O que é contabilidade manual?
Como você equilibra suas finanças? Você pega uma caneta e papel e escreve tudo ou usa um computador? Qual método seria o melhor para você? As empresas se perguntam a mesma pergunta.
Assim como você, uma empresa tem a opção de usar um sistema de contabilidade manual , mantendo seus registros financeiros à mão. A empresa também tem a opção de utilizar um sistema contábil informatizado , mantendo seus registros financeiros com o auxílio de um computador e pacote de software. Esta lição enfoca um sistema de contabilidade manual.
Quem usa e por quê?
Os sistemas de contabilidade manual são mais comumente usados por pequenas empresas, pois esses sistemas têm um custo inicial menor do que um software de contabilidade complexo e são relativamente fáceis de usar. Empresas novas ou pequenas podem não ter muitos lançamentos financeiros para fazer e, portanto, suas necessidades de contabilidade são simples. Desde que a pessoa encarregada de manter manualmente os registros financeiros saiba o que está fazendo, isso pode ser tão preciso quanto um sistema de contabilidade computadorizado. Outra vantagem de usar um sistema de contabilidade manual é que você sempre pode abrir o livro e obter acesso instantâneo aos seus registros. Não há atrasos devido a quedas de energia ou Internet, e não há riscos de informações confidenciais serem hackeadas online.
Desvantagens
Pode haver muitas desvantagens de usar um sistema de contabilidade manual. A contabilidade, para qualquer negócio, pode ser uma tarefa complexa. Um sistema de contabilidade manual requer que você entenda o processo de contabilidade de uma forma que pode ser desnecessária com um sistema de contabilidade computadorizado. Isso pode ser uma vantagem ou uma desvantagem, dependendo da pessoa que faz a contabilidade; frequentemente, um profissional especialmente treinado é necessário para garantir que a contabilidade seja feita de maneira adequada.
Desvendar a complexidade de seus registros financeiros manualmente pode ser demorado. Como a geração de relatórios leva tempo, você pode estar negligenciando outros aspectos do negócio e perder oportunidades de crescimento. O erro humano também desempenha um papel em registros financeiros imprecisos; a contabilidade manual pode ser cansativa e tediosa, fazendo com que os contadores cometam erros. Além disso, os registros podem estar disponíveis apenas em formato de papel, o que pode causar problemas se forem perdidos, roubados ou danificados.
Tipos
Muitas coisas devem ser contabilizadas na contabilidade: débitos e créditos, contas de serviços públicos, pagamento de aluguel, estoque, equipamentos financiados, mensalidades, entre outros. Para onde vão todos os dados? As empresas usam um dos dois tipos de sistemas de contabilidade para registrar dados financeiros. Tanto um sistema de entrada única quanto um sistema de entrada dupla podem ser usados.
Um sistema de entrada única, em que apenas uma entrada é feita para cada transação financeira, é a forma mais simples de contabilidade. Geralmente, esse é um bom método para pequenas empresas com poucas transações e ativos. Imagine que você possua uma pequena empresa que acaba de adquirir um novo telefone celular. Usando o sistema de entrada única, você registraria a transação financeira uma vez em seu livro-razão como um débito de $ 50 com uma data e uma anotação de que foi gasto em um telefone celular.
Um sistema de entrada dupla é mais complexo do que o sistema de entrada única e pode ser usado para qualquer empresa que necessite de uma análise financeira mais aprofundada. Ele registra cada transação financeira pelo menos duas vezes. As transações financeiras devem ser inseridas como um débito e como um crédito. Isso se baseia no princípio da dualidade , um conceito contábil que reconhece que uma transação financeira tem mais de um impacto.
Por exemplo, em um sistema de partidas dobradas, o mesmo proprietário da empresa acima registraria os $ 50 de um telefone celular como crédito na seção de ativos de seu livro-razão. Também seria adicionado como um débito na seção de passivo pelo dinheiro gasto nele. Essa entrada dupla permite que as empresas verifiquem se há erros, pois os lados do débito e do crédito devem estar equilibrados.
Resumo da lição
Vamos revisar. Existem dois tipos de sistemas de contabilidade:
- Sistema de contabilidade manual : um sistema que é mantido à mão
- Sistema de contabilidade informatizado : um sistema que utiliza o auxílio de computadores
Existem dois tipos de entrada no sistema de contabilidade manual:
- Sistema de entrada única : um método de contabilidade simples usado para pequenas empresas, que registra as transações financeiras em uma única entrada.
- Sistema de dupla entrada : um método de contabilidade complexo baseado no princípio da dualidade e utilizado para qualquer negócio que necessite de uma análise financeira mais precisa. Ele registra a transação financeira como um débito e um crédito.
As pequenas empresas são mais propensas do que as grandes empresas a usar sistemas de contabilidade manual por vários motivos:
- Eficiência de custos
- O processo de contabilidade é simples
- Poucas entradas precisam ser feitas
Existem várias desvantagens de um sistema de contabilidade manual, incluindo:
- Demorado
- Erro humano
- Sem registros de backup em caso de perda ou dano
- Pode exigir conhecimento especializado para manter