O que é um sistema de contabilidade informatizado?
Como está a sua empresa? Ser capaz de responder a essa pergunta exige que você saiba quanto dinheiro está ganhando, o que, por sua vez, exige uma contabilidade precisa. Manter registros financeiros precisos é crucial para o sucesso de qualquer negócio, por isso é importante saber suas opções.
Embora algumas empresas ainda façam sua contabilidade manualmente, a maioria das empresas geralmente tem muitas transações para sustentar um sistema de contabilidade manual. Quanto mais complicadas as atividades financeiras de sua empresa, mais provável será que você precise de um sistema de contabilidade computadorizado para garantir relatórios financeiros eficazes. Os sistemas de contabilidade computadorizados são programas de software armazenados no computador da empresa, no servidor de rede ou acessados remotamente pela Internet.
Os sistemas de contabilidade computadorizados permitem que você configure contas de receitas e despesas , como receitas de aluguel ou vendas, salários, despesas de publicidade e custos de material. Eles também podem ser usados para gerenciar contas bancárias, pagar contas e preparar orçamentos. Dependendo do programa, alguns sistemas de contabilidade também permitem preparar documentos fiscais, lidar com a folha de pagamento e gerenciar os custos do projeto.
Geralmente, você pode personalizar o software para atender às necessidades de sua empresa. É importante certificar-se de que sua equipe seja treinada e entenda como usar o sistema corretamente para que sua empresa possa usar seu programa de contabilidade com sucesso.
Os Diferentes Tipos
Ao começar a observar os sistemas computadorizados, você descobrirá que há muitas opções! Os recursos básicos tendem a ser consistentes na maioria dos programas. É útil comparar vários para ver quais recursos e capacidades correspondem melhor às suas operações de negócios.
Geralmente, as opções computadorizadas menos caras são pacotes de software de contabilidade pré-desenvolvidos e prontos para uso . Esses são pacotes de software que normalmente oferecem funções comuns que se aplicam à maioria das empresas e geralmente têm alguma flexibilidade para personalizar determinados recursos para atender às necessidades de uma empresa. A maioria das empresas, no entanto, descobrirá que pode precisar adaptar seus processos para corresponder ao funcionamento do software.
Exemplos de pacotes de software de contabilidade projetados para pequenas empresas incluem QuickBooks, Sage (ou Peachtree) e Bookkeeper. Dependendo da versão desses programas que você comprar, poderá configurar contas de receitas e despesas, rastrear o faturamento do fornecedor e gerenciar a folha de pagamento. Esses sistemas de prateleira geralmente colocam você em operação com bastante rapidez, dependendo da complexidade do seu negócio. A maioria inclui modelos básicos de relatório e provavelmente você será capaz de personalizar relatórios para obter informações de uma forma que seja mais adequada às suas necessidades.
Se o seu negócio tem necessidades específicas e complicadas, você pode considerar a criação de um sistema de contabilidade personalizado. Embora não seja a opção mais barata ou mais rápida, permitirá que você tenha um programa que administre seus negócios de forma mais eficaz. Os sistemas customizados são adaptados às suas especificações, atendendo às necessidades exclusivas de sua empresa. Eles podem oferecer funcionalidade não disponível em outros sistemas ou permitir que você corte partes dos programas comercializados em massa de que não precisa.
Vantagens e desvantagens
Existem várias vantagens específicas dos sistemas de contabilidade informatizados. A organização das informações é muito mais rápida, principalmente porque, uma vez que os dados são inseridos, eles são automaticamente classificados como deveriam ser. A geração de relatórios também é feita automaticamente, fornecendo feedback mais rápido para os tomadores de decisão. Muitas empresas descobrem que suas finanças são organizadas com mais precisão quando usam um sistema computadorizado.
No entanto, existem algumas desvantagens nos sistemas de contabilidade computadorizados. Os programas personalizados podem ser bastante caros. A configuração inicial pode exigir um tempo considerável para inserir dados, verificar as informações, treinar a equipe e familiarizar os clientes com as novas faturas e procedimentos contábeis. Erros ao inserir informações, problemas de computador e quedas de energia podem afetar o acesso e a precisão dos dados e relatórios. A consistência no backup dos dados é muito importante.
Resumo da lição
Um sistema de contabilidade informatizado é um programa de software armazenado no computador, servidor de rede da empresa ou acessado remotamente pela Internet e pode ser um grande benefício para uma empresa. Pode ajudar a simplificar as etapas de contabilidade e ajudar a minimizar erros. No entanto, as informações são tão precisas quanto o que é inserido no sistema, e quedas de energia e problemas no computador podem afetar o acesso aos dados. Por esse motivo, é importante que o sistema seja configurado para atender às necessidades do negócio e que seja fornecido treinamento adequado para entender como usar e fazer backup do sistema.
Termos chave
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Sistemas computadorizados de contabilidade – programas de software desenvolvidos para agilizar os negócios e as necessidades contábeis de uma empresa; armazenado no computador de uma empresa, servidor de rede ou acessado remotamente pela Internet
Contas de receitas e despesas – contas financeiras individuais para diferentes partes de uma empresa; pode ser configurado em um sistema de contabilidade computadorizado
Pacotes de software de contabilidade de prateleira – versões de software pré-desenvolvidas de sistemas de contabilidade informatizados; normalmente a opção de contabilidade computadorizada mais barata
Resultados de Aprendizagem
Depois de terminar esta lição, você terá o conhecimento necessário para:
- Diferencie entre sistemas de contabilidade manuais e informatizados
- Avalie as vantagens e desvantagens dos sistemas de contabilidade informatizados
- Identifique alguns pacotes populares de software de contabilidade disponíveis no mercado