Definindo a Teoria das Restrições
Na metade de um projeto importante para atualizar sua rede de TI, você está enfrentando gargalos que estão afetando o andamento do projeto. Você precisa chegar ao fundo dos gargalos para colocar o projeto de volta nos trilhos; portanto, você utiliza a teoria das restrições.
A teoria das restrições é a crença de que todo sistema possui uma restrição, ou gargalo, que prejudica o desempenho do sistema. A ideia por trás da teoria é encontrar e gerenciar essa restrição e avaliar o desempenho com as melhorias implementadas.
A teoria das restrições é frequentemente associada ao velho ditado «uma corrente é tão forte quanto seu elo mais fraco», porque o processo de encontrar um elo fraco em uma corrente é muito semelhante a encontrar um gargalo em um sistema. Para consertar uma corrente, você puxa seus elos para encontrar o mais fraco, substitui o elo e puxa novamente para ter certeza de que está bem preso. Você repete esse processo até encontrar e substituir todos os elos fracos de sua corrente, resultando em uma corrente forte.
Usar a teoria das restrições é semelhante; você analisa seu projeto para a maior restrição ou gargalo, aborda o problema e testa o desempenho. Este processo é repetido até que o desempenho do projeto seja otimizado e não haja restrições que impeçam o projeto.
Vamos examinar mais de perto as etapas que você usará ao utilizar a teoria das restrições para resolver os problemas do seu projeto.
Identifique a restrição
O primeiro passo na teoria das restrições é identificar a restrição. A identificação da restrição pode ser feita usando vários métodos, como revisão de processos externos, revisão de atribuições de projeto, análise de processos e cronogramas de projeto e brainstorming com a equipe.
Se a investigação para identificar a restrição mostrar que existe mais de um gargalo, você deve determinar qual deles está impactando mais o projeto e abordar isso primeiro. Lembre-se de que um sistema só pode ter uma restrição por vez. O uso de ferramentas quantitativas, que podem dar a cada restrição uma pontuação numérica, para determinar o impacto de cada restrição é útil para tomar decisões baseadas em dados.
Em seu projeto de atualização de rede de TI, você primeiro olha para a cadeia de suprimentos, uma área conhecida por atrasar projetos. Neste projeto, no entanto, a cadeia de suprimentos está acompanhando as demandas do projeto. Você não vê uma instância em que o projeto estava em espera aguardando materiais. Em seguida, você volta para as atribuições do projeto.
Você tem 4 engenheiros atribuídos ao projeto com tarefas igualmente distribuídas entre eles. Ao revisar o progresso das tarefas atribuídas, você percebe que um dos engenheiros está significativamente atrasado desde o início do projeto. Embora não tenha sido muito perceptível no início, houve um efeito de bola de neve neste engenheiro, e agora ele tem várias tarefas que estão atrasadas.
Ao conversar com o engenheiro, você descobre que ele recebeu atribuições para outro projeto que você não conhecia, além de sua carga de trabalho diária. Admitindo que ele está atrasado porque está sobrecarregado e não tem tempo para terminar tudo, vocês dois decidem descobrir como gerenciar melhor as atribuições dele.
Gerenciar a restrição
Uma vez que a restrição é identificada, a próxima etapa é gerenciar o problema para otimizar o desempenho do projeto. A solução, é claro, depende da restrição. Se a cadeia de suprimentos não estiver acompanhando a demanda do projeto, ela pode ser gerenciada solicitando materiais com antecedência para evitar impacto no cronograma do projeto.
Depois de identificar uma das cargas de trabalho pesadas do engenheiro como a restrição em seu projeto, você reúne a equipe de engenheiros para debater como gerenciar o problema e melhorar o desempenho do projeto. Examinando suas tarefas, a equipe percebe que muitas delas não requerem um engenheiro sênior para serem executadas; um engenheiro júnior será mais do que capaz de lidar com essas tarefas. A equipe propõe trazer um engenheiro júnior para realizar as tarefas de nível inferior e remover essa restrição.
Avalie o desempenho
Gerenciar o gargalo não é suficiente; você precisa saber que suas melhorias estão funcionando e que a restrição não está mais atrasando seu projeto. Para fazer isso, você precisa avaliar o desempenho. Avaliar o desempenho geralmente não é algo que pode ser feito imediatamente após um gargalo ser identificado e resolvido. Quaisquer melhorias que você implantar, precisarão de algum tempo para funcionar antes que você possa avaliar sua eficácia.
Em seu projeto de atualização de rede de TI, você avalia as cargas de trabalho dos engenheiros em cada reunião de status semanal, simplesmente perguntando se eles estão confortáveis com as cargas de atribuições atuais e futuras. Quando um engenheiro indica que sua carga de trabalho é ou se tornará difícil de gerenciar, as tarefas são reatribuídas para ajudar a evitar outro gargalo. Além disso, você monitora de perto as tarefas atribuídas ao engenheiro júnior para garantir que o acúmulo de tarefas atrasadas seja realizado.
Repita conforme necessário
Conforme já mencionado, um projeto pode ter vários gargalos, mas apenas uma restrição é tratada por vez. Resolver a restrição mais impactante pode reduzir os gargalos em outras áreas, eliminando a necessidade de abordá-los separadamente. No entanto, se o projeto continuar a apresentar restrições, você deve retornar à etapa inicial para determinar a próxima restrição que deve ser gerenciada. Este processo de identificar a restrição, gerenciar a restrição e avaliar o desempenho deve ser repetido até que o desempenho do projeto atinja um nível aceitável de eficiência.
Resumo da lição
A teoria das restrições é a crença de que todo sistema possui uma restrição, ou gargalo, que prejudica o desempenho do sistema.
Existem 4 etapas na teoria das restrições:
- Identifique a restrição
- Gerenciar a restrição
- Avalie o desempenho
- Repita conforme necessário