Comunicações de gerenciamento de projeto
Compreender a função e os processos de gerenciamento de projetos tornará muito mais fácil desenvolver e implementar um plano de comunicação de gerenciamento de projetos. O gerenciamento de projetos é a aplicação de processos, métodos, conhecimentos, habilidades e experiência para atingir os objetivos de um projeto. A criação de um plano de comunicação de gerenciamento de projetos considera os principais pontos do gerenciamento de projetos e os aplica para uma comunicação eficaz.
Imagine que você tem um grande almoço para um grupo como o Habitat for Humanity. Você é o presidente de uma arrecadação de fundos. Como qualquer evento, acontecerão coisas que você não planejou quando menos esperar. Os fornecedores podem cancelar. As vendas de ingressos podem estar atrasadas. Seu alto-falante precisa alterar os detalhes do voo, mas o show ainda precisa continuar. Então, como você consegue levar todas as informações de que precisa às pessoas certas no momento certo? Você precisa de um plano de comunicação. Dessa forma, você pode estruturar a forma como fala com as pessoas dentro e fora do seu grupo.
Existem cinco etapas principais para criar um plano de comunicação de gerenciamento de projeto :
- Planejamento e iniciação
- Entrada
- Ferramentas
- Técnicas (ou monitoramento e controle)
- Resultado
Dando os Passos
Para que qualquer esforço de comunicação de gerenciamento de projeto seja bem-sucedido, é necessário fazer um despejo de informações para garantir que você possa planejar com eficácia. Preparar o plano significa que você tem que fazer algumas suposições para que possa definir com quem você precisa falar e como deseja falar com eles.
Na fase de planejamento , a primeira coisa a fazer é responder a algumas perguntas, como:
- Quem é seu público? Seu plano é voltado para as massas ou um grupo pré-determinado?
- O que seu público precisa saber? Existe um apelo à ação?
- Com que frequência seu público precisa de informações? Existe um evento que acionará a comunicação?
- Quem é o responsável por divulgar as informações?
- Como as informações serão comunicadas?
Depois de responder a essas perguntas, você pode prosseguir com o plano e começar a preparar o conteúdo para distribuição.
Portanto, agora que você sabe a direção que estará tomando, agora você tem que descobrir quais informações você precisará para ter certeza de que as informações que você tem são corretas e necessárias. Você tem que avaliar seu público-alvo e o que ele precisa saber. Depois de definir com quem está falando e do que eles precisam, você estará muito mais bem preparado para garantir que terá a melhor informação possível para chegar às pessoas que mais precisam. Além disso, definir como você obterá as informações é importante para garantir que você obtenha os detalhes corretos em tempo hábil.
A próxima etapa é conhecer as ferramentas que você usará. Quando se trata de planejamento de comunicações, escolher as ferramentas certas é essencial para maximizar a eficácia de suas comunicações. Algumas das ferramentas que você pode usar incluem, mas não se limitam a: mídia social, e-mail, fax, correio dos EUA, telefone, boletins informativos, folhetos e boca a boca.
Digamos que, para seu próximo evento, você precise divulgar e receber RSVPs de volta para fazer uma contagem. Se você sabe que os membros do seu público-alvo usam principalmente o Facebook, provavelmente é melhor usar os recursos para criar um convite do Facebook, em vez de apenas enviar um e-mail e aguardar uma resposta. Isso ajuda você a personalizar a mensagem com a voz certa e para as pessoas certas.
A próxima etapa do plano concentra-se em técnicas para monitorar e controlar as informações de saída e de entrada. Você deve ter certeza de que possui processos em vigor para que o fluxo de comunicação continue a ser oportuno e preciso.
Depois de colocar essas peças no lugar, você pode começar a trabalhar na saída , que se refere exatamente ao que você comunicará e, especificamente, como o fará. Digamos, por exemplo, que você precise obter feedback sobre o uso de uma nova técnica cirúrgica; a plataforma Survey Monkey pode tornar mais fácil para você e para eles. No entanto, se você deseja informar a comunidade em geral sobre a disponibilidade de um fundo de bolsa de estudos, uma combinação de mídia social, um comunicado de imprensa tradicional e ligações telefônicas pode ser melhor. Novamente, todas essas coisas serão muito mais fáceis de determinar agora que você definiu seu público e tem um plano.
Resumo da lição
Ter um plano de comunicação de gerenciamento de projeto é uma ótima maneira de garantir que você está comunicando a mensagem que deseja ao público-alvo certo. Esse tipo de plano é baseado no planejamento de gerenciamento de projetos, que fornece uma abordagem orientada a processos para prever melhor os resultados. As cinco etapas principais para a criação do plano são planejamento e iniciação, entrada, ferramentas, técnicas e saída. Ter esse plano em vigor pode fazer a diferença no sucesso da comunicação do seu projeto.