Estimativa em Gestão de Projetos
Um projeto geralmente começa com uma ideia. Por exemplo, a equipe de gerenciamento de um grande vendedor de calçados decide reduzir os custos de produção construindo sua própria fábrica. Como isso será realizado, quanto tempo levará e quanto custará, não se sabe desde o início. No entanto, para decidir se vale a pena implementar o projeto, essas questões precisam ser respondidas.
O processo de prever o custo e o tempo necessário para entregar os produtos do projeto é conhecido como estimativa . A estimativa confiável é crucial para tomar decisões informadas, avaliar a viabilidade de um projeto, entender os requisitos de recursos do projeto, criar cronogramas de trabalho e monitorar o desempenho do projeto.
Ao avaliar a viabilidade de uma nova fábrica, você precisará levar em consideração o custo e a disponibilidade do terreno, o custo e a duração da obra real de construção e quaisquer investimentos adicionais em logística.
Como as estimativas são criadas antes que o trabalho real seja realizado, elas são inevitavelmente imprecisas. Naturalmente, uma precisão mais alta requer mais esforço e dinheiro sendo gasto na estimativa em si, portanto, um equilíbrio entre custos e precisão deve ser alcançado.
Para um grande projeto como uma nova fábrica, onde o investimento em consideração é significativo, justifica-se o pagamento de mais dinheiro à equipe que avalia a proposta. As estimativas para projetos menores podem levar apenas algumas horas.
Técnica de estimativa de cima para baixo
A estimativa top-down é realizada pela alta administração com base nas informações gerais disponíveis sobre o projeto. O processo de estimativa também pode ser apoiado pela experiência ou contribuição de um especialista.
Por exemplo, ao estimar o custo de construção de uma fábrica, os gerentes de projeto podem confiar nas informações históricas sobre quanto os concorrentes pagaram por uma fábrica de produção de calçados de capacidade semelhante, em vez de levar em consideração a configuração única de um projeto específico. Embora seja uma forma rápida e econômica de estimar, ela ignora os detalhes técnicos do projeto. Portanto, pode produzir resultados imprecisos.
As técnicas de estimativa de cima para baixo devem ser usadas em condições altamente incertas: o escopo do projeto ainda não está claro, a equipe está tomando decisões estratégicas ou para pequenos projetos. Os métodos mais populares de estimativa de cima para baixo incluem:
- Método de consenso – em vez de atribuir o trabalho de estimativa a uma única pessoa, esse método se baseia na experiência de vários gerentes seniores para melhorar a precisão das estimativas.
- Método de proporção – esta proporção depende de uma característica fundamental do projeto, como o tamanho em metros quadrados ou o número de recursos no software e o custo por metro ou recurso para estimar o custo total do projeto e a duração.
- Método de distribuição – este método calcula o custo de tarefas individuais como uma porcentagem do custo total do projeto.
- Pontos de função – semelhante ao método de razão, este método depende das características do projeto, mas leva em consideração mais de um parâmetro e permite ponderar cada componente de forma diferente.
- Curvas de aprendizagem – útil para repetir tarefas e projetos, esse método leva em consideração o fato de que cada vez que uma atividade é repetida, leva menos tempo.
Técnica de estimativa de baixo para cima
A estimativa bottom-up é realizada assim que as informações detalhadas sobre o projeto estiverem disponíveis e uma estrutura analítica do projeto tiver sido criada. Uma estrutura analítica do projeto (WBS) demonstra todo o trabalho que precisa ser realizado em um projeto, dividido em pacotes de trabalho menores e documentado em uma estrutura hierárquica. As estimativas de tempo e custo para cada pacote de trabalho individual são criadas por pessoas experientes na tarefa e, em seguida, somadas para chegar à estimativa total.
Para a fábrica de calçados, pacotes de trabalho individuais, como assentamento da fundação, fabricação da estrutura de aço e instalação do maquinário, serão estimados separadamente. Essas estimativas serão usadas para criar orçamentos faseados no tempo e para comparar os efeitos de diferentes métodos de entrega nos custos e no cronograma.
As técnicas de estimativa ascendente ajudam a evitar erros de pagamento em contratos de preço fixo. Eles também são ideais quando o tempo e o custo são importantes ou quando um cliente exige um alto nível de detalhes. Os métodos mais populares para ascender incluem:
- Modelos – caso a organização implemente um grande número de projetos semelhantes, pode-se preparar um modelo de cronograma e orçamento. A estimativa de um novo projeto exigirá apenas um ligeiro ajuste do modelo.
- Procedimentos paramétricos – esta abordagem é semelhante ao método de razão, mas as características que determinam o custo e a duração são calculadas no nível da tarefa.
- Estimativa de alcance – no caso de haver grande incerteza quanto aos custos ou duração do projeto, três estimativas podem ser criadas em vez de uma – a mais baixa, a mais alta e a mais provável. A estimativa final é calculada ponderando todos os três valores.
O cenário recomendado para as estimativas mais confiáveis é começar com uma estimativa de cima para baixo e, em seguida, criar uma estrutura analítica do trabalho e realizar uma estimativa de baixo para cima. Com base na EAP, um cronograma e um orçamento podem ser desenvolvidos. Uma vez feito isso, um acordo entre as estimativas de cima para baixo e de baixo para cima pode ser alcançado. Os números resultantes podem ser apresentados ao cliente.
Resumo da lição
Estimativa é o processo de prever o custo e o tempo necessários para entregar o projeto. A estimativa de cima para baixo é realizada pela alta administração com base nas informações gerais disponíveis sobre o projeto, enquanto a estimativa de baixo para cima é realizada por especialistas no assunto com base na estrutura analítica do trabalho para pacotes de trabalho individuais. Para melhorar a precisão das estimativas finais, é recomendado começar com uma estimativa de cima para baixo e realizar uma estimativa de baixo para cima assim que as informações detalhadas sobre o projeto estiverem disponíveis.