Definição
Sua empresa está crescendo e você precisa atualizar seu sistema de informações contábeis. Anteriormente, a empresa era pequena o suficiente para usar um aplicativo de prateleira. Agora, você percebe que precisa de um sistema de informação melhor para se manter competitivo. Os sistemas de informações contábeis coletam e processam informações de transações e, em seguida, organizam-nas em informações úteis para o gerenciamento da empresa. À medida que o mundo dos negócios se torna mais complexo, os sistemas de informações contábeis se tornam mais importantes. Uma empresa com um sistema de informações de última geração geralmente tem uma vantagem competitiva, pois pode reagir rapidamente às mudanças no cenário de negócios.
Recursos básicos
Mesmo com os avanços tecnológicos, os sistemas de informação contábil ainda fornecem dois tipos básicos de registros: diários e livros auxiliares.
Diários
Existem dois tipos de periódicos, periódicos gerais e periódicos especiais. Todos os lançamentos podem ser registrados no diário geral , o que exige que cada débito e crédito sejam inseridos manualmente. Uma vez que isso pode rapidamente se tornar um processo tedioso, diários especiais são usados. Um diário especial é usado para registrar tipos semelhantes de transações. Um sistema de informação contábil geralmente possui quatro periódicos especiais:
• Diário de vendas para registrar vendas a crédito
• Diário de recebimentos de caixa para registrar todas as transações com débito em dinheiro
• Diário de compras para registrar todas as compras feitas a crédito (crédito em contas a pagar)
• Diário de desembolsos de caixa para registrar todas as transações de crédito em dinheiro
Ledgers subsidiários
A segunda característica comum dos sistemas de informação contábil é o uso de livros auxiliares. Um razão auxiliar é uma lista de todas as transações que constituem uma conta do razão geral. Dois dos livros auxiliares mais comuns são:
• Razão de contas a receber, onde as transações com cada cliente individual são registradas
• Razão de contas a pagar, onde as transações com fornecedores individuais são registradas
Esses diários e livros auxiliares são os blocos de construção de muitos relatórios úteis. Com algumas informações adicionais capturadas em outro lugar no sistema, informações vitais, como lucratividade do cliente e do produto, vencimento de contas a pagar e contas a receber e projeções de fluxo de caixa, se tornam muito mais fáceis de produzir. As informações contábeis podem ser classificadas por vários critérios, dando ao gerenciamento uma visão vital das operações do negócio.
Sistemas de Informação Avançada
Com o crescimento exponencial da tecnologia da computação, os sistemas de informação contábil tornaram-se cada vez mais sofisticados. Dois sistemas de informação adicionais que as empresas consideram indispensáveis são o software de planejamento de recursos empresariais (ERP) e o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).
ERP
O software ERP gerencia as operações vitais da sua empresa. Estendendo-se por todos os aspectos da empresa, ele poderia dizer quando pedir estoque, calcular o número de trabalhadores de fábrica de que você precisa e registrar as transações no livro-razão geral. O ERP vincula todas as operações da empresa e permite que a administração analise detalhadamente o negócio. Por exemplo, um sistema ERP pode identificar onde há excesso de estoque, maximizar a capacidade de produção da planta e ajudar a analisar as variações de produção. O software de planejamento de recursos de materiais (MRP) é a parte do sistema ERP que controla os estoques.
CRM
O segundo tipo avançado comum de sistema de informações contábeis é o sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente . O software CRM fornece informações atualizadas sobre a lucratividade de cada cliente. Ele também fornece informações básicas como instruções de envio comuns, informações de contato do cliente e notas da última visita de vendas. As empresas podem compartilhar informações com seus clientes e fornecedores, tornando as operações mais suaves e eficientes. Os clientes não apenas podem fazer pedidos pela Internet diretamente no sistema de informações de seu fornecedor, mas também podem verificar o status do pedido antes do envio.
Computação em Nuvem
A computação em nuvem oferece computação como um serviço e não como um produto. Muitos veem isso como o futuro dos sistemas de informação contábil. Essa inovação já começou a revolucionar procedimentos em muitas empresas. Os aplicativos são alugados para que o fornecedor seja responsável por manter o software atualizado. Isso tira uma enorme carga dos gerentes de sistemas de informação corporativos. O risco de falhas no sistema é reduzido e a capacidade dos clientes de compartilhar dados com seus fornecedores torna-se mais eficiente.
Resumo da lição
Vamos revisar os termos-chave que abordamos nesta lição.
Os sistemas de informações contábeis coletam e processam informações de transações e, em seguida, as organizam em informações úteis para a gestão da empresa e geralmente incluem o diário geral , que requer que cada débito e crédito sejam inseridos manualmente e quatro tipos de diários especiais. Estas são as vendas, recebimentos de caixa, desembolsos de caixa e diários de compras.
Os sistemas de informação também costumam incluir contas a receber e contas a pagar livros auxiliares , que são listas de todas as transações que constituem uma conta do razão geral. Outros sistemas de informação importantes incluem software de planejamento de recursos empresariais (ERP), que gerencia as operações vitais de sua empresa, e software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), que fornece informações atualizadas sobre a lucratividade de cada cliente. A computação em nuvem oferece computação como um serviço e não como um produto e está se tornando mais predominante nos sistemas de informações contábeis hoje.