Um primeiro olhar
Conheça Sonny. Sonny trabalha para a Teaching and Tutoring, uma empresa que oferece serviços de reforço escolar para alunos. Embora as aulas particulares sempre tenham sido a principal função da empresa, recentemente ela decidiu se aventurar em projetos educacionais. Alguns dos projetos incluem clínicas para professores para ajudá-los a ajudar melhor os alunos necessitados. Outros projetos são mais divertidos na natureza, como programas de viagens de campo que levam as crianças em aventuras na comunidade.
Embora os novos projetos certamente adicionem uma dinâmica empolgante à empresa, Sonny começou a notar que a empresa, antes extremamente organizada, está começando a se desintegrar. Veja, ensino e tutoria parecem estar sobrecarregados com as tarefas extras do programa. Foi nessa época que Sonny sugeriu implementar um escritório de gerenciamento de projetos para ajudar a supervisionar os novos projetos.
Compreensão Adicional
Então, você deve estar se perguntando: O que significa o termo escritório de gerenciamento de projetos? Bem, um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) é um grupo estabelecido dentro de uma empresa que esclarece e mantém os padrões de gerenciamento de projetos. O grupo, que pode ser um departamento inteiro, é responsável por delegar, organizar e supervisionar uma variedade de projetos.
Os PMOs às vezes são criados para um projeto especial único e desmontados posteriormente, enquanto outras vezes podem ser criados para oferecer assistência administrativa de longo prazo para gerentes de projeto, o que permite que esses funcionários dediquem mais tempo a tarefas e responsabilidades mais importantes. Em outras palavras, um PMO é estabelecido para ajudar a fornecer qualquer ajuda, orientação ou assistência administrativa para que os projetos possam ser melhor gerenciados e implementados dentro de uma empresa.
Por exemplo, Ensino e Tutoria poderia estabelecer um escritório de gerenciamento de projetos para ajudar os gerentes de projeto a trabalhar com mais eficiência e concentrar sua atenção em tarefas de conceito superior. O PMO pode ajudar a processar a papelada envolvida em projetos, como formulários de consentimento dos alunos que participam de viagens de campo ou outras atividades. O PMO também pode ajudar a orientar os gerentes de projeto do início ao fim de um programa, garantindo que ele seja executado sem problemas para que o Ensino e a Tutoria permaneçam organizados e eficientes.
Funções de PMO
Então, o que um PMO faz precisamente e como funciona? As responsabilidades de um PMO podem variar muito por empresa e também podem variar de acordo com o tipo de escritório de gerenciamento de projetos. Vamos revisar as responsabilidades dos PMOs de acordo com alguns tipos diferentes, incluindo repositório de projetos, departamentos, projetos específicos, centro de excelência e tipo de PMO corporativo. Lembre-se de que alguns PMOs podem cumprir apenas uma ou mais dessas funções.
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Repositório de projetos escritório de gerenciamento de projetos : Oferece informações sobre os padrões e a metodologia de como os projetos devem ser executados.
- Por exemplo, pode explicar aos gerentes de projeto de Ensino e Tutoria as etapas que precisam ser executadas antes que qualquer projeto envolvendo menores possa começar, como assinar formulários de consentimento, garantir que as vacinas estejam em dia e conversar com os pais.
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Escritório de gerenciamento de projetos departamentais : atribuído a um departamento ou unidade específica dentro de uma empresa.
- Talvez Teaching and Tutoring possa desenvolver um PMO apenas para seu departamento de extensão estudantil, que administra programas de extensão estudantil.
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PMO específico do projeto: projetado para um projeto específico.
- Por exemplo, se Ensino e Tutoria oferece uma viagem de campo anual para ver como funcionam as empresas no campo educacional, pode designar um PMO que supervisiona apenas esse projeto.
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Escritório de gerenciamento de projetos do centro de excelência : Oferece treinamento e ferramentas para gerentes de projetos.
- Portanto, se o Ensino e Tutoria contratar um novo funcionário para supervisionar os projetos de serviço comunitário, um PMO pode treinar esse funcionário nos padrões e métodos da empresa que o novo gerente de projeto deve seguir.
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Escritório de gerenciamento de projetos corporativos : Geralmente permanente e envolve uma governança mais ampla e abrangente. Este tipo de PMO entende a alocação de recursos, verifica o tempo e os orçamentos e identifica os riscos antes do início do projeto.
- Portanto, se o Teaching and Tutoring quisesse implementar um PMO corporativo permanente, esse escritório de gerenciamento de projetos poderia ser responsável por supervisionar todos os projetos, desde serviços comunitários a atividades juvenis. Ele verificaria quanto custará cada projeto, quais recursos serão necessários e o prazo para o projeto. Também identificaria quaisquer riscos que possam estar envolvidos com o projeto.
Resumo da lição
Um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) é um grupo criado para ajudar os gerentes de projeto a concluir seus trabalhos com mais eficiência. Existem vários tipos diferentes de escritórios de gerenciamento de projetos, mas os abordados nesta lição incluem:
- Repositório de projeto
- Departamental
- Específico do projeto
- Centro de Excelência
- PMOs corporativos