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Sistemas de Informação de Gestão: Usando Dados para Gerenciar Operações

Gerenciando informações

Você já pensou em viajar no tempo? Retroceder ou avançar no tempo seria uma coisa muito legal de se fazer. Você pode voltar no tempo e reviver partes de sua vida ou avançar no tempo e ver onde pode acabar ou como será sua vida.

Agora, todos nós sabemos que a viagem no tempo não é possível (ummm, fazemos, certo?). Mas uma coisa que é possível é voltar no tempo para revisar informações ou dados para ajudar a entender e gerenciar melhor o nosso mundo. Também podemos implantar algumas ferramentas de previsão interessantes que podem olhar para o futuro e nos dar uma estimativa do que pode acontecer no futuro.

Embora possa parecer estranho, estamos falando de sistemas de informação gerencial (MIS), que é um sistema de computador organizado que reúne dados de dentro e de fora da empresa e os processa para que possam ser usados ​​pela gerência. A verdade é que o MIS é uma parte crítica do processo de gerenciamento e um aspecto-chave do gerenciamento quantitativo. Simplificando, sem dados, não podemos gerenciar com eficácia, porque tudo o que estaríamos acontecendo seriam nossos instintos e observações subjetivas. Os dados que o MIS gerencia nos permitem olhar para trás no tempo, estudar o presente ou prever o que pode acontecer no futuro por meio da coleta e análise de dados.

Construindo uma casa

Se pararmos um segundo para pensar sobre a construção de uma casa, podemos começar a nos concentrar nos sistemas de informação gerencial. Eu sei que é um longo trecho, mas fique comigo e você começará a entender o que quero dizer.

Digamos que você queira construir uma casa. Você aparece no canteiro de obras e todos os materiais estão lá: madeira, encanamento, carpete, tinta e tudo o mais que você possa imaginar que precise. Agora, vá construir a casa. O que é isso? Você não sabe como?

Bem, a mesma analogia pode ser usada quando olhamos para a gestão de uma empresa. Os gerentes não apenas se levantam de manhã e começam a trabalhar. Eles precisam de informações - dados - para saber o que estão fazendo ou o que precisa ser feito. Esses dados vêm e são gerenciados pelo MIS e ajudam o gerente a entender o que ele precisa fazer para administrar o negócio.

Os gerentes não aparecem, veem um monte de material de construção e não têm ideia do que fazer. Em vez disso, eles aparecem e têm impressões e relatórios de dados para que possam gerenciar, liderar e direcionar suas equipes da maneira que for necessário. Não é por sorte que os negócios crescem. Em vez disso, é por meio de um planejamento cuidadoso que se segue a análise dos dados. Assim como discutimos, se a administração não tivesse pessoas para reunir os dados, então faria sentido, eles teriam uma pilha de materiais - assim como o exemplo da casa que falamos. Os gerentes pedem à equipe de gerenciamento de informações para compilar os dados de que precisam para que possam analisar todas essas informações e juntá-las para fazer seus negócios crescerem.

Dados Brutos

Os dados devem ser extraídos do sistema de dados que a empresa usa para serem reunidos em algo que um gerente possa visualizar e compreender. O MIS armazena dados brutos e não é de forma alguma organizado e formatado para que o gerente os visualize. Em vez disso, os relatórios são compilados, salvos e executados em intervalos regulares para extrair dados do sistema para que possam ser revisados.

Existem relatórios padrão que a maioria das empresas usa ( relatórios financeiros , relatórios de estoque, etc.) e eles ajudam a administrar a empresa no dia a dia ou semana a semana. Os indivíduos da empresa que são responsáveis ​​por essas áreas recebem regularmente esses relatórios para ver se têm estoque demais ou insuficiente, se as vendas aumentaram ou diminuíram ou qualquer outro aspecto importante do negócio. Esse tipo de dados é padrão, se você quiser, e é o resultado das necessidades básicas de negócios.

Os dados olham para frente e para trás

Ter relatórios padrão é ótimo, mas eles nem sempre vão nos fornecer as informações de que precisamos para olhar para trás ou para o futuro enquanto administramos um negócio. Saber onde você esteve o ajudará a entender como você chegou onde está agora. Entender esse processo o ajudará a planejar o futuro. Devemos lembrar, porém, que estamos falando sobre dados e cabe à equipe de gestão interpretá-los e usá-los para planejar o futuro. Portanto, de vez em quando, os gerentes solicitam relatórios personalizados que podem se concentrar em uma área ou problema específico.

Por exemplo, digamos que você execute alguns dados sobre as vendas de um item específico que está vendendo menos do que todos os seus outros produtos. Ao revisar os dados, você vê que há meses em que o produto simplesmente não vende. Conseqüentemente, esses também são os meses em que suas vendas sofrem e você luta para ganhar o dinheiro de que precisa para manter a empresa em funcionamento. Esses dados informam o que aconteceu no passado e por que você está obtendo os resultados que obteve agora. Mas como isso pode ajudá-lo a planejar o futuro? Afinal, você não está olhando para uma bola de cristal mágica, mas apenas para dados que você revisou para compreender sua situação atual.

Bem, esses dados indicam que você precisa encontrar uma maneira de fazer com que esse produto seja vendido nos meses em que não vende ou precisa encontrar outros produtos para vender durante esse período para ajudar seu negócio. Portanto, esses dados anteriores que você examinou estão ajudando você a planejar o futuro. É importante entender que você está coletando esses dados para ajudá-lo a planejar o futuro, mas não é uma garantia de que as decisões que você tomar serão corretas. Em vez disso, são decisões informadas com base em informações extraídas de seus dados.

Dois Tipos de Dados

Pode parecer um pouco engraçado, mas todos esses dados têm dupla personalidade. Pode ser qualitativo , que explica como e o porquê por meio de algum tipo de inspeção ou visualização de um problema ou questão, ou quantitativo , que mede por quanto tempo ou com que frequência algo está ocorrendo por meio de análise estatística. Portanto, quando os gerentes pedem para revisar os dados para que possam tomar decisões precisas, eles precisam entender que tipo de dados estão obtendo.

É fácil ver como os dados quantitativos lhes dizem com que frequência algo ocorreu ou há quanto tempo uma situação está presente, mas a partir dessas informações eles precisam desenvolver uma análise qualitativa (como e por que isso está acontecendo por meio de observações em primeira mão ou os de outros). Pode ser o gerente falando com pessoas ou até mesmo pedindo um relatório diferente.

Portanto, embora tenhamos dados, eles não podem nos dizer tudo o que precisamos saber e ainda precisamos que um gerente venha e descubra por que está acontecendo ou por que os resultados são o que são.

Resumo da lição

A maioria dos sistemas de informação gerencial nos fornece dados quantitativos e cabe ao gerente pegar essas informações, combiná-los com os dados qualitativos e então tomar uma decisão.

Lembre-se, temos dois tipos de dados:

  • Qualitativo, que explica como e por que por meio de algum tipo de inspeção ou visualização de um problema ou questão
  • Quantitativo, que mede por quanto tempo ou com que frequência algo está ocorrendo por meio de análise estatística

Pegar essas duas fontes e combiná-las ajuda o gerente a tomar decisões informadas no mundo da gestão quantitativa. Assim, embora o gerente possa solicitar informações, cabe ao sistema de informações de gestão e às pessoas extrair essas informações e colocá-las em um formato que possa ser revisado e avaliado. Em seguida, o gerente assume e incorpora dados qualitativos para ajudar a chegar a uma conclusão.

Resultados de Aprendizagem

Depois de ver esta lição, você será capaz de:

  • Defina dados qualitativos e quantitativos
  • Analise como os gerentes usam os sistemas de informação de gestão para incorporar e interpretar os dois tipos de dados
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