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Sistemas de informação de recursos humanos: custos e benefícios para funcionários, RH e organizações

HRIS Definido

Abbey é gerente de recursos humanos de uma empresa em rápido crescimento e está frustrada. Ela é responsável por todas as funções de recursos humanos de sua empresa e tem apenas um assistente, Nathan. Um dos maiores problemas de Abbey é gerenciar com eficácia a enxurrada de informações que chega a seu escritório diariamente.

A rápida expansão da empresa não está ajudando. Ela deve enfrentar cerca de 100 inscrições para cada vaga aberta na empresa. Ela também deve gerenciar os arquivos de pessoal, benefícios e folha de pagamento para mais de 40 funcionários. Atualmente, ela mantém um sistema de arquivos de papel, embora esteja rapidamente se deteriorando em um sistema de pilha de papel.

Depois de fazer algumas pesquisas, Abbey pensa que a criação ou compra de um sistema de informação de recursos humanos pode ser a melhor solução para a empresa em crescimento. De acordo com o autor de recursos humanos Michael Lewis Lengnick-Hall, ‘um sistema de informação de recursos humanos (HRIS) é um meio de adquirir, armazenar, manipular, analisar, recuperar e distribuir informações pertinentes sobre os recursos humanos de uma organização. Pode ser tão simples como um arquivo e um sistema de arquivamento de papel ou tão complexo quanto programas de software personalizados executados em grandes servidores de computador mainframe em rede em todo o mundo. Abbey sabe que sua empresa foi além do método de arquivo.

Informação Gerenciada

Vamos dar uma olhada rápida no tipo de informação que o HRIS pode gerenciar para Abbey e seu assistente solitário. HRIS gerencia informações sobre:

  • A organização – Abbey pode armazenar e gerenciar todas as políticas e procedimentos da empresa no sistema. Um sistema computadorizado significa que as informações podem ser armazenadas e recuperadas eletronicamente e podem ser modificadas com o toque de algumas teclas. Além disso, se quiser, Abbey pode disponibilizar documentos e formulários aos funcionários por meio da intranet da empresa.
  • Os cargos na organização – o Abbey pode armazenar informações sobre o cargo no sistema, como o cargo de cada cargo, descrição do cargo, qualificações mínimas, salário ou faixa salarial, número de vagas atuais, taxas de rotatividade e candidatos ativos para cada cargo.
  • Funcionários – o sistema pode manter todos os registros que se encontrariam em um arquivo de pessoal tradicional, incluindo inscrição original, currículo, data de contratação, histórico de promoção e salário, avaliações de desempenho, eleições de benefícios, folha de pagamento e informações fiscais, e isso é apenas para citar um alguns bits de dados. O sistema pode até fornecer treinamento independente online para os funcionários buscarem seu próprio desenvolvimento.

Benefícios

Funcionários, profissionais de RH e a organização podem se beneficiar de um sistema de informações de recursos humanos computadorizado e funcional. Abbey e sua empresa podem se beneficiar de ter todos os dados armazenados eletronicamente em um local de fácil acesso. Como os dados são armazenados eletronicamente, o Abbey também pode integrar todos os dados para tomar decisões mais informadas com eficiência.

Vejamos alguns exemplos. O Abbey pode obter os dados das avaliações de desempenho e histórico de salários dos funcionários para ajudar a tomar decisões sobre aumentos e bônus. Ela pode cruzar avaliações de desempenho com o conjunto de habilidades pessoais do funcionário para ajudar a determinar as metas de desenvolvimento do funcionário.

Na verdade, ela pode olhar para todas as avaliações de desempenho como um todo e ver se há padrões que indicam a necessidade de treinamento em toda a organização. O Abbey também pode coletar e agrupar facilmente os dados necessários para auditoria externa e interna para confirmar o cumprimento da legislação estadual e federal e da política interna da empresa.

HRIS também pode ser um grande benefício para os esforços de recrutamento do Abbey. O sistema pode ser usado para armazenar, gerenciar, rastrear aplicativos e criar relatórios. Programas mais avançados podem ser capazes de configurar filtros de triagem para filtrar aplicativos que não atendam a um conjunto mínimo de qualificações, economizando tempo e dinheiro da organização.

Um bom sistema de HRIS também pode fornecer uma comunicação mais aprimorada e eficiente com os funcionários. O sistema pode ser integrado ao sistema de comunicação da empresa, que pode possibilitar a notificação instantânea de alterações nas políticas e procedimentos da empresa e outros avisos, como a abertura do período de inscrições abertas de benefícios. Esse recurso não beneficia apenas a organização, mas também os funcionários.

Outro benefício do HRIS que auxilia os colaboradores, profissionais de RH e a organização é a possibilidade de autoatendimento dos colaboradores. O autoatendimento do funcionário permite que o funcionário execute algumas das tarefas de RH por conta própria. Por exemplo, um funcionário pode solicitar aprovação para férias, atualizar suas informações de contato e alterar suas opções de retenção de imposto. O autoatendimento oferece conveniência aos funcionários e economiza tempo e dinheiro da organização, pois os profissionais de RH, como o Abbey, podem se concentrar em tarefas de RH mais complicadas e produtivas.

Custos e riscos

Abbey sabe que haverá custos e algumas desvantagens envolvidas na conversão para um sistema computadorizado de informação de recursos humanos. Um dos riscos mais sérios de usar um sistema informatizado é o risco de violações de segurança. Os exemplos incluem hackers que obtêm acesso a informações confidenciais e o sistema sendo exposto a vírus de computador.

O Abbey também deve considerar os custos. Os sistemas HRIS podem ser relativamente baratos ou extravagantemente caros, dependendo do que você deseja fazer. Alguns sistemas podem ser tão simples quanto uma planilha do Microsoft Excel, enquanto outros sistemas envolvem a criação de softwares personalizados e novos sistemas de hardware. O Abbey também deve considerar os custos de manutenção do sistema, incluindo atualizações e solução de problemas. Na verdade, a empresa pode precisar encontrar um profissional de TI para fazer parte da equipe de RH, o que aumentará o custo de pessoal para a empresa.

Resumo da lição

Vamos revisar o que aprendemos. Um sistema de informação de recursos humanos (HRIS) é um meio pelo qual os profissionais de RH podem adquirir, armazenar, gerenciar e analisar informações relevantes para a gestão de recursos humanos. HRIS gerencia informações sobre a organização, seus cargos e seus funcionários.

HRIS oferece vantagens e desafios. As vantagens do HRIS incluem o armazenamento centralizado de dados e a facilidade de integração de dados. O HRIS também permite a criação de uma gestão de recrutamento eficiente e eficaz e a criação de um autoatendimento para funcionários, que pode fornecer conveniência aos funcionários e reduzir a carga de tempo e recursos de um departamento de RH. Os desafios colocados pelo HRIS computadorizado incluem segurança, custos de implementação e manutenção e pessoal de profissionais de TI.

Resultados de Aprendizagem

Alcance esses objetivos ao concluir esta vídeo-aula:

  • Definir e compreender a necessidade de um sistema de informação de recursos humanos (HRIS)
  • Especifique os tipos de informação que um HRIS pode gerenciar
  • Observe as vantagens e desvantagens do HRIS