Afinal, o que é uma pré-morte?
Você já teve seu dente arrancado antes de a dor de dente aparecer?
Que tal levar o carro para a garagem antes que a luz de » verificação do motor » acenda?
Talvez você goste de usar roupas de inverno no verão para se preparar para o frio?
Se você for como a maioria de nós, provavelmente não prevê a maioria dos cenários ou armadilhas com antecedência. Em vez disso, você os aceita à medida que vêm e espera que dêem certo.
Nos negócios, essa mentalidade pode não apenas ser falha, mas também totalmente problemática! É por isso que muitos gerentes de projeto contam com algo conhecido como projeto pre-mortem para ajudá-los a pensar nas grandes questões. Você pode estar familiarizado com o termo post-mortem, um termo um tanto repulsivo que se refere aos testes realizados após uma morte para determinar a causa. A pré-morte, no entanto, não é tão mórbida. Na verdade, não tem nada a ver com morte (graças a Deus, certo?).
Um projeto pre-mortem é uma estratégia para avaliar a força de um projeto antes que ele aconteça. Para líderes de projeto e membros de equipe, a pre-mortem funciona presumindo o pior – que o projeto falhou – e depois procurando todas as formas e motivos. Ao fazer isso, a equipe é capaz de descobrir onde estão os problemas em potencial e quais armadilhas podem se apresentar para evitar desastres e ajudar o projeto a ter sucesso.
Em vez de chegar ao fim e perguntar » Como falhamos tão miseravelmente? », Quando já é tarde demais para fazer algo a respeito, uma pré-morte permite que as equipes pensem em cada cenário e cada desafio para ajudar a trabalhar em direção a isso um resultado positivo.
Então, como exatamente uma empresa deve conduzir um projeto pre-mortem? Leia alguns conselhos.
Conduzindo um Projeto Pré-Mortem
A montagem de um pré-morte inicia o processo do projeto. Acontece antes mesmo de o projeto decolar. Aqui está o plano para montar um projeto pre-mortem de sucesso:
1. Prepare-se.
Antes de hospedar uma pré-morte, convide todas as partes interessadas para a reunião presencial. Reserve um tempo adequado para pensar em todos os desafios e problemas. Os especialistas recomendam pelo menos duas horas.
2. Instrua a equipe.
Quando chegar o momento da pre-mortem, descreva o projeto e explique que foi um enorme fracasso.
3. Pense nos problemas e faça anotações.
Forneça lápis e papel para cada participante ou recrute uma pessoa para fazer as anotações de todo o grupo. Qualquer um dos métodos funcionará. O primeiro permite que os participantes anotem seus próprios pensamentos sobre as falhas do projeto, enquanto o segundo incentiva a participação verbal, com os participantes apontando todos os possíveis problemas ou armadilhas que podem ter causado o fracasso do projeto.
As potenciais minas terrestres para cada projeto serão diferentes com base nos detalhes exclusivos do projeto, mas podem incluir coisas como:
- A energia acabou.
- Nosso apresentador principal perdeu seu voo.
- O site travou.
- Ficamos sem dinheiro.
- Alguém perdeu as plantas.
- Nosso maior doador desistiu.
- Um alerta de furacão foi emitido.
Se for algo que pode dar errado, deve estar na lista, não importa o quão improvável seja.
4. Limite os problemas.
Se sua pré-morte ocorrer como deveria, você terminará com uma enorme lista de desafios e problemas potenciais que podem encerrar seu evento. Agora você deve priorizar a lista com base nas questões que seriam mais prejudiciais ao seu projeto. Por exemplo, se o seu projeto ocorre ao ar livre, o mau tempo pode representar um grande problema se não for considerado. O planejamento para isso seria muito mais crítico para um resultado bem-sucedido do que planejar a falta de energia.
5. Defina soluções.
Depois de classificar sua lista de desafios, agora é a hora de definir soluções para evitar catástrofes em potencial. Enfrente cada problema de frente e determine como você pode evitá-lo ou qual plano precisa ser implementado para que isso aconteça. Por exemplo, se o seu projeto precisa de um site funcional para ter sucesso, criar uma versão de backup ou um aplicativo móvel pode ajudar a garantir que uma falha neste componente não prejudique o seu projeto. Atribua tarefas com base nos problemas e soluções individuais que você identificou.
6. Verifique a lista periodicamente conforme o início do projeto se aproxima.
Certifique-se de que os problemas potenciais foram resolvidos. Adicione novos problemas à medida que eles se apresentarem. Certifique-se de que todos na equipe entendam seus papéis e como reagir se o pior acontecer.
Pré- ou Pós-?
Abrimos a aula falando um pouco sobre a diferença entre um pre-mortem (acontece antes do projeto) e um post-mortem (ocorre depois de um projeto), mas qual é o melhor? Em uma palavra, nenhum … ou ambos.
Uma pré-morte é crítica para identificar problemas potenciais antes que eles realmente se tornem problemas e definir soluções para que você não seja pego de surpresa. A autópsia, por outro lado, ajuda a definir o que realmente deu errado e como isso pode ser evitado no futuro. Pre-mortems ajudam a prevenir falhas; post-mortems permitem que você aprenda com o fracasso e cresça. Uma pré-morte faz com que todos na equipe pensem proativamente sobre os desafios ao longo do caminho, em vez de mergulhar de cabeça em um desastre potencial.
Resumo da lição
Um projeto pre-mortem é uma estratégia para avaliar problemas e desafios em potencial em um projeto futuro. Ocorre antes que o projeto ocorra, dando às partes interessadas e aos membros da equipe a oportunidade de evitar desastres e evitar que um projeto falhe. Para realizar uma pré-morte, um líder de equipe deve reunir o pessoal-chave de um projeto em um ambiente face a face, informá-los sobre o projeto e, em seguida, identificar os motivos pelos quais o projeto pode, hipoteticamente, falhar. A partir daí, os membros da equipe discutem soluções para evitar problemas e armadilhas. A pré-morte é benéfica para enfrentar os desafios antes que se tornem problemas maiores, enquanto a pós-morte são oportunidades de aprendizado após o fato. A pré-morte ajuda a evitar falhas e faz com que todos os membros de uma equipe de projeto pensem de forma proativa.