O que é planejamento de contingência?
O planejamento de contingência está desenvolvendo respostas com antecedência para várias situações que podem impactar os negócios. Embora os eventos negativos provavelmente venham à mente primeiro, um bom plano de contingência também deve abordar os eventos positivos que podem interromper as operações – como um pedido muito grande.
A Importância do Planejamento de Contingência
Todo negócio tem a possibilidade de uma situação impactar negativamente as operações. Se a resposta à situação for ruim, pode haver um impacto dramático no futuro da empresa, como perda de clientes, perda de dados ou até mesmo a perda da empresa.
Um bom plano de contingência deve incluir qualquer evento que possa interromper as operações. Aqui estão algumas áreas específicas a serem incluídas no plano:
- Desastres naturais, como furacões, incêndios e terremotos
- Crises, como ameaças a funcionários ou clientes, lesões no trabalho e acidentes no local de trabalho
- Pessoal, como morte de um gerente sênior ou membros do sindicato entrando em greve
- Perda de dados, como perda devido a desastres naturais, sabotagem ou outra ação criminosa (como um ataque a um site)
- Má gestão, como roubo, negligência de tarefas críticas ou destruição acidental
- Problemas de produto, como um grande pedido que requer realocação de recursos da fábrica ou um recall de produto
O Processo de Planejamento de Contingência
Existem quatro etapas para o processo de planejamento de contingência.
Etapa 1: Analise os riscos
Para começar, precisamos listar todos os eventos possíveis que podem interromper as operações. Podemos usar a lista mencionada anteriormente para nos ajudar a refletir sobre os possíveis riscos para o nosso negócio.
Etapa 2: determinar a probabilidade e o impacto dos riscos
É possível fazer uma lista enorme de impactos potenciais, mas alguns dos eventos serão tão improváveis que pode não ser razoável incluí-los no plano. Este é um processo para se concentrar nos eventos mais críticos:
- Liste todos os eventos possíveis que podem interromper as operações.
- Dê a cada um uma classificação de 1 a 10 com base em seu impacto nas operações. Por exemplo, uma explosão na planta pode ser 10, enquanto um incêndio em uma máquina específica pode ser 3.
- Dê a cada um uma classificação com base em sua estimativa da probabilidade de ocorrência. Pode ser útil fazer um gráfico para isso, com um 1 para indicar que pode acontecer uma vez em 100 anos, enquanto um 10 pode indicar que pode acontecer uma vez por mês.
- Multiplique a classificação de impacto pela classificação de probabilidade de ocorrência para obter uma pontuação total para cada evento possível.
- Use a pontuação para classificar os eventos. Comece trabalhando nas pontuações mais altas primeiro em seu planejamento de contingência e analise a lista. Você pode ter um corte, para que você não perca tempo planejando para pontuações abaixo de um valor específico, uma vez que teriam um impacto menor e menor chance de ocorrência, e podem não valer o tempo para abordar. Você também pode observar os itens de baixa pontuação e criar um processo geral para tratar de quaisquer itens que ocorram e não sejam especificamente abordados no plano, com um gráfico de decisão para determinar as etapas a serem executadas.
Etapa 3: desenvolver um processo para cada item
Começando com seus eventos de maior pontuação, documente cada um:
- Recuperação de desastres ou etapas para proteger pessoas e propriedades durante o incidente. Isso inclui ações como evacuar um prédio, entrar em contato com o pessoal de emergência e prestar contas de todo o pessoal.
- Continuidade, ou etapas para manter o negócio operacional enquanto o evento é abordado. Isso incluiria ações como configurar um local de trabalho fora do local, transferir linhas de telefone e entrar em contato com grandes clientes para avisá-los quando seus pedidos serão entregues. Pense em termos do nível mínimo aceitável de serviços e certifique-se de que esse nível seja alcançado.
- Segurança, ou etapas para proteger os recursos enquanto o evento é tratado. Isso inclui ações como trazer guardas para restringir o acesso às instalações danificadas.
Etapa 4: observe as alternativas
Muitas vezes, existem etapas que podem mitigar os riscos ou, em outras palavras, medidas que podem ser tomadas com antecedência para reduzir a possibilidade ou impacto do evento. Isso incluiria ações como limpar arbustos das instalações e adquirir seguro contra interrupção de negócios. Essas etapas devem ser avaliadas, e as etapas mais econômicas devem ser listadas separadamente em um plano de projeto, com uma data para implementação.
Implementação do Plano de Contingência
Uma vez que o plano esteja concluído, ele deve ser distribuído a todas as pessoas que têm uma função em qualquer evento incluído no plano. Também é uma boa ideia ter uma reunião com essas pessoas e repassar o plano em detalhes, para que saibam qual será seu papel se algo acontecer.
Também é importante ter um método de acompanhamento definido para o seu plano, de forma que todas as etapas que precisem ser implementadas sejam concluídas e que o plano seja revisado regularmente. Deve ser designada uma equipe responsável pelo plano e que se reúna regularmente (pelo menos uma vez por ano e provavelmente com mais frequência no início).
Em cada reunião, o plano atual deve ser revisado para ver se está completo e quaisquer riscos novos ou alterados devem ser identificados e analisados. Os planos de mitigação também devem ser revisados para garantir que foram implementados. Quando o plano é atualizado, um resumo das mudanças deve ser criado, e o resumo e o plano revisado devem ser distribuídos a todos os que teriam uma função em qualquer evento incluído no plano.
Resumo da lição
Vamos revisar. O planejamento de contingência é o processo de desenvolver respostas com antecedência para várias situações que podem impactar os negócios. Para proteger o negócio tanto quanto possível, é muito importante ter um plano de contingência para mitigar quaisquer problemas que possam surgir. Esses problemas podem variar de perda de pessoal a um grande desastre natural. Dedicar tempo para criar e implementar um plano bem pensado e detalhado ajudará muito na proteção da empresa contra o futuro desconhecido.
Processos de planejamento de contingência
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- Planejamento de contingência : desenvolver respostas com antecedência para várias situações que podem impactar os negócios
| Processos |
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| Etapa 1: Analise os riscos |
| Etapa 2: determinar a probabilidade e o impacto dos riscos |
| Etapa 3: desenvolver um processo para cada item |
| Etapa 4: procure alternativas |
Resultados de Aprendizagem
Com conhecimento sólido dos processos de planejamento de contingência, você pode:
- Definir e enfatizar a importância do planejamento de contingência
- Identifique os tipos de emergências
- Explique as etapas do processo do plano
- Discuta a implementação de um plano de contingência