Software de Grupo de Trabalho
Um grupo de trabalho é um grupo de indivíduos trabalhando juntos em uma tarefa. Pode ser uma unidade formal em uma organização, como um departamento, ou um grupo temporário trabalhando em conjunto em um projeto específico. O software especializado para grupos de trabalho possibilita aos membros do grupo de trabalho compartilhar arquivos de dados, agendar reuniões ou definir fluxos de trabalho em que os arquivos são encaminhados automaticamente para as pessoas certas em cada estágio de um processo.
Muitos aplicativos pessoais se estendem aos aplicativos de grupo de trabalho. Por exemplo, se todos em um grupo estão usando o mesmo calendário online para agendar suas reuniões, o acesso compartilhado pode ser configurado para criar uma ferramenta de agendamento comum. No entanto, também existem aplicativos desenvolvidos especificamente para grupos de trabalho.
Os aplicativos de software de grupo de trabalho também são chamados de software colaborativo ou groupware. Existem várias categorias de aplicações de grupos de trabalho, incluindo comunicações electrónicas , conferência eletrônico e ferramentas de programação e coordenação . Cada vez mais, os aplicativos de grupo de trabalho tornaram-se baseados na Web, o que significa que você pode acessar os aplicativos usando um navegador da Web. Isso torna mais fácil trabalhar em grupos de qualquer tamanho em locais geograficamente separados.
Comunicações Eletrônicas
Os aplicativos de comunicação eletrônica enviam mensagens, documentos e arquivos entre pessoas em diferentes sistemas de computador. Isso inclui ferramentas como e-mail, correio de voz, mensagens instantâneas e wikis. Email é a abreviatura de correio eletrônico. Ele permite a troca de mensagens digitais entre um remetente e um ou mais destinatários. Existem algumas estratégias para tornar o e-mail mais eficaz para grupos de trabalho. Uma abordagem é configurar um grupo em seus contatos. Você só precisa fazer isso uma vez e, em seguida, se desejar enviar um e-mail para todo o grupo, basta inserir o nome do grupo.
Se muitos indivíduos diferentes enviarão emails para o grupo, outra abordagem é criar uma lista de correio eletrônico, ou listserv. Indivíduos são adicionados a essa lista e as mensagens enviadas para o endereço da lista de discussão são enviadas para todos os membros da lista. Isso é particularmente útil para grupos muito grandes e grupos cuja associação muda constantemente. Muitas organizações têm uma lista de mala direta de todos os seus funcionários para que uma mensagem de e-mail possa chegar a todos.
O correio de voz possibilita que os usuários recebam, enviem e armazenem mensagens faladas. O correio de voz é usado principalmente para gravar uma mensagem se alguém não puder atender o telefone, mas alguns sistemas de correio de voz podem ser configurados para que você alcance um grupo de pessoas com uma mensagem. O correio de voz pode ser complicado de trabalhar se você tiver um grande número de mensagens, uma vez que nem sempre fica claro quem ligou e qual é a mensagem. Usando um serviço de correio de voz para texto, você pode traduzir seu correio de voz em texto e convertê-lo em uma mensagem de e-mail.
Bate-papo
A mensagem instantânea, ou IM, é uma forma amplamente usada de bate-papo online, que se refere à comunicação baseada em texto pela Internet em tempo real. Isso é semelhante a enviar mensagens de texto no seu telefone celular. O IM usa um aplicativo de software para redigir, enviar e receber mensagens. Parece e-mail, mas a diferença é que as mensagens instantâneas ocorrem em tempo real, então suas mensagens aparecem instantaneamente e você pode ver quem está online.
O aplicativo de software para IM normalmente aparece como uma pequena janela flutuando sobre os outros aplicativos. Isso torna possível ficar de olho em suas mensagens enquanto continua com suas outras tarefas. Algumas empresas têm uma opção de bate-papo online em seus sites. Clique no link e você realmente começa a conversar com uma pessoa ao vivo.
Conferência Eletrônica
Os aplicativos de conferência eletrônica consistem em um software que possibilita a realização de reuniões em tempo real sem estar fisicamente no mesmo local. Isso inclui audioconferência, videoconferência e sistemas eletrônicos de reunião.
A conferência de áudio permite transmissões de áudio bidirecionais simultâneas entre várias partes. Isso também é conhecido como chamada de conferência. Normalmente, uma das partes configura a chamada em conferência, permitindo que outras pessoas liguem. Isso permite que qualquer número de participantes faça parte da chamada. A audioconferência normalmente depende de linhas telefônicas regulares para a conexão, mas requer pelo menos um telefone especificamente configurado para esse propósito.
A videoconferência usa tecnologia de comunicação interativa para permitir transmissões de áudio e vídeo bidirecionais simultâneas. Isso também se tornou muito popular para uso pessoal por meio de serviços como Skype e FaceTime, mas também é amplamente usado por organizações. A videoconferência pode reduzir o tempo e os custos com viagens e fornece uma conexão mais pessoal entre os membros da equipe em relação a outros meios de comunicação. Uma conexão de Internet relativamente rápida é necessária para obter uma qualidade de vídeo e áudio aceitável.
A videoconferência para uso pessoal pode ser realizada usando um computador comum e uma webcam simples e normalmente ocorre entre dois locais. A videoconferência em grupo em um ambiente de negócios normalmente requer mais equipamentos dedicados em uma instalação dedicada. Isso inclui câmeras, microfones e alto-falantes de alta qualidade, monitores maiores e a capacidade de se conectar a vários locais. A videoconferência também se tornou popular para treinamento e educação. Por exemplo, um cientista pode fazer uma apresentação interativa em uma escola.
Os sistemas eletrônicos de reunião permitem que os indivíduos se comuniquem online em tempo real usando uma combinação de texto, áudio, vídeo e outros recursos visuais. Isso também é conhecido como Webconferência. Normalmente, uma sala de reunião virtual é configurada. Isso pode incluir uma lista de participantes que estão online no momento e participando da reunião. Há uma área de bate-papo onde os participantes podem digitar comentários para que todos possam ver. Um moderador pode dar o microfone ou câmera virtual a um dos participantes para que seu áudio seja transmitido. Um apresentador também pode compartilhar um documento com todos os outros participantes.
Um tipo específico de conferência pela Web é um webinar, em que uma pessoa faz uma apresentação ao vivo para um público online e os membros do público podem usar as várias ferramentas de comunicação para interagir com o apresentador e fazer perguntas. Os webinars são amplamente usados em programas de treinamento e educação online.
Ferramentas de programação e coordenação
Ferramentas de agendamento e coordenação facilitam o agendamento de reuniões e outras atividades em grupo. Isso inclui ferramentas como calendários eletrônicos, sistemas de gerenciamento de projeto, revisão online e sistemas de fluxo de trabalho.
Os calendários eletrônicos permitem que as pessoas acompanhem seus compromissos. Os grupos de trabalho podem ter acesso às programações uns dos outros para facilitar a programação. Os membros do grupo podem receber convites para reuniões; se aceitarem, eles serão adicionados automaticamente ao calendário.
Os projetos nas organizações podem se tornar muito complexos, envolvendo vários departamentos diferentes e dezenas de indivíduos dentro e fora da organização. O software de gerenciamento de projetos auxilia no planejamento, organização e gerenciamento de recursos para projetos. Isso inclui tarefas como agendamento, orçamento, alocação de recursos e tomada de decisão. O software de gerenciamento de projetos geralmente usa gráficos que rastreiam o andamento das atividades do projeto ao longo do tempo.
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho definem uma série de tarefas que precisam ser realizadas para um determinado resultado. Considere como você registra uma reclamação de seguro. Quando você liga para sua seguradora, ela segue uma série de etapas muito específicas. Seus sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho especificam exatamente quais perguntas fazer e o que vai acontecer para lidar com sua reclamação de forma rápida e eficiente.
Os sistemas de revisão online distribuem documentos eletronicamente para membros de um grupo de trabalho. As pessoas podem fazer alterações nos documentos e colocar comentários, e essas edições podem ser vistas por todos os outros.
Resumo da lição
Muitas atividades nas organizações são realizadas por grupos de trabalho . O software de grupo de trabalho especializado torna mais fácil para os membros se comunicarem e colaborarem de forma mais eficaz. Aplicações de grupo de trabalho incluem comunicações electrónicas , conferência eletrônico e ferramentas de programação e coordenação .
Resultados de Aprendizagem
Depois de terminar esta lição, você será capaz de:
- Definir grupos de trabalho e explicar sua finalidade
- Explique os benefícios do software de grupo de trabalho
- Descreva vários tipos de aplicativos de grupo de trabalho, incluindo comunicações eletrônicas, conferência eletrônica e ferramentas de agendamento e coordenação, e explique como eles são usados
- Forneça exemplos de cada um dos tipos de aplicativos de grupo de trabalho acima