Planejamento Financeiro do Projeto
Sue possui uma empresa de paisagismo em crescimento. Durante anos, ela desenvolveu e gerenciou orçamentos para os projetos de seus clientes, mas agora ela tem mais do que ela pode cuidar sozinha. Hoje, Sue está entrevistando Sam, seu primeiro funcionário, e ela está perguntando sobre o planejamento financeiro do projeto.
O planejamento financeiro do projeto é o processo de determinar os custos do projeto e desenvolver um orçamento. Um bom planejamento financeiro tem muitos benefícios, incluindo estimativa de lucro, redução do risco financeiro e planejamento de custos inesperados. Para os negócios de Sue, o planejamento financeiro do projeto começa com a estimativa de quanto custará para concluir um projeto, usando uma estimativa de cima para baixo ou de baixo para cima.
Métodos de Estimativa
Sue quer ter certeza de que Sam será capaz de fornecer a seus clientes estimativas de custos de projeto precisas, então ela começa a entrevista pedindo a ele para explicar a diferença entre os métodos de estimativa de cima para baixo e de baixo para cima. Sam está muito familiarizado com os dois e começa descrevendo a estimativa de custo de cima para baixo.
Estimativa de cima para baixo
A estimativa de custo de cima para baixo começa com o custo final do projeto e estima quais recursos do projeto podem caber nesses custos. No negócio de paisagem, a estimativa de cima para baixo significa que o cliente tem um orçamento final em mente e deseja saber quais projetos podem ser feitos dentro desse orçamento. Sam explica a estimativa de cima para baixo usando um cliente anterior que tinha um orçamento de $ 5.000, o que permitiu novos canteiros de flores, um muro de contenção de pedra e um pequeno elemento de água. A estimativa de cima para baixo geralmente é feita sem entrar em detalhes, baseando-se em dados anteriores de projetos semelhantes; é a ‘primeira passagem’ em um orçamento de projeto.
Estimativa Bottom-Up
Por comparação, na estimativa de custo ascendente , os recursos que um cliente deseja determinam o orçamento final. Em outras palavras, um gerente de projeto primeiro determina os recursos desejados, cria um plano detalhado e, em seguida, soma todos os custos. Novamente, Sam usa um projeto recente como exemplo ao explicar esse método para Sue. Aqui, o cliente pretendia um quintal rodeado de canteiros de flores, um grande lago e uma piscina com deck de madeira. Somando todos esses custos, Sam chegou ao custo final do projeto de $ 75.000.
Vantagens e desvantagens
Cada método tem vantagens e desvantagens. A estimativa de cima para baixo tem a vantagem de ser rápida e simples de criar. Além disso, as estimativas de cima para baixo são fáceis de entender. As desvantagens desse método incluem a falta de precisão, o que acontece porque a entrada detalhada é negligenciada. Por causa disso, a estimativa de cima para baixo tem um maior potencial de induzir em erro e determinados custos podem variar amplamente.
A estimativa bottom-up tem a vantagem de ser muito mais precisa na estimativa de custos, o que significa menos variação no orçamento final. Como exige mais informações do cliente ao reunir os requisitos, os clientes estão mais envolvidos no processo. No entanto, Sam avisa, a estimativa de baixo para cima leva muito mais tempo para ser realizada e é menos flexível quando se trata de fazer quaisquer alterações no futuro.
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Criação de um orçamento de projeto
Independentemente de como você chega ao orçamento do projeto, seja de cima para baixo ou de baixo para cima, as principais etapas envolvidas na criação de um são as mesmas:
- Liste as despesas
- Quantifique as despesas
- Crie uma programação de despesas
Vamos ver como Sam demonstra cada passo para Sue.
Liste as despesas
A primeira etapa na criação de um orçamento de projeto, explica Sam, é listar as despesas óbvias e ocultas de um projeto. Despesas óbvias, como mão de obra e materiais, muitas vezes não são perdidas, mas devem ser detalhadas o suficiente para capturar todas as tarefas e materiais reais que serão necessários. Mesmo as pequenas tarefas adicionam custos e precisam ser incluídas.
Despesas ocultas
Despesas ocultas são freqüentemente esquecidas. De acordo com Sam, isso inclui custos com inspeções, autorizações e horas extras. No trabalho paisagístico, os custos ocultos, como aluguel de equipamentos, taxas de remoção e licenças municipais devem ser considerados. Sam também fala sobre o planejamento de contingências: ele diz a Sue que 10% – 15% geralmente é adicionado ao orçamento de um projeto para cobrir quaisquer emergências ou despesas perdidas.
Quantifique as despesas
Depois que todas as despesas do projeto são listadas, os números do orçamento devem ser anexados a cada um: isso é conhecido como quantificação das despesas. Com experiência em um setor específico, os gerentes de projeto podem quantificar despesas sem qualquer ajuda externa. Em alguns casos, porém, é uma boa ideia obter uma cotação real para coisas como inspeções da cidade, serviços de remoção ou aluguel de equipamento. Uma boa regra prática é que se você tiver que pagar alguém para realizar um serviço para concluir seu projeto, você deve obter um orçamento para incluir em sua estimativa de orçamento.
Impressionada com o conhecimento de Sam sobre planejamento financeiro de projetos, Sue continua a entrevista perguntando sobre cronogramas de despesas.
Crie uma programação de despesas
Munido de todas as informações sobre o orçamento de um projeto, a próxima etapa é criar um cronograma de despesas. Um cronograma de despesas é simplesmente um cronograma de quando as despesas serão incorridas durante um projeto. Um cronograma de despesas pode ser calculado em uma base diária, semanal ou anual, dependendo da duração do projeto e das demandas de relatórios. Na maioria dos projetos de paisagismo, explica Sam, uma programação semanal de despesas é suficiente.
Muitos gerentes de projeto incluem cronogramas de despesas em um plano geral do projeto; outros usam uma programação de despesas separada. As despesas podem ser apresentadas em forma de saque ou de forma resumida.
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Resumo da lição
O planejamento financeiro do projeto , o processo de determinar os custos do projeto e desenvolver um orçamento, é essencial para a tomada de decisões inteligentes. Os benefícios do planejamento financeiro do projeto são estimar lucros, reduzir riscos financeiros e planejar custos inesperados. Os conceitos-chave no planejamento financeiro incluem:
- Estimativa de cima para baixo : um método de planejamento de orçamento do projeto onde o ponto de partida é o custo final de um projeto e os recursos são determinados pelo que pode caber em um orçamento
- Estimativa bottom-up : um método de planejamento de orçamento do projeto onde os recursos servem como o ponto de partida de um projeto e seus custos determinam o orçamento final
- Cronograma de despesas : um cronograma de quando as despesas serão incorridas durante um projeto