O que é um Razão Geral?
Cada empresa tem uma variedade de despesas e maneiras de obter receita, da mesma forma que você tem contas e fluxos de receita diferentes. Como você, uma empresa pode ter contas de serviços públicos, despesas com aluguel e custos de conserto de veículos, enquanto sua receita pode vir de locais diferentes, como vendas, juros de contas bancárias, empréstimos ou da venda de itens de sua propriedade. Você pode registrar esses eventos à medida que ocorrem em sua vida em seu registro de cheques. Para uma empresa, todos esses eventos financeiros, ou transações , devem ser registrados em seus livros financeiros. O razão geral é um livro de contas mestre da empresa, com todas as várias contas em um só lugar. O razão geral é usado em conjunto com algumas outras ferramentas de contabilidade.
The General Journal
Cada transação financeira em que uma empresa se envolve é primeiro registrada em um diário geral (que é diferente do razão geral) em ordem cronológica. O diário é o primeiro local onde as transações são registradas, por isso é organizado por data. Isso é eficiente para fazer pesquisas sobre transações ocorridas em uma determinada data, mas torna um pouco mais desafiador localizar, por exemplo, todas as transações que envolveram dinheiro ou apenas as transações relativas a contas a receber.
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Como você pode ver na imagem do diário geral na Figura 1, as transações em dinheiro estão espalhadas em diferentes linhas do diário. Isso pode não parecer muito ruim quando há apenas quatro entradas, mas se torna um pouco mais difícil encontrar apenas as entradas em dinheiro quando há 54 transações, ou 154! Para agrupar todas as transações de um tipo semelhante em um só lugar, as transações são reescritas ou lançadas em suas respectivas contas no razão geral.
The General Ledger
O razão geral é onde a empresa registra todas as informações para seus vários fluxos de receita e tipos de despesas em contas separadas, de modo que todos os créditos e débitos relacionados a esse tipo específico de transação possam ser inseridos em um lugar e mantidos em equilíbrio. Isso mantém as informações organizadas não apenas por data, mas também por tipo de conta.
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Essa imagem, que chamamos de figura dois para referência, é um livro razão que mostra algumas das contas possíveis que uma empresa pode usar. Vejamos um exemplo: se o diário geral mostra um débito em dinheiro de $ 500 e créditos em dinheiro de $ 65 e $ 1.500, conforme mostrado na Figura 1 acima, essas transações em dinheiro são lançadas na conta de dinheiro conforme mostrado na Figura 3, abaixo. Agora podemos ver facilmente o que está acontecendo com nosso caixa.
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Neste exemplo, a conta à vista começou com um saldo devedor de $ 2.000 em 1º de janeiro e terminou com um saldo devedor de $ 935 em 7 de fevereiro, após a publicação das três entradas listadas. Ao lançar em uma conta no razão geral, inclua a data da transação, uma breve explicação da transação, uma referência de lançamento, o valor do débito ou crédito e o novo saldo corrente da conta. A referência de postagem indica onde a transação foi documentada originalmente, como a página um do diário geral, que pode ser escrita como ‘diário, página 1’ ou ‘J1’.
Plano de contas
Embora a maioria das empresas use as contas mais comuns, como uma conta em dinheiro ou uma conta de material de escritório, exatamente quais contas são incluídas no razão geral depende de cada empresa individual e da natureza de seus negócios. Por exemplo, uma empresa de paisagismo que possui caminhões geralmente tem uma conta de manutenção e reparos de veículos , onde lista as despesas de manutenção e outros veículos relacionados, enquanto uma empresa de serviços que faz todos os seus negócios por telefone e não possui veículos não. A lista de contas que uma empresa possui é chamada de Plano de contas . Essa lista é usada para determinar quais contas precisam ser usadas no razão geral e em que ordem.
Numeração de contas na contabilidade
As contas do Razão geralmente recebem um número de conta e são listadas na mesma ordem em que aparecem no plano de contas. As contas de ativos recebem números começando com ‘1’, como 10, 100 ou 10000. Contas de passivo geralmente começam com ‘2’, contas de patrimônio do proprietário começam com ‘3’, contas de receita começam com ‘4’ e as contas de despesas começam com ‘5’. Lembre-se de que existem vários tipos de ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas e despesas, portanto, haverá uma conta no razão geral para cadaativo, passivo, patrimônio líquido, receita e despesa que a empresa usa. Você pode ver que na Figura 2, a conta de caixa é atribuída o número 101, a conta de contas a receber é atribuída a conta de número 105 e a conta de material de escritório é 110. Essas são todas contas de ativos, então todas começam com um ‘1’ . As transações individuais em cada conta, no entanto, são listadas cronologicamente pela data em que ocorreram.
Balancete
Além de agrupar todas as entradas de um tipo em suas próprias contas, o razão geral também é usado para criar o balancete , onde todas as contas do razão geral são listadas junto com seus saldos de conta final, a fim de verificar a contabilidade erros e contas desequilibradas. Por exemplo, se o valor na Figura 3 fosse o saldo final na conta de caixa, ele seria listado no balancete com a coluna de débito porque está na coluna de débito no razão geral.
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Resumo da lição
Vamos revisar. Todas as contas que a empresa possui e lista no seu plano de contas são criadas no Razão , gerando uma espécie de livro-mestre de contas, com saldo em curso. As entradas dos diários da empresa são lançadas nas contas do Razão por tipo de conta. A entrada de lançamento deve incluir a data da transação, descrição, referência de lançamento, montante e novo saldo. Os nomes das contas e os saldos associados listados no razão geral são usados para criar o documento de balancete .
Termos-chave do Razão Geral
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| Termos | Explicações |
|---|---|
| Contabilidade geral | livro de contas mestre de uma empresa, com todas as várias contas em um só lugar e usado em conjunto com algumas outras ferramentas de contabilidade |
| Transações | registros de negócios que devem ser registrados nos livros financeiros |
| Jornal Geral | cada transação financeira em que uma empresa se envolve é primeiro registrada em ordem cronológica |
| Publicado | as transações são reescritas em suas respectivas contas e agrupadas em um só lugar |
| Referência de postagem | indica onde a transação foi originalmente documentada |
| Plano de contas | lista de contas que uma empresa possui, as contas devem ser usadas na contabilidade geral e em que ordem |
| Contas numeradas | contas de ativos começam com ‘1’ |
| contas de responsabilidade começam com ‘2’ | |
| contas de patrimônio líquido do proprietário começam com um ‘3’ | |
| contas de receita começam com ‘4’ | |
| contas de despesas começam com ‘5’ | |
| Balancete | todas as contas do razão geral são listadas junto com seus saldos de contas finais, para verificar se há erros contábeis e contas desequilibradas |
Resultados de Aprendizagem
Assim que a lição terminar, demonstre sua capacidade de:
- Descreva os vários livros e diários financeiros usados por empresas
- Identifique o que entra nos livros e diários
- Detalhe o sistema de numeração para várias contas