Planejamento de gerenciamento de projetos
Conheça Adam. Adam acabou de ser promovido a gerente de equipe de projeto em seu trabalho para a ABC Corporation. Pouco antes do início do projeto, o gerente de projeto saiu, deixando a ABC Corporation para encontrar um novo indivíduo para supervisionar o projeto. Foi nessa época que eles decidiram nomear Adam como o novo gerente de projeto.
Sentindo-se oprimido por sua nova posição, Adam decidiu pesquisar as várias etapas para realizar um projeto do início ao fim. Ele também aprimorou seu conhecimento sobre os recursos que seriam benéficos para ajudar a gerenciar o projeto. O que Adam estava aprendendo essencialmente é o processo e as ferramentas frequentemente usados no planejamento de gerenciamento de projetos.
Definições Básicas
Vamos reservar um momento para fornecer uma base de termos para entender melhor o processo e as ferramentas de planejamento de gerenciamento de projetos. Em primeiro lugar, existe o gerenciamento de projetos , que é o processo de conclusão de um projeto do início ao fim. Um gerente de projeto é o indivíduo designado para supervisionar o processo.
Portanto, o processo de planejamento de gerenciamento de projetos é uma combinação de etapas para concluir um projeto. Em outras palavras, é uma lista de etapas pelas quais os gerentes de projeto passam para que o projeto seja concluído com êxito. As ferramentas são os recursos que o gerente de projeto pode usar para auxiliá-lo no processo. Conforme a lição continua, aprenderemos mais especificamente quais são essas ferramentas.
O Processo de Planejamento
As seguintes etapas são frequentemente realizadas por gerentes de projeto ao concluí-los:
Etapa 1: Identificar um Projeto
Antes mesmo de um projeto começar, a empresa precisa decidir como ele será. Isso significa saber o que a empresa precisa e quais projetos podem ser feitos para beneficiar a empresa. Por exemplo, para ser um gerente de projeto eficaz, Adam precisa decidir qual projeto será concluído e por que esse projeto é importante para os objetivos da empresa.
Etapa 2: determinar os detalhes
Uma vez que o projeto tenha sido estabelecido, a próxima etapa é definir os principais detalhes. Em última análise, esta é a etapa para decidir quem trabalhará no projeto, quais serão suas responsabilidades, o cronograma dessas responsabilidades, os recursos que serão usados e o orçamento. Então, essa é a etapa em que Adam vai encontrar os membros que trabalham no projeto. Ele então atribuirá uma tarefa a cada um deles. Por exemplo, Maria, a designer gráfica da empresa, pode ser responsável por criar todos os gráficos do projeto. Adam também precisará escolher um momento em que o projeto será concluído, quantas horas serão alocadas para o projeto e quanto dinheiro a ABC Corporation alocará para o projeto.
Etapa 3: iniciar o projeto
Quando todos os detalhes e planejamento forem concluídos, o projeto será iniciado. Então, uma vez que Adam planejou todos os detalhes do projeto, é hora de realmente começar a trabalhar nele.
Etapa 4: monitorar e corrigir problemas
Conforme o projeto está sendo concluído, é responsabilidade do gerente de projeto observar o andamento. Essa é uma ótima maneira de identificar um problema. Quando um problema é encontrado, o gerente de projeto fará as mudanças necessárias para que o projeto possa voltar aos trilhos. Um exemplo pode ser Maria não completar os designs de acordo com a linha do tempo, o que acaba atrasando a impressão final do projeto concluído. Caberia a Adam não apenas identificar que Maria não concluiu com sucesso sua tarefa atribuída, mas também encontrar uma maneira de ainda terminar o projeto de acordo com o cronograma estabelecido nas etapas anteriores.
Etapa 5: termine o projeto
Esta é a etapa em que o projeto é concluído e o gerente de projeto faz uma avaliação. Por exemplo, o gerente de projeto pode determinar o que deu certo e quais áreas precisam ser fortalecidas. Quando a ABC Corporation terminar o projeto, Adam precisará avaliá-lo.
Ferramentas de planejamento
Agora que conhecemos o processo de planejamento de gerenciamento de projetos, vamos dar uma olhada em algumas das ferramentas úteis. Uma ferramenta que um gerente de projeto como Adam pode usar é o brainstorming , que é o processo de apenas deixar seu cérebro pensar e ver quais ideias você pode ter. É simples e pode ser uma ótima maneira de liberar a criatividade. Por exemplo, Adam e sua equipe podem sentar e pensar em ideias para o projeto. Eles podem trocar ideias e desenvolver os pensamentos de outras pessoas.
Outra ferramenta são os gráficos de Gantt , que são gráficos onde você pode equilibrar sua programação e progresso. Basicamente, por meio do uso do Excel ou de outra planilha, você pode mapear seu progresso. Por exemplo, Adam pode criar um gráfico onde ele lista cada tarefa. Conforme a tarefa é concluída, ele pode marcá-la ou escurecer o quadrado.
Os diagramas espinha de peixe são outra ótima ferramenta, onde você desenha uma flecha e conecta linhas que saem dela, com cada linha representando algo significativo para o projeto (de modo que se assemelhe ao esqueleto de um peixe), como um recurso, uma ideia, um plausível risco e assim por diante. Se Adam fosse usar um diagrama de espinha de peixe, ele poderia apontar sua flecha para o projeto concluído e cada ‘osso’ poderia ser materiais usados, tarefas que precisam ser concluídas ou equipamento utilizado.
Resumo da lição
O gerenciamento de projetos é o processo de supervisionar um projeto do início ao fim. Um gerente de projeto é o responsável pelo projeto.
Ao planejar, há cinco etapas importantes envolvidas no processo. Eles são:
- Identifique um projeto
- Determine os detalhes
- Comece o projeto
- Monitore e corrija problemas
- Terminar o projeto
Algumas ferramentas úteis para o planejamento de gerenciamento de projetos incluem brainstorming , gráficos de Gantt e diagramas de espinha de peixe .