Por que planos de gerenciamento de projetos?
Imagine que é Natal, você tem sete anos e acaba de ganhar uma bicicleta nova no Natal. Mas, conforme você rasga o papel, para sua surpresa, ele está em uma caixa. As bicicletas não vêm em uma caixa! Você acha que isso deve ser uma piada até perceber que a montagem é necessária. A construção da bicicleta exige que o montador siga as instruções passo a passo para poder usar a bicicleta. Os planos de gerenciamento de projetos são os mesmos porque requerem etapas a serem seguidas para a conclusão bem-sucedida de um projeto. Embora o exemplo da montagem da bicicleta seja um exemplo simples, o mesmo processo acontece com os planos do projeto.
Objetivo do Plano de Gerenciamento do Projeto
O plano de gerenciamento do projeto adiciona estrutura ao processo, atribuindo um pedido a todas as partes importantes envolvidas no plano. O objetivo de um plano de gerenciamento de projeto (ou PMP) é determinar o resultado do projeto, como um resultado bem-sucedido será alcançado, quem estará envolvido no projeto e como o projeto será medido e comunicado. Como qualquer projeto, você precisa saber o que está tentando fazer; portanto, ter um objetivo é importante. Em segundo lugar, você precisa saber como vai atingir esses objetivos, sabendo quais pessoas no processo desempenham quais funções.
Etapas do plano de gerenciamento do projeto
Existem várias etapas em um plano de gerenciamento de projeto e podem variar dependendo da pessoa e do projeto; no entanto, existem algumas etapas padrão a serem executadas ao criar um PMP:
1. Iniciando : Na primeira etapa do processo PMP, é essencial para o sucesso do projeto que o gerente de projeto identifique o projeto, garanta recursos financeiros para financiar o projeto e estabeleça a comunicação para o diálogo vital que acontecerá entre acionistas.
2. Planejamento : a segunda etapa do processo PMP é o estágio de planejamento. O estágio de planejamento é crítico porque há muitos problemas de alta prioridade identificados, como tempo, custo, qualidade, mudança e problemas de risco.
3. Execução : A fase de execução é o estágio mais ativo do processo porque coisas como reuniões e atualizações de desenvolvimento do processo acontecem. Esses itens são desenvolvidos e entregues nesta fase.
4. Monitoramento e controle : Na fase de monitoramento e controle, o andamento do projeto é monitorado para garantir que os projetos cumpram os prazos e supere os obstáculos. Isso faz parte do monitoramento. Se algo está errado e precisa ser ajustado ou alterado, isso é feito na fase de controle.
5. Encerramento : É a conclusão do projeto. Todos os últimos itens não concluídos são atribuídos, todos os funcionários não essenciais são dispensados ou reatribuídos e os esforços no projeto são reconhecidos.
Exemplo de plano de gerenciamento de projeto
O plano de gerenciamento do projeto pode assumir várias formas; entretanto, geralmente há o mesmo formato geral. Às vezes, o conteúdo apenas difere dependendo do projeto. Os planos geralmente são focados na duração e no custo. Para dar um exemplo, podemos olhar para uma rota de entrega de papel:
- No estágio inicial, um entregador de papel pode ter que decidir para qual empresa de papel trabalhar e onde trabalhar.
- Na fase de planejamento, pode ser importante entender como os papéis serão recolhidos, quando entregá-los e o que fazer em caso de mau tempo.
- Na fase de execução, o entregador de papel teria que entregar os papéis, recolher o dinheiro e se ajustar a circunstâncias imprevistas, como o clima.
- No estágio de monitoramento e controle, o entregador de papel verifica com os clientes se eles estão satisfeitos com o serviço e conserta quaisquer problemas que possam ocorrer.
- Finalmente, na fase de encerramento, o entregador de papel recolhia o dinheiro pelos papéis e o entregava.
Este é um exemplo de como um PMP funcionaria. Embora seja um exemplo simples, você pode ver que é um projeto do processo.
Resumo da lição
Um plano de gerenciamento de projeto (ou PMP) é usado para trazer estrutura e ordem a um projeto para melhorar as chances de sucesso.
As etapas mais comuns tomadas ao usar um plano de gerenciamento de projeto incluem:
- Iniciando , em que o projeto é identificado, as finanças são garantidas e a comunicação é estabelecida
- Planejamento , no qual questões de alta prioridade são identificadas
- Execução , em que ocorrem reuniões e atualizações de desenvolvimento do processo
- Monitoramento e controle , em que o andamento do projeto é monitorado para garantir que os projetos cumpram os prazos, e o projeto supere os obstáculos
- Fechamento , em que quaisquer últimos itens não finalizados são atribuídos e as pessoas não utilizadas são liberadas ou reatribuídas
Um plano de gerenciamento de projeto assume muitas variações com base nas necessidades do projeto, mas a maioria dos planos se preocupa com a duração e o custo.