O que é um pedido de compra?
Um pedido de compra , ou PO, é um documento que uma empresa emite para um fornecedor para fazer um pedido de produtos. Ele descreve todos os detalhes da venda, incluindo quantidade do produto, preço de venda, data de entrega, termos e requisitos para que o pedido seja atendido. Por exemplo, um supermercado gigante pode fazer um pedido de bananas de uma empresa de frutas. O pedido de compra detalharia quantas bananas estão sendo compradas, quando seriam entregues, etc.
Os pedidos de compra são formas muito importantes tanto para a empresa compradora quanto para a empresa fornecedora dos produtos. Especialmente para grandes empresas que possuem vários locais, ter um pedido de compra garante que as políticas da empresa compradora sejam claramente comunicadas e acordadas antes do envio dos produtos.
Os pedidos de compra são uma ferramenta crítica para manter o estoque em ordem e os produtos entregues no prazo. Imagine o Wal-Mart, uma empresa com milhares de locais e centenas de milhares de produtos em cada loja, tentando organizar e acompanhar os pedidos de milhares de fornecedores sem ter pedidos de compra e um sistema consistente de gerenciamento de produtos recebidos.
Cada centímetro de espaço vazio nas prateleiras de uma loja é uma perda potencial de receita. Ter um sistema de pedidos de compras que regule quais produtos são pedidos, quando serão entregues, o preço que a empresa está pagando por esses produtos e o que ambas as empresas podem esperar da transação é necessário para proteger os dois negócios.
Do ponto de vista do fabricante ou fornecedor, um pedido de compra representa vendas e receita. Ele documenta o compromisso da empresa em comprar produtos em termos definidos, o que resulta em receita para a empresa fornecedora. Quanto mais pedidos de compra, mais demanda por produtos e mais receita a empresa está ganhando!
Processo de Ordem de Compra
Cada empresa emissora terá seu próprio processo, mas os fundamentos de um processo de pedido de compra se aplicam à maioria das empresas. Freqüentemente, uma apresentação ou discurso de vendas é feito para demonstrar produtos, revisar o histórico de vendas de produtos já adquiridos e discutir ideias ou produtos ainda a serem lançados.
Algumas empresas revisam produtos regularmente. Outras empresas têm prazos específicos definidos para considerar produtos para novos lançamentos ou reconfigurações de loja (reorganizando a loja e oferecendo um mix diferente de produtos). De qualquer forma, uma revisão dos produtos é necessária para determinar quais itens serão pedidos, seja para operações comerciais ou revenda.
Uma vez tomadas as decisões sobre quais produtos serão pedidos, um pedido de compra é emitido da empresa compradora para a empresa fornecedora. O pedido de compra descreverá os termos da venda, incluindo quando os produtos devem chegar à empresa compradora, como serão entregues e os requisitos de rotulagem e embalagem.
Dependendo da leniência da empresa compradora, pode haver flexibilidade nos termos do pedido de compra. Por exemplo, a empresa pode não se importar com a quantidade de itens embalados em uma caixa ou pode aceitar o pedido em um prazo de 30 dias. Outras empresas podem ser muito precisas sobre como os produtos são embalados, quando são entregues e quais são suas expectativas em relação ao pedido inteiro. Existem algumas empresas que cancelam pedidos de compra de milhões de dólares se as instruções não forem seguidas com precisão ou se a remessa não for recebida dentro de um prazo muito curto. Portanto, é essencial que os termos sejam claramente delineados e compreendidos por ambas as partes.
Resumo da lição
Os pedidos de compra são formas muito importantes tanto para a empresa compradora quanto para a empresa fornecedora dos produtos. Para uma empresa compradora, um pedido de compra representa um pedido de produtos que serão usados para operações comerciais ou revendidos aos clientes. A empresa que recebe o pedido de compra tem o compromisso da empresa compradora de comprar produtos em termos definidos e um preço estabelecido. Quanto mais pedidos de compra, mais demanda por produtos e mais receita entrará na empresa.