Plano de ação
Planos de ação são estratégias que orientam como você e sua empresa implementam mudanças específicas, como a adaptação dos princípios de agilidade. Você pode usar planos de ação para garantir que todos os seus projetos, pequenos ou grandes, sejam bem-sucedidos.
Os planos de ação geralmente consistem em uma lista de objetivos que você deve abordar para atingir com sucesso suas metas. Eles incluem:
- A mudança que você deseja implementar.
- O departamento ou indivíduos que implementarão a mudança.
- O cronograma que você deseja cumprir para implementação.
- As necessidades que você deve atender para realizar seu plano.
- Comunicação, incluindo como, quando e para quem.
- Quaisquer obstáculos ou resistência atualmente experimentados.
Esses são seis dos aspectos mais importantes de qualquer plano de ação. No entanto, você também deve se lembrar dos princípios, necessidades e padrões de sua empresa para integrá-los a essas partes de seu plano de ação. Por exemplo, se uma empresa de tecnologia que vende exclusivamente para escolas e não para indivíduos se esquece de integrar isso em seu plano de ação, ela pode distorcer os prazos porque os requisitos de seus clientes são muito maiores do que as necessidades de um indivíduo.
Desenvolvendo um Plano de Ação
Agora que você vê o que precisa incluir em seu plano de ação, podemos nos aprofundar nos detalhes de tornar esse plano de ação específico para transformações de agilidade. Depois que sua empresa começar a usar os princípios da agilidade, é importante manter as mudanças em andamento. Esse tipo de transformação é melhor se abordar todos os departamentos e processos para garantir que tudo corra bem.
Para escrever um plano de ação eficaz, é vital incluir os agentes de mudança que o ajudarão a executar essa transformação. Vê-los escritos lhe dará uma ideia mais completa dos problemas que podem surgir ou dos obstáculos que você já tem que estão impedindo a mudança para o pensamento de agilidade.
Um plano de ação destinado a acelerar a agilidade dos negócios pode ser assim, com base na estrutura mencionada:
Acelere a agilidade
Você vai querer avaliar o sucesso das práticas atuais de agilidade de sua empresa e, em seguida, determinar onde elas precisam ser ajustadas ou completamente alteradas.
Indivíduos Envolvidos
Você vai querer determinar quais indivíduos estarão consistentemente envolvidos com essa mudança. Por exemplo, você provavelmente precisará de recursos humanos, treinamento e agentes de mudança. Lembre-se de que, conforme a transformação para agilidade avança, você pode precisar adicionar mais pessoas para facilitar a mudança ou diminuir a carga.
Linha do tempo
Se a transformação da agilidade estiver em andamento, você desejará examinar as mudanças adicionais que devem ser implementadas e quando. Por exemplo, considere agendar treinamentos adicionais, reorganizar mais as equipes e contratar novos funcionários ágeis qualificados.
Necessidades
Esquematize as necessidades de mudança de cada departamento, como se você precisa contratar novos funcionários para tornar suas equipes ágeis menores mais eficazes ou se precisa de fundos para contratar funcionários ágeis já qualificados. Essas necessidades devem ser listadas e atendidas do mais importante ao menos importante, de modo que, se for necessário dinheiro, você trate das partes mais integrantes da mudança de agilidade primeiro.
Comunicação
Você precisa determinar a quem deve ser comunicado, como funcionários, gerentes ou clientes. Em seguida, você determinará quando retransmitirá as informações, provavelmente em estágios, como primeiro gerenciamento, depois funcionários e, em seguida, clientes. Você também desejará desenvolver diferentes técnicas de comunicação para cada um, como e-mail, telefone ou face a face.
Obstáculos
É bom identificar e encontrar soluções para quaisquer obstáculos ou resistência que você esteja enfrentando. Se você incluir isso como parte de seu plano de ação, evita possíveis problemas durante a implantação.
Exemplo
Agora que temos uma ideia de como pode ser o plano de ação para acelerar a agilidade dos negócios, vamos revisar um exemplo juntos.
Kim, o CEO da Frost Tech Inc., começou a mudança para agilidade de negócios há cerca de seis meses. No entanto, a transformação estagnou, então ela agora está criando um plano de ação para levá-la adiante.
Chegou ao conhecimento de Kim que algumas de suas equipes não têm os recursos de que precisam para trabalhar com eficácia sem entrar em contato com outros departamentos, o que está retardando os processos. Portanto, Kim define um plano de ação para contratar alguns novos funcionários e integrá-los às equipes atuais para manter em andamento a transformação da agilidade nos negócios. Seu plano de ação inclui várias etapas. Aqui está o que ela escreve:
- Sente-se com cada equipe que está lutando e pergunte de quais recursos eles precisam e por quê.
- Fale com o departamento de recursos humanos para começar a contratar novos funcionários que atendam a essas necessidades.
- Notifique o treinamento, recursos humanos e gerentes de equipe sobre os planos, pois eles estarão envolvidos na implementação da mudança.
- Contrate seis novos funcionários nas seis semanas seguintes.
- Treine novos funcionários nos processos de negócios atuais pelas próximas seis semanas.
- Integre novos funcionários às equipes imediatamente após o término do treinamento.
- Avalie o orçamento para os salários adicionais dos funcionários.
- Realize imediatamente uma reunião organizacional entre recursos humanos, treinamento e gerentes.
- Assim que as pessoas que estão implementando a mudança estiverem a bordo, faça com que cada uma delas faça reuniões com seus funcionários para aconselhar sobre mudanças futuras.
- Faça reuniões de reforço a cada duas semanas durante o período de mudança.
- Depois que as mudanças forem executadas, reavalie a eficácia ágil a cada trimestre.
Resumo da lição
Vamos revisar. Um plano de ação é uma lista de tarefas que atende a todas as necessidades necessárias para implementar pequenas ou grandes mudanças. Esses planos de ação geralmente incluem:
- A mudança que você deseja implementar.
- O departamento ou indivíduos que implementarão a mudança.
- O cronograma que você deseja cumprir para implementação.
- As necessidades que você deve atender para realizar seu plano.
- Comunicação.
- Quaisquer obstáculos atualmente sendo experimentados.
Ao usar esses planos de ação para acelerar a agilidade dos negócios, é importante avaliar os obstáculos que estão travando ou retardando o processo, o que o ajudará a determinar quais mudanças e o resultado final são necessários.