapa é para Bridget verificar.
Ela precisa coletar os resultados de suas medições para revisá-los e analisá-los. Ela pode determinar que a qualidade e consistência do produto melhorou para satisfazer os clientes e seu chefe, ou os resultados podem determinar a necessidade de mais trabalho.
4. Após a verificação, o próximo passo é agir, que se baseia nos resultados da etapa de verificação.
Se os resultados indicarem que o problema não foi resolvido, volte para a prancheta. Ela eliminará a mudança e planejará uma diferente. Se o grau de melhoria não for suficiente, Bridget terá que ajustar o processo, o que significa voltar à etapa do plano. Se a melhoria for bem-sucedida e os benefícios superarem seus custos, a melhoria deve ser padronizada e implementada de forma permanente.
Você deve observar que essa abordagem para a solução de problemas é um ciclo de feedback sem fim. Em outras palavras, você procura outros problemas no processo ou possíveis áreas de melhoria e começa no início do ciclo.
Resumo da lição
Vamos revisar o que aprendemos. A resolução de problemas é uma das funções mais importantes de um gerente ou supervisor. Alguns problemas são simples e podem ser resolvidos de forma relativamente rápida e direta, enquanto outros problemas podem ser grandes e complexos. A estratégia de dividir e conquistar pode ser empregada para resolver um grande problema, uma pequena parte de cada vez. Um modelo simples de 5 etapas de resolução de problemas consiste em:
- Identificação e definição de problemas
- Desenvolvimento de soluções alternativas
- Avaliação e seleção de uma solução
- Implementação
- Avaliação da solução quanto à eficácia
O Ciclo de Deming , ou PDCA, pode ser usado para resolver problemas orientados para o processo e tentar fazer melhorias contínuas. Suas etapas incluem planejar, fazer, verificar e agir.
Resultados de Aprendizagem
Depois de terminar esta lição, você deverá ser capaz de:
- Descreva a estratégia de dividir e conquistar para a resolução de problemas
- Liste as etapas envolvidas no modelo de 5 etapas de resolução de problemas
- Explique quando e como usar o Ciclo de Deming para resolver problemas