Software de planilha
As organizações usam grandes quantidades de dados. Dois tipos de aplicativos de software são particularmente adequados para trabalhar com dados: software de planilha e software de banco de dados. Embora ambos sejam usados para trabalhar com dados, cada um tem seus próprios pontos fortes.
O software de planilha é usado para organizar e manipular dados numéricos. Os números são organizados em uma grade de colunas com letras e linhas numeradas. A grade em si consiste em células, e cada célula pode ser localizada usando uma combinação única de colunas e linhas. Por exemplo, a célula no canto superior esquerdo é sempre A1. A célula na terceira coluna da 10ª linha é C10. As células contêm valores numéricos ou texto, mas você também pode deixar algumas células vazias.
Vejamos um exemplo de como as planilhas são usadas. Considere uma planilha que descreve quantos produtos foram vendidos por uma loja em um único dia. A primeira coluna é o nome do produto. A segunda coluna é o preço unitário do produto. A terceira coluna contém o número de unidades vendidas naquele dia. Agora você deseja calcular o valor das vendas totais de cada produto. Bastante simples: você multiplica o preço unitário pelo número de unidades.
Como isso funciona na planilha? Digamos que a segunda linha represente o aparelho de televisão LCD de 52 polegadas. O preço unitário pode ser encontrado na célula B2, enquanto o número de unidades vendidas pode ser encontrado na célula C2. O cálculo necessário é B2 vezes C2 e você insere isso como uma fórmula na célula D2 da seguinte maneira: = B2 * C2. Isso significa que o valor da célula D2 é calculado usando uma fórmula que inclui os valores das células B2 e C2. Usar os valores de outras células em uma fórmula é chamado de ‘referência’.
Por que isso é tão poderoso? Primeiro, se você tem um grande número de produtos, não precisa digitar essa fórmula novamente. Você pode simplesmente copiar a fórmula usada para a célula D2 e colá-la nas outras células. Com algumas teclas, você terá calculado o valor das vendas totais de todos os produtos.
Em segundo lugar, considere o que aconteceria se o preço de um produto mudasse. Você insere o novo preço na célula B2 e o valor da célula D2 é atualizado automaticamente. Inteligente! Ambos os recursos podem economizar muito tempo. As planilhas têm várias funções predefinidas. A função de multiplicação (*) usada no exemplo é apenas uma função. Outros exemplos são funções como SUM, AVERAGE e COUNT. Além de funções aritméticas e matemáticas, o software de planilha também contém funções financeiras e estatísticas mais especializadas.
A disponibilidade de tantas funções é uma das razões da popularidade do software de planilha. Outra característica das planilhas é que as células podem ser formatadas para certos tipos de dados. Por exemplo, você pode trabalhar com moeda ($), datas (01/01/2015) e porcentagens (%). O software de planilha também inclui a capacidade de transformar seus números em gráficos, como gráficos de pizza, gráficos de barras e gráficos de dispersão.
Um dos primeiros aplicativos de software de planilha foi o Lotus 1-2-3 da IBM. Este software foi o grande responsável por tornar o software de planilha eletrônica popular na década de 1980. Desde então, sua popularidade diminuiu e, em 2013, a marca Lotus foi oficialmente retirada do mercado. Existem vários tipos diferentes de software de planilha em uso hoje. Um dos mais usados é o Excel, que faz parte do Microsoft Office. Outro é o Calc, que faz parte do OpenOffice da Apache. Por fim, existe o Numbers, que faz parte do iWork da Apple.
Software de banco de dados
O software de banco de dados é usado para organizar, manipular e analisar dados. Um banco de dados pode conter uma ou mais tabelas, bem como outros elementos. Uma tabela de banco de dados consiste em linhas e colunas. Na terminologia do banco de dados, cada linha é chamada de ‘registro’ e cada coluna é chamada de ‘campo’. Isso fornece a estrutura básica para organizar os dados.
O software de banco de dados também é conhecido por seu nome mais completo Database Management System , ou DBMS . O objetivo de um sistema de gerenciamento de banco de dados é armazenar e transformar dados em informações para apoiar a tomada de decisões.
O software de banco de dados é um pouco semelhante ao software de planilha, mas existem algumas diferenças importantes:
- Embora as planilhas trabalhem principalmente com valores numéricos, os bancos de dados podem conter qualquer número de tipos de dados diferentes, incluindo texto, números, imagens, multimídia e outros.
- Os bancos de dados fornecem uma estrutura rigorosa para organizar os dados. Isso reforça a integridade dos dados. Por exemplo, todos os valores em uma única coluna devem ser do mesmo tipo. Em uma planilha, não existe tal estrutura. Você também não pode deixar linhas ou colunas em branco como em uma planilha.
- O software de banco de dados fornece ferramentas para gerenciar, organizar e analisar os dados. Por exemplo, você pode fazer perguntas sobre os dados, chamadas ‘consultas’. As consultas permitem encontrar informações específicas no banco de dados e examinar relacionamentos. As planilhas têm recursos de análise de dados muito mais limitados.
- O software de planilha inclui muitas ferramentas para produzir exibições gráficas de seus dados. Esses recursos são mais limitados no software de banco de dados.
Em geral, você usaria uma planilha se seus dados não fossem muito complexos, consistissem principalmente em números e você precisasse realizar muitos tipos diferentes de cálculos. Quando seus dados se tornam mais complexos ou muito grandes, você deve organizá-los em um banco de dados, pois ele fornece mais estrutura. Quando você precisa realizar cálculos, pode exportar uma parte de seus dados para uma planilha com esse propósito específico.
Existem vários tipos diferentes de software de banco de dados. Um dos mais usados é o Access, que faz parte do Microsoft Office. No Mac OS, um dos mais populares é o FileMaker. Outros aplicativos de software de banco de dados comumente usados são MySQL, Oracle, SAP e dBase.
Resumo da lição
O software de planilha é usado para organizar e manipular dados numéricos. Os elementos de dados em uma planilha são organizados em uma grade de células. Você pode usar fórmulas para realizar vários tipos de cálculos. As fórmulas para uma determinada célula da grade geralmente usam referências a outras células da grade.
O software de banco de dados é usado para organizar, manipular e analisar dados. Os elementos de dados em um banco de dados são organizados em tabelas e cada tabela consiste em registros e campos. Esta estrutura de dados permite realizar análises de seus dados na forma de consultas.
Embora haja alguma sobreposição entre os dois em termos de funcionalidade, cada software tem seus próprios pontos fortes. O software de planilha é melhor para fazer cálculos em dados numéricos, enquanto o software de banco de dados é melhor para organizar conjuntos de dados grandes e complexos em uma estrutura fácil de usar.
Resultados de Aprendizagem
Ao concluir esta lição, você será capaz de:
- Descreva o que é o software de planilha e o software de banco de dados e para que cada um é usado
- Explique os pontos fortes de cada tipo de software
- Identifique programas comuns de software de planilha e de banco de dados