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Revisão de sua mensagem quanto à ortografia, gramática, precisão e clareza

Revisão

A maioria dos funcionários de negócios tem restrição de tempo ao preencher relatórios relacionados ao trabalho. Infelizmente, ainda é necessário reservar um tempo para concluir a revisão de todas as comunicações comerciais, seja um texto, e-mail ou relatório.

A revisão é um processo de exame de um documento em busca de erros e omissões de redação. Esta lição cobrirá como é fundamental revisar todas as mensagens quanto à ortografia, gramática, precisão e clareza.

Uma área de negócios em que a revisão é especialmente significativa é a área de relações públicas. Esses trabalhadores têm que garantir que todos os documentos estão corretos antes de divulgá-los ao público. Kelly trabalha para o departamento de relações públicas da Pear Products. Ela tem trabalhado em documentos de comunicados à imprensa e peças de vendas para o lançamento de seu novo produto de leitura de mentes chamado Thought Genius. Ela nos guiará pelo processo de revisão de seu trabalho.

Ortografia e gramática

É fundamental revisar suas mensagens, eliminando erros ortográficos e gramaticais ou erros de grafia ou uso incorreto de palavras. Existem três métodos principais que Kelly prefere usar para verificar seu trabalho.

O primeiro método é ter uma revisão por pares de qualquer trabalho escrito. É aqui que um escritor pede a um colega que revise um documento escrito para procurar erros de ortografia e gramática. Kelly primeiro pede a sua colega de trabalho Jean para ler seu trabalho em busca de erros ou sugestões de melhorias.

A segunda opção de Kelly é conduzir sua própria revisão pessoal , que envolve reler seu trabalho algumas vezes para pesquisar palavras com erros ortográficos, erros gramaticais, problemas de clareza ou erros na estrutura das frases.

Por fim, Kelly executa seu documento por meio da opção de ortografia e revisão e da opção de dicionário de sinônimos que vem com seu software de processamento de texto. A opção de ortografia e revisão ajuda a eliminar erros de digitação ou ortografia e faz sugestões para melhorar a gramática nas frases. A opção de dicionário de sinônimos sugere sinônimos alternativos. Kelly gosta de usar o dicionário de sinônimos para criar um novo documento ou ajudá-la a superar o uso das mesmas palavras repetidamente. Por exemplo, em seu comunicado à imprensa para o Thought Genius, ela continuou usando a palavra ‘excelente’ para descrever o novo produto. Com uma verificação rápida em seu dicionário de sinônimos de documentos do Word, ela foi capaz de considerar ‘brilhante’, ‘excepcional’ e ‘excelente’ como opções para melhorar suas frases.

Precisão e clareza

Um documento também precisa ser revisado quanto à precisão ou ao grau em que as informações representadas estão corretas. Dependendo do conteúdo do documento, é necessário verificar os fatos antes de enviá-lo para distribuição.

Kelly precisa garantir que as informações do press release da Pear Products estão corretas. Por exemplo, Kelly percebeu que em seu comunicado à imprensa havia uma citação incorreta de um gerente que afirmava que não há problema em usar o Thought Genius 24 horas por dia. Kelly tinha estudos médicos contratados pela empresa que mostravam que as dores de cabeça podiam surgir se os usuários usassem o capacete por mais de oito horas por dia. Ela alterou rapidamente a cotação para relatar as informações corretas do consumidor.

A última parte da revisão se concentra em determinar a clareza , ou coerência, de uma mensagem. Existem alguns itens importantes que devem ser evitados para criar uma mensagem clara, organizada e direta. Kelly sugere que você:

Evite agrupamentos de substantivos longos
Para manter sua comunicação direta, é melhor evitar várias sequências de substantivos. Por exemplo, Kelly não gostaria que o seguinte aparecesse em uma mensagem comercial: ‘Espera-se que o equipamento de alta tecnologia com banda magnética de metal exceda as vendas.’ Uma frase melhor seria: ‘O novo Thought Reader feito de ímãs é muito popular.’

Evite modificadores pendentes
Também é uma boa ideia evitar modificadores pendentes , que é uma palavra ou frase que descreve ou esclarece uma palavra que não está claramente declarada em uma frase. Por exemplo, Kelly não gostaria de escrever: ‘Tendo terminado o projeto do Thought Genius, o computador foi desligado.’ Uma maneira melhor de escrever a frase seria: ‘Depois de terminar o design do brinquedo, Kelly desligou o computador.’

Mantenha as frases curtas
Para que as mensagens permaneçam claras, é melhor evitar frases longas e complicadas. Kelly tenta cortar todas as frases e eliminar qualquer excesso de verborragia.

Use listas e marcadores
Outra dica para criar uma mensagem que possa ser facilmente digerida pelos leitores é usar listas e marcadores para resumir e chamar a atenção do leitor para pontos-chave. Além disso, títulos e subtítulos podem ser usados ​​para permitir ao leitor ler e reter os detalhes. Kelly tem uma lista de tópicos em seu comunicado de imprensa resumindo os principais benefícios de usar um Gênio do Pensamento.

Resumo da lição

Revisar uma mensagem quanto à ortografia, gramática, precisão e clareza é uma parte importante da criação da mensagem final. A revisão é um processo de exame de um documento em busca de erros e omissões de redação.

Como no exemplo de Kelly de um comunicado à imprensa de relações públicas, há certas etapas para revisar uma mensagem. A primeira etapa é pesquisar erros ortográficos e gramaticais , erros ortográficos ou uso incorreto de palavras. Isso pode ser alcançado por meio de revisões por pares , revisões pessoais , verificações ortográficas e gramaticais e o uso de um dicionário de sinônimos . A segunda etapa é verificar a exatidão de um documento ou o grau em que as informações representadas estão corretas. A última parte da revisão se concentra em determinar a clareza , ou coerência, de uma mensagem.

Resultados de Aprendizagem

Quando terminar, você deverá ser capaz de:

  • Entenda a importância de revisar uma mensagem
  • Demonstrar maneiras de revisar erros ortográficos e gramaticais
  • Explique a importância da precisão e da clareza em uma mensagem