Revisando uma mensagem
A maioria dos empresários sente alívio imediato quando o primeiro rascunho de uma mensagem é concluído. Infelizmente, o caminho para uma mensagem bem escrita e profissional não termina nesse ponto. Esta lição abordará como revisar sua mensagem quanto a erros, concisão e legibilidade.
As três partes da preparação de uma mensagem consistem em planejar, escrever e concluir. Na fase de conclusão, as revisões devem ocorrer para criar uma mensagem direta e focada. Angie completa mensagens de negócios todos os dias em seu trabalho como representante de vendas da Crazi Toys. Ela envia textos e e-mails e prepara relatórios escritos. Vamos examinar como ela verifica sua mensagem quanto a clareza, conteúdo e profissionalismo excelentes.
Erros
É fundamental revisar suas mensagens, eliminando erros ou erros na escrita. Angie prefere usar três métodos. Ela primeiro pede a sua colega de trabalho, Jean, que leia seu trabalho em busca de erros ou sugestões de melhorias. Além disso, ela também releia seu trabalho algumas vezes para pesquisar palavras com erros ortográficos, problemas de clareza ou erros na estrutura das frases. Por último, Angie executa seu documento por meio da opção de ortografia e revisão e do software de dicionário de sinônimos que acompanha o Microsoft Word. Assim, sua comunicação é enviada sem erros.
Concisão
Sua redação deve ser concisa ou direta, direta e bem organizada. Angie sugere que você procure eliminar a imprecisão, evite palavras complicadas e verifique se seus parágrafos estão bem organizados. Por exemplo, certifique-se de que possui parágrafos de apoio para sua frase de tópico. Além disso, peça a um colega de trabalho que leia sua mensagem para ver se ele acha que há alguma confusão ou imprecisão em sua comunicação. Existem alguns outros exemplos que Angie sugere para ajudar na concisão da mensagem:
- Evite agrupamentos de substantivos longos. Para manter sua comunicação direta, é melhor evitar várias sequências de substantivos. Por exemplo, Angie não gostaria que o seguinte aparecesse em uma mensagem comercial: ‘Espera-se que o jogo do bloco magnético do balão com bola exceda as vendas’. Uma frase melhor seria ‘O novo jogo de blocos feito de ímãs é muito popular.’
- Evite modificadores pendurados. Também é uma boa ideia evitar modificadores pendentes , que descrevem ou esclarecem uma palavra não claramente declarada em uma frase. Por exemplo, Angie não gostaria de escrever: ‘Depois de terminar o design do brinquedo, o computador foi desligado’. Uma maneira melhor de escrever a frase seria: ‘Tendo terminado o design do brinquedo, Angie desligou o computador.’
Legibilidade
É fundamental verificar a legibilidade de suas mensagens ou a capacidade de outras pessoas lerem e compreenderem sua comunicação de trabalho. Angie usa dois índices para comparar seu trabalho, a fim de garantir que seja legível. O primeiro índice é chamado de Índice de Nível de Série Flesch-Kincaid e classifica os documentos escritos por desempenho de nível de série. Por exemplo, a maioria dos documentos de negócios é escrita no nível de 8 a 11ª série, enquanto os documentos técnicos são pontuados entre os níveis de 12ª a 14ª série. Angie tenta escrever usando vocabulário e estrutura de frase que seriam escritos por alguém com pelo menos o ensino médio.
O Flesch Reading Ease Score é outra ferramenta usada para avaliar a legibilidade. Essa pontuação é baseada em 100 pontos, sendo que quanto mais alta a pontuação, fica mais fácil ler o documento. Essas duas ferramentas são, na verdade, parte do Microsoft Word, para que os funcionários possam verificar a legibilidade das mensagens. Angie sugere que você crie mensagens com frases que variam em comprimento, parágrafos curtos, pontos para resumir os pontos-chave e cabeçalhos para diferenciar partes de sua mensagem. Essas dicas também aumentarão a legibilidade da mensagem, pois proporcionam aos empresários a capacidade de folhear o documento e reter informações com mais facilidade.
Resumo da lição
É crucial concluir o processo de 3 etapas de planejamento, redação e conclusão de um documento, revisando sua mensagem em busca de erros. As três áreas a seguir precisam ser examinadas para cada documento comercial:
- Erros , ou erros de escrita, devem ser eliminados pelo uso de revisão por pares e verificação ortográfica e gramatical em software de processamento de texto.
- A concisão , ou mensagens diretas e bem organizadas, deve ser refletida evitando frases extremamente longas, agrupamentos de nomes longos e modificadores pendentes, etc.
- A legibilidade , ou a capacidade de outras pessoas lerem e compreenderem sua mensagem, pode ser determinada pelo Índice de Nível de Série Flesch-Kincaid , que classifica os documentos escritos por nível de desempenho. Além disso, o Flesch Reading Ease Score é outra ferramenta usada para avaliar a legibilidade. Essa pontuação é baseada em 100 pontos, sendo que quanto mais alta a pontuação, fica mais fácil ler o documento.
Angie tenta revisar cada mensagem, seja um texto rápido, e-mail ou relatório escrito, em busca de erros, concisão e legibilidade. Entre suas revisões vigilantes de seu próprio trabalho, o apoio de seus colegas e índices estabelecidos, ela tem a garantia de produzir um documento profissional no trabalho.
Resultados de Aprendizagem
Depois de assistir a este vídeo sobre revisão de mensagens profissionais, você aprenderá a:
- Lembre-se das dicas sobre como revisar uma mensagem quanto a erros antes de enviá-la
- Considere se uma mensagem é ou não concisa o suficiente e como evitar mensagens complicadas
- Analise se uma mensagem é legível por meio do Índice de Nível de Grau de Flesch-Kincaid e da Pontuação de Facilidade de Leitura de Flesch
- Lembre-se de que escrever uma mensagem é um processo de três etapas