Por que as transações são registradas
Você já se esqueceu de registrar um cheque em sua conta corrente? Tenho certeza. Não foi um grande erro da minha parte, mas você pode imaginar o que seria para uma empresa? Não registrar algo no lugar certo pode afetar significativamente as demonstrações financeiras da empresa. É por isso que é tão importante registrar todas as transações comerciais que ocorrem em uma empresa.
Transações e contabilidade de dupla entrada
Tenho certeza que você já sabe o que é uma transação, mas mesmo assim, deixe-me atualizá-lo sobre o conceito. Uma transação é um evento que ocorre em uma empresa que altera o saldo de pelo menos duas contas. Por que digo pelo menos duas contas? Digo isso simplesmente porque o sistema de contabilidade que é usado pelos profissionais de contabilidade é chamado de contabilidade de partidas dobradas.
A contabilidade de dupla entrada afirma que, para cada transação que ocorrer, haverá pelo menos duas contas afetadas. Uma conta será debitada e uma conta será creditada. Um débito é uma entrada feita no lado esquerdo de uma conta. Um crédito é uma entrada feita no lado direito de uma conta. Esses efeitos duplos de uma única transação aumentam ou diminuem o saldo da conta. Isso depende do tipo de conta que for.
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Olhando para os gráficos, você vê que as contas de ativos e despesas têm aumentos de saldo quando são debitadas e diminuem quando são creditadas. Em contraste direto, o passivo, o patrimônio líquido e as contas de receita diminuem o saldo quando são debitados e o saldo aumenta quando são creditados. Esses são pontos muito importantes a saber ao registrar transações.
Gravando transações
A gravação de transações comerciais é um processo de várias etapas. A primeira etapa no registro de transações comerciais é examinar a transação e decidir quais contas serão afetadas. A segunda etapa no registro de transações comerciais é decidir qual conta será debitada e qual conta será creditada. A terceira etapa no registro de transações comerciais é documentar a transação em um diário.
Um diário , que também é conhecido como livro de lançamento original, é o primeiro lugar onde uma transação é gravada nos registros contábeis. Mesmo quando você está usando um programa de contabilidade computadorizado, os itens ainda são registrados em diários; você apenas não os insere manualmente. A melhor maneira de aprender como registrar transações de negócios é registrá-las de fato. Então, vamos ver alguns exemplos.
1. Alex é dono de uma loja de música. Em 1º de agosto, ele compra cabeças de bateria da Drummers R Us para vender em sua loja. Ele paga $ 875 em dinheiro pelas cabeças de bateria.
Em sua primeira transação, Alex comprou cabeças de bateria, que são o estoque de sua loja. Ele pagou pelas cabeças das baterias com dinheiro. As duas contas que serão afetadas são dinheiro e estoque.
Para a loja de música de Alex, a conta de estoque, que é um ativo, é debitada em $ 875. Isso aumenta o saldo na conta de estoque no mesmo valor. Como Alex pagou em dinheiro, a conta em dinheiro será creditada em $ 875. Um crédito feito em uma conta de ativo diminui o saldo da conta, portanto, a conta à vista terá uma redução de $ 875 em seu saldo.
Depois de decidir quais contas são afetadas por cada transação, você pode registrar ou registrar a transação no diário. Para fazer isso, você fará uma entrada no diário. Você começa listando a data, seguida do nome da conta que é debitada e o valor do débito na primeira linha. Na próxima linha, e ligeiramente recuado, você colocará o nome da conta que será creditada seguido do valor do crédito.
2. Em 6 de agosto, Alex vendeu todos os tambores para a banda local do colégio por um total de $ 1.500 em dinheiro.
Nesse caso, quais são as duas contas afetadas? Bem, como esta é uma venda à vista, as mesmas duas contas afetadas foram afetadas quando Alex comprou as cabeças de bateria. A diferença é que eles serão afetados de forma diferente. A conta à vista será debitada de $ 1.500 e terá um aumento de saldo no mesmo valor. A conta de estoque será creditada e terá uma redução de saldo no mesmo valor.
3. Em 10 de agosto, Alex tem que pagar o aluguel mensal do prédio onde fica sua loja de música. Ele passa um cheque para Thomas Realty no valor de $ 1.000.
Nesta transação, as contas afetadas são despesas com aluguel e dinheiro. A conta de despesas de aluguel é debitada em $ 1.000. Como os saldos das contas de despesas são aumentados por débitos, isso aumenta o saldo da conta de despesas de aluguel em $ 1.000. A conta em dinheiro é creditada em $ 1.000. Visto que o dinheiro é uma conta de ativo e é creditado, o saldo na conta de dinheiro diminui em $ 1.000.
4. Em 12 de agosto, Alex encomenda mais suprimentos para sua loja no Music Central. Desta vez, ele compra seus suprimentos por conta. O valor total do equipamento musical que ele compra da Music Central é de US $ 4.500.
Nessa transação, as contas afetadas são estoque e contas a pagar. A conta do estoque é debitada em $ 4.500, o que aumenta o saldo. As contas a pagar são creditadas em $ 4.500. Como as contas a pagar são uma conta de passivo, um crédito em uma conta de passivo aumenta seu saldo de conta; o saldo em contas a pagar aumenta $ 4.500 para esta transação.
5. Em 13 de agosto, Alex vende um trompete para um cliente por conta. O preço total da venda é de $ 985.
Nesta transação, as contas a receber e as contas de estoque são afetadas. Como a venda foi feita por conta, o contas a receber está debitado em $ 985. Um débito em uma conta de ativo aumenta seu saldo, portanto, o saldo na conta de contas a receber é aumentado em $ 985. A conta de estoque é creditada em $ 985. O crédito em uma conta de ativo diminui seu saldo, então o saldo da conta de estoque é reduzido em $ 985.
Como você pode ver, não apenas todas as transações afetaram duas contas, mas também as afetaram exatamente no mesmo valor. Esse é outro conceito importante do sistema de contabilidade de partidas dobradas a ser lembrado – o total de débitos deve ser igual ao total de créditos. Garantir que eles são iguais mantém o equilíbrio nas contas.
Resumo da lição
Uma transação é um evento que ocorre em uma empresa que altera o saldo de pelo menos duas contas. A razão pela qual as transações devem afetar pelo menos duas contas é porque os profissionais de contabilidade usam um sistema de contabilidade chamado contabilidade de partidas dobradas. A contabilidade por partidas dobradas afirma que, para cada transação que ocorre em uma empresa, pelo menos duas contas serão afetadas. Uma conta é debitada, outra é creditada. Um débito é uma entrada no lado esquerdo de uma conta, onde um crédito é uma entrada no lado direito de uma conta.
Se uma conta aumenta ou diminui como resultado de um débito ou crédito, depende do tipo de conta. Contas de ativos e despesas são aumentadas por débitos e diminuídas por créditos, enquanto passivo, patrimônio líquido e contas de receita são aumentados por créditos e diminuídos por débitos. Independentemente do tipo de conta que estiver sendo utilizada, o valor debitado e o valor creditado em cada transação devem ser iguais. Isso garante aos profissionais de contabilidade que eles estão mantendo o equilíbrio, que é o objetivo da contabilidade.
Resultado de aprendizagem
Depois de assistir a esta lição, você será capaz de analisar por que, onde e como as transações de uma empresa são registradas.