The General Journal
Muitos de nós mantemos diários ou diários nos quais registramos vários eventos de nossas vidas. Nossos diários geralmente nos lembram da data em que o evento aconteceu, o que aconteceu, quem compartilhou a experiência conosco e quaisquer efeitos profundos que a experiência possa ter tido sobre nós.
O diário geral é a versão contábil de nossos diários pessoais. Ele não registra tudo o que acontece ao negócio, é claro, mas registra todas as transações financeiras que ocorrem (às vezes sozinha, às vezes como um grupo de transações semelhantes). Assim como nossas entradas de diário pessoal, ele registra a data, as contas envolvidas e as quantias em dinheiro, além de fornecer uma breve descrição do que aconteceu.
Formato
Vamos dar uma olhada no formato de um jornal geral.
 |
À esquerda estão duas colunas para a data. Para economizar na escrita, contadores e guarda-livros que usam diários manuais geralmente inserem o ano e o mês apenas quando eles mudam, mas inserem o dia em cada entrada.
A seguir está uma coluna para títulos e explicações das contas. Às vezes, os números das contas são colocados com os títulos, embora isso seja, até certo ponto, uma questão de escolha por parte do contador ou escriturário. A coluna intitulada Post Ref (abreviação de Post Ref) é usada para mostrar para qual página as informações foram copiadas quando a transação foi lançada no razão.
As colunas Débito e Crédito são para onde vão os valores em dólares. O total de dólares na coluna de débito deve ser igual ao total de dólares na coluna de crédito em cada lançamento contábil manual. Enquanto isso acontecer, podemos usar quantas contas precisarmos em qualquer lado de qualquer lançamento contábil manual e tudo ainda terá o equilíbrio.
Abaixo de cada entrada, é comum (e sensato) inserir uma breve descrição do que aconteceu nesta transação. Isso, novamente, é como nossos diários pessoais. Imagine fazer uma entrada em seu diário pessoal como:
19 de junho de 2014, foi para o lago. Ted e Angela vieram.
Você tem a data, tem o evento básico, tem as pessoas (além de você) que foram afetadas, mas daqui a 20 anos você vai ter ideia do que aconteceu no lago? Talvez você faça, se este foi o dia em que pediu a Angela em casamento, ou Ted a pediu em casamento. Ou, se seu barco afundou. Ou algo muito memorável aconteceu, mas provavelmente não se o único evento fora do comum foi você ter que conseguir alguém para dar a partida em seu carro quando a bateria falhou! Adicionar um pouco mais de informação pode ser muito útil mais tarde, seja em seu diário pessoal ou no diário geral.
O diário geral é apenas uma parte do quadro quando se trata de registros contábeis, mas é, em muitos aspectos, a pedra fundamental desses registros. Geralmente é chamado de registro da primeira entrada e é a maneira mais segura de rastrear as várias transações financeiras que afetam um negócio.
Resumo da lição
O diário geral é a versão contábil de nossos diários pessoais. Ele não registra tudo o que acontece ao negócio, é claro, mas registra todas as transações financeiras que ocorrem (às vezes sozinha, às vezes como um grupo de transações semelhantes). Como nossas entradas de diário pessoal, ele registra a data, as contas envolvidas e os valores em dinheiro (crédito e débito), além de fornecer uma breve descrição do que aconteceu.