Dependências e contingências
Vários anos atrás, um escritório de cardiologia no Novo México tomou a decisão de atualizar seus registros médicos em papel e substituí-los por um registro médico eletrônico (EMR). Essa decisão inevitavelmente exigiria a abstração de dezenas de milhares de registros em papel e a reinserção dos dados no novo banco de dados.
Como o escopo do projeto era tão amplo, a prática designou um gerente de projeto em tempo integral para o trabalho. O fornecedor de EMR também designou um gerente de projeto. Infelizmente, o projeto foi entregue com atraso e acima do orçamento.
Quando um projeto sai dos trilhos em termos de orçamento e tempo, as dependências e contingências costumam ser as culpadas. Uma dependência refere-se a uma tarefa que não pode ser concluída a menos que outra tarefa seja iniciada, em andamento ou concluída. Contingências são os recursos atribuídos a um projeto que não estão reservados para nenhuma tarefa específica. Em vez disso, os recursos, geralmente financeiros, são mantidos em reserva para manter um projeto em andamento, mesmo se algumas dependências se desalinham e ameacem a data de entrega do projeto.
Dependências em ação
Na conversão de EMR do grupo de cardiologia, dependências significativas incluíram o seguinte:
- A abstração (transferência de dados) dos registros em papel não pode ser iniciada até a instalação do banco de dados que conterá os novos registros eletrônicos de saúde. Portanto, a tarefa do projeto ‘abstração de registros’ depende da tarefa ‘instalar o banco de dados’.
- A instalação do banco de dados não pode começar até que o hardware de computador apropriado seja configurado. Como resultado, a tarefa do projeto ‘instalar o banco de dados’ depende da tarefa do projeto ‘configurar o hardware’.
- A destruição dos registros em papel antigos não pode começar até que a abstração dos registros tenha sido iniciada. Essas tarefas do projeto serão executadas simultaneamente.
- O teste de qualquer recurso do EMR exigirá que a configuração do sistema esteja em andamento.
Os dois tipos mais comuns de dependências são predecessores e sucessores. Um predecessor é uma tarefa que deve ser concluída antes que a próxima etapa possa ser iniciada. Da mesma forma, um sucessor é uma tarefa que começa depois da tarefa, antes de sua conclusão.
Usando a lista de marcadores como referência, o fato de que a abstração do gráfico não pode ser iniciada até que o banco de dados seja instalado significa que a instalação do banco de dados é um predecessor da tarefa de abstração do gráfico. No último item, a configuração e o teste de recursos acontecem simultaneamente. ‘Going live’ com o software seria um sucessor da tarefa de teste final do projeto.
Contingências em ação
Na conversão de EMR do grupo de cardiologia, algumas contingências importantes incluíram:
- Recursos mantidos em reserva para mitigar o risco de que trabalhadores temporários adicionais sejam necessários para cumprir a data de entrada em operação.
- Recursos mantidos em reserva para mitigar o risco de que o EMR se torne inutilizável e a prática tenha que voltar a usar registros em papel urgentemente para manter o negócio funcionando.
A natureza e a quantidade de recursos a serem reservados nunca devem ser baseadas em suposições ou fatores arbitrários. Um método popular para calcular uma contingência é o Método Monte Carlo , um algoritmo aplicado a numerosas amostras aleatórias e independentes.
Para o estudo de caso de conversão de EMR, o método de Monte Carlo para calcular o risco significaria amostrar vários escritórios no processo de conversão para determinar a probabilidade e o custo se o processo de abstração atrasasse o cronograma e tivesse que ser corrigido.
Se uma contingência for utilizada, determinar a causa é crítico. Por natureza, aproveitar a contingência significa que o projeto se desviou significativamente de seu curso pretendido. Determinar o motivo da contingência ajuda o gerente de projeto a fornecer um plano de projeto melhor e mais preciso.
No estudo de caso, se o consultório médico exigir o uso de recursos adicionais para cumprir o prazo de conversão, o gerente do projeto pode usar as informações para criar um plano de projeto com menor chance de ultrapassagem.
Resumo da lição
Todos os projetos têm dependências e contingências. Dependências são tarefas do projeto que não podem ser concluídas até que outras tarefas tenham atingido um determinado estágio ou tenham sido concluídas. Predecessores são tarefas sobre as quais as tarefas futuras se baseiam, e sucessores são tarefas que vêm imediatamente após a tarefa anterior.
Contingências são recursos que são mantidos na reserva ou adicionados ao custo do contrato básico para resolver problemas imprevistos que ameaçam inviabilizar o projeto. As contingências podem ser usadas para alocar recursos adicionais para tarefas que estão atrasadas, mas é importante entender os motivos da necessidade de usar a contingência para que os planos de projetos futuros possam ser ajustados de acordo.