Por que os gerentes planejam
Você já se aproximou de uma garota bonita e, quando começou a falar, nada saiu além do silêncio? Você ficou sem gasolina a apenas alguns quilômetros do posto de gasolina mais próximo? Você se pegou com um frio de rachar, desejando ter usado um suéter? Ou talvez você tenha que puxar uma noite inteira para terminar um projeto que procrastinou até o último minuto possível? O que todos esses cenários têm em comum é a falta de planejamento. Ter um plano é uma boa prática para todos, principalmente para os gerentes.
Aqui estão algumas das razões pelas quais é uma boa ideia os gerentes planejarem:
- Os gerentes podem examinar as questões críticas que a organização enfrenta, em vez de esperar que explodam na sua cara. Permitir que a incerteza, o alto risco e a dúvida governem uma organização nunca é uma boa ideia. O planejamento permite que um gerente determine as metas organizacionais e defina um meio de alcançá-las.
- Um gerente pode definir diretrizes explícitas para a tomada de decisão quando feito com antecedência. Isso permite que o gerente tenha uma visão tanto de pequenas quanto de grandes imagens ao tomar decisões.
- Um gerente é capaz de ser mais proativo do que reativo nas decisões. Deixar de planejar tirará sua habilidade de olhar para o futuro e potencialmente prever um evento inevitável antes que se torne um problema. O planejamento aumenta a probabilidade de sobrevivência a longo prazo de uma organização.
- Um gerente pode focar a atenção nas metas e resultados organizacionais.
- Um gerente é capaz de criar a propriedade do plano e desenvolver uma equipe que aceita e aceita a responsabilidade por seu papel no plano.
- Um gerente pode fornecer um senso de direção, visão, fundamento lógico e propósito para o plano, que pode ser facilmente comunicado a outros membros da organização, mostrando-lhes o quão sério um gerente leva para atingir as metas organizacionais.
- Um gerente pode criar uma vantagem competitiva reservando um tempo para planejar – um processo que permite a uma organização examinar quem ele é em relação à concorrência e, assim, fornecer uma boa dose de insight sobre como ser melhor do que essa concorrência.
Agora que sabemos por que é uma boa ideia que os gerentes planejem, vamos mergulhar um pouco mais fundo na função de planejamento da administração.
Planejamento como uma função de gestão
No mundo da gestão, o planejamento é o mais fundamental possível. Se você se lembra, a primeira das funções gerenciais é o planejamento . Muitos acreditam que o planejamento é a mais fundamental das funções gerenciais porque todas as outras funções, incluindo organização, liderança, controle e formação de pessoal, derivam da função de planejamento. O planejamento prepara as organizações para o amanhã, avaliando o que uma organização deseja realizar e como ela fará para atingir essa meta.
Os gerentes gastarão muito do seu tempo planejando todos os tipos de coisas que podem ou irão ocorrer na organização. Normalmente, um gerente cria um plano que visa atingir alguma meta organizacional, como aumentar as vendas ou melhorar o atendimento ao cliente. No entanto, é importante observar que o planejamento é uma etapa contínua que pode ser altamente especializada com base nas metas de uma organização, metas de divisão, metas departamentais e metas de equipe. Cabe ao gestor reconhecer quais metas precisam ser planejadas dentro de sua área individual.
Por exemplo, digamos que Erin, a gerente de matrículas, tenha notado um declínio constante na quantidade de alunos matriculados no programa de negócios, então ela cria uma meta para aumentar as matrículas nessa área. Erin deve primeiro despender um tempo mapeando as etapas necessárias que ela e sua equipe de orientadores de matrícula precisam realizar para aumentar o número de matrículas de alunos de graduação em administração. Essas etapas podem incluir coisas como aumentar os anúncios online em sites relacionados a negócios, criar um novo anúncio para televisão ou rádio, pedir aos alunos atuais de negócios que conversem com seus amigos e familiares sobre a inscrição no programa ou frequentar escolas secundárias locais ou faculdades comunitárias para falar diretamente com os alunos que podem se inscrever na universidade no próximo semestre.
Barreiras para um planejamento eficaz
Embora Erin tenha elaborado um bom plano para aumentar a matrícula de alunos de graduação em administração de forma relativamente rápida, nem todos os gerentes têm a mesma sorte. Na verdade, existem várias barreiras que podem atrapalhar o processo de planejamento. Por exemplo, Erin teve a sorte de ter experiência anterior em planejar como superar problemas com o número de matrículas. No entanto, nem todos os gerentes têm experiência e conhecimento de como planejar com eficácia. Saber planejar é apenas a ponta do iceberg. Mesmo os gerentes que entendem como colocar em prática planos que visam atingir uma meta organizacional enfrentam barreiras para um planejamento eficaz. Às vezes, não é o conhecimento sobre como planejar que impacta o sucesso do processo de planejamento, mas sim a falta de informações precisas ou recursos que impacta. Um gerente precisará de informações para estar correto, atualizado e confiável ao criar um plano; caso contrário, provavelmente irá falhar.
Alguns gerentes cometem o erro crítico de não olhar para o futuro o suficiente ao planejar. Eles ficam presos no presente às custas do futuro. Colocar muita ênfase no curto prazo e não o suficiente nos fatores de longo prazo em um plano pode ter consequências devastadoras. Essencialmente, os administradores devem ter cuidado para não perder de vista a floresta ao olhar para as árvores.
Os gerentes que temem a incerteza e o fracasso tendem a se concentrar na criação de planos sobre os quais sentem que estão no controle. Concentrar-se em eventos, pessoas e coisas que um gerente pode controlar limita sua capacidade de reagir quando ocorre uma mudança no ambiente externo. Novamente, essa incapacidade de se adaptar aos desafios pode causar um impacto negativo em uma organização e em sua capacidade de atingir seus objetivos. Da mesma forma, existem gestores que carecem de comprometimento com o processo de planejamento. Vamos encarar; o planejamento pode ser um processo demorado e desafiador.
A lista de barreiras que os gerentes enfrentam durante o planejamento é significativa. No entanto, ao criar uma consciência sobre esses problemas, eles podem ser identificados no início do processo. Uma vez que esses problemas são identificados, um gerente deve tomar as medidas necessárias para superar esses desafios, de modo que ele ou ela possa continuar no caminho de trabalho em direção às metas organizacionais.
Resumo da lição
Vamos revisar. A primeira das funções gerenciais é o planejamento . Muitos acreditam que o planejamento é a mais fundamental das funções gerenciais porque todas as outras funções, incluindo organização, liderança, controle e formação de pessoal, derivam da função de planejamento. O planejamento prepara as organizações para o amanhã, avaliando o que uma organização deseja realizar e como ela fará para atingir essa meta.
As vantagens do planejamento incluem a capacidade de:
- Examine os problemas críticos que a organização enfrenta
- Defina diretrizes explícitas para a tomada de decisões
- Seja mais proativo do que reativo nas decisões
- Concentre a atenção nas metas e resultados organizacionais
- Crie a propriedade do plano
- Desenvolva uma equipe que aceite e aceite a responsabilidade
- Fornece um senso de direção, visão, fundamento lógico e propósito para o plano
- Comunique o plano aos membros da organização
- Crie uma vantagem competitiva
Existem várias barreiras para um planejamento eficaz que podem atrapalhar o processo de planejamento, que incluem:
- Falta de experiência e conhecimento de como planejar com eficácia
- Falta de informações ou recursos precisos
- Não olhando longe o suficiente ao planejar
- Focar muito na criação de planos que os gerentes sintam no controle
- Falta de comprometimento com o processo de planejamento
Gerentes eficazes reservam um tempo para reconhecer essas barreiras ao processo de planejamento e trabalham para superá-las, de modo que possam continuar no caminho de trabalho em direção às metas organizacionais.
Objetivo da aula
Depois de assistir a esta lição, você deverá ser capaz de identificar as vantagens e barreiras do planejamento em função da gestão.