O que é uma conta suspensa?
Todos os dias, quando você vai para o trabalho ou escola, a primeira coisa que você precisa fazer é encontrar um lugar para estacionar. Você precisa de um lugar para colocar seu veículo temporariamente enquanto faz seu trabalho ou aprende coisas novas. Você tem que estacionar em qualquer lugar que puder encontrar e nunca mais poderá estacionar no mesmo lugar! No final do dia, você entrará no carro e o moverá para o estacionamento mais permanente em frente à sua casa.
A conta de suspense é como aquele lugar de estacionamento que você usou hoje em frente ao trabalho ou à escola. Claro, a conta suspensa é um lugar temporário para estacionar dinheiro, não um veículo! Uma conta suspensa é um local que retém temporariamente fundos não classificados enquanto uma empresa decide onde colocá-los permanentemente. Normalmente, há dúvida ou disputa quanto a onde pertencem os fundos, então eles são estacionados temporariamente na conta suspensa. Vamos dar uma olhada em alguns exemplos.
Pagamento Mistério
Um atacadista de eletrônicos recebeu um cheque de $ 2.000 de uma loja de departamentos para pagamento de uma fatura de mercadoria. Esta loja em particular geralmente tem 5 ou 10 faturas pendentes de compra de equipamentos de TV e jogos do atacadista. O contador precisa colocar o cheque no sistema de contabilidade para garantir que ele receba o depósito bancário, mas não há nada anotado no pagamento que indique com qual fatura ele vai. Ela usará a conta provisória e fará esta entrada no diário:
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Na saída, o contador leva o pagamento ao gerente de vendas e pergunta em qual fatura o dinheiro deve ser aplicado. Ele rapidamente liga para a loja e esclarece a situação. Ao sair, ele coloca um bilhete na mesa do contador com as informações necessárias. Na manhã seguinte, ela faz esta entrada no diário:
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Mystery Bill
Alguém entrou correndo pela porta da frente e deixou uma fatura de US $ 1.000 no balcão. O homem que correu disse que era para consertar o computador que fizeram há alguns dias. Ele correu de volta para fora da porta sem dizer outra palavra! A recepcionista olhou a fatura e não tinha ideia do que se tratava. A caminho do almoço, ela levou a fatura ao departamento de contabilidade. Um dos contadores pegou e reconheceu o nome na fatura, é uma empresa que a visita regularmente para fazer manutenções e reparos no hardware do computador. Ela decide usar a conta suspensa ao colocá-la no sistema, pois não tem ideia de qual departamento cobrar pela despesa. A entrada de diário tem a seguinte aparência:
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O contador da equipe decide fazer um pequeno trabalho de detetive no dia seguinte e tentar resolver a fatura. Ela faz algumas ligações e descobre que o departamento de marketing queria mais poder de computação para seus projetos de mineração de dados. Eles não tinham a aprovação para comprar novas estações de trabalho, então eles decidiram renovar algumas das antigas com novas placas e componentes. A conta pela obra chegou a US $ 1.000. No entanto, quando ela falou com o chefe de marketing, ele disse que achava que o departamento de vendas deveria pagar parte das despesas, já que eles também poderiam usar as máquinas recondicionadas. A contadora levou a nota fiscal para sua reunião diária com o controller da empresa. O controlador toma a decisão final quando itens como este estão em disputa! Depois de ouvir os fatos e falar com as partes afetadas, o controlador decide cobrar a despesa ao departamento de marketing. O controlador conclui que a mineração de dados é trabalho de marketing! O contador da equipe é orientado a fazer estes lançamentos de diário:
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O controlador da empresa gosta de manter o controle sobre a conta suspensa. Para garantir a precisão das demonstrações financeiras, é bom compensar os itens antes do final do período contábil.
Outros usos para contas suspensas
A maioria das contas suspensas de negócios envolve contas a receber e a pagar, como os exemplos acima, mas também existem outros usos para contas suspensas. Alguns bancos não aplicarão pagamentos parciais às contas hipotecárias do cliente devido à dúvida quanto aos valores adequados a serem aplicados ao principal, juros e depósito. Nesses casos, eles manterão o valor parcial em uma conta provisória até que o cliente remeta o restante do pagamento. As corretoras também usam contas provisórias para estacionar os fundos do cliente depois que os títulos são vendidos e o cliente não tem certeza do que fazer com os lucros.
Resumo da lição
A conta provisória é usada como um local para reter temporariamente fundos não classificados enquanto a empresa decide onde colocá-los permanentemente. Normalmente, isso surge quando os fundos são recebidos e há dúvidas quanto à conta para aplicá-los. A conta provisória também é usada quando há disputa sobre qual departamento de uma grande empresa deve ser responsabilizado pelas despesas incorridas. Bancos e corretoras também têm usos especializados para contas suspensas quando pagamentos parciais são feitos em hipotecas ou quando os clientes ainda não decidiram o que fazer com o produto da venda de títulos.