Definição de Gerenciamento de Projeto Enxuto
As empresas trabalham em vários projetos que incluem o desenvolvimento de produtos, serviços e / ou processos. O Lean Project Management usa métodos orientados por dados para gerenciar projetos, concentrando-se na melhoria contínua do processo. Esta abordagem se origina do gerenciamento lean que enfatiza:
- Qualidade
- Equipes de trabalho multifuncionais capacitadas
- Análise de dados
- Maior valor para o cliente (valor agregado)
- Eliminar o desperdício por meio do uso eficiente do tempo, materiais e recursos financeiros dos funcionários
Os métodos de gerenciamento de projeto enxuto são particularmente eficazes com projetos complexos afetados por limitações de custo e recursos. Esses métodos de gerenciamento de projeto incluem Ciclo de Deming, Kanban e Lean Six Sigma (DMEDI). As metodologias de Lean Project Management se concentram em um planejamento detalhado, ferramentas de documentação visual, análise contínua e melhorias de processo para eliminar o desperdício.
Suponha que você seja o gerente de projeto da Quality Corporation. No passado, você gerenciava projetos delegando responsabilidades usando o modelo tradicional de gerenciamento de projetos. Isso envolveu seguir as etapas sequenciais para executar as cinco fases de desenvolvimento do projeto, que incluem iniciar, planejar, executar, monitorar e concluir o projeto. Depois que uma etapa foi concluída, o projeto passou para a próxima etapa sem avaliar a eficácia de cada etapa do processo. A pesquisa afirma que 25% dos projetos não são concluídos a tempo ou são descontinuados antes da conclusão. Você decide explorar três modelos enxutos de gerenciamento de projetos para melhorar o processo de gerenciamento de projetos.
Ciclo de Deming (PDCA)
O Ciclo de Deming é baseado na filosofia de W. Edwards Deming, definindo quatro fases para alcançar resultados consistentes. Deming foi um inovador em qualidade de manufatura japonesa e análise de dados. As fases do ciclo, que podem ser repetidas em qualquer fase conforme necessário, são:
- Planeje analisando e identificando o problema a ser resolvido.
- Faça ou desenvolva soluções para analisar.
- Verifique a eficácia da solução e faça melhorias.
- Atue e implemente a solução revisada.
Os exemplos de ferramentas usadas no Ciclo de Deming incluem os Cinco Por que com perguntas que determinam as causas raiz dos problemas do processo, a filosofia Kaizen com foco em melhorias incrementais e a Análise de Impacto que conta com brainstorming da equipe e avaliação das causas dos erros e soluções para melhorias.
Sua equipe de projeto na Quality Corporation decide usar o método do Ciclo de Deming para projetos que são repetidos com frequência. A equipe participa do brainstorming de análise de impacto durante a fase de planejamento e identifica as respostas a cinco perguntas para avaliar o processo anterior usado para concluir o projeto. Em seguida, na fase de fazer , a equipe identifica as soluções para tentar e avalia o quão bem as soluções funcionaram na fase de verificação . Finalmente, melhorias adicionais necessárias no processo são implementadas na fase de ação. Este ciclo se repete cada vez que a equipe implementa o processo de melhoria contínua.
Lean Six Sigma (DMEDI)
Seis Sigma é um método estruturado e mensurável usado com o propósito de identificar as causas dos problemas antecipadamente para evitar perda de tempo, recursos ou qualidade insuficiente do projeto durante todo o projeto. As cinco fases (DMEDI) para gerenciamento de projetos incluem:
- Definir o objetivo do projeto, estabelecer metas, estruturar e identificar o valor para o cliente e empresa.
- Meça ao longo do processo e da conclusão do projeto, determinando como você quantificará o sucesso.
- Explore novas maneiras de realizar a conclusão do projeto para melhorar continuamente o processo.
- Desenvolva um plano abrangente, incluindo necessidades de pessoal e recursos financeiros, para organizar e implementar o projeto conforme identificado na fase de definição.
- Implemente o plano do projeto para conclusão.
Os métodos Seis Sigma usam ferramentas de gerenciamento enxuto para analisar dados para estabelecer e monitorar medidas de melhoria contínua. Algumas dessas ferramentas incluem: Mapeamento do Fluxo de Valor, que é uma representação visual do início ao fim do processo do projeto, pesquisas de Feedback do Cliente ou grupos de foco para identificar necessidades de melhoria, Análise de Causa Raiz para examinar quaisquer problemas e sintomas e determinar as causas para corrigir , Gráficos de Gantt ou gráficos de barras que representam o progresso do projeto e gráficos de controle de Controle Estatístico de Processo (SPC) para analisar os dados.
Vamos supor que a equipe de projeto da sua Quality Corporation decida usar o método Lean Six Sigma para melhorar um projeto abrangente implementado anteriormente que não foi concluído a tempo. Sua equipe poderia seguir as cinco fases (DMEDI) para analisar profundamente este projeto. Primeiro, você decide definir o propósito do projeto revisando os dados da pesquisa de feedback do cliente para responder qual é o valor do projeto para sua empresa e como o projeto beneficia seu cliente. Você decide desenvolver gráficos de Gantt, ou gráficos de barras, para medir o progresso do projeto. Sua equipe usa Value Stream Mapping para mapear visualmente o processo de implementação e explorar maneiras inovadoras de melhorar o processo da última vez. Esta análise pode ajudá-lo a desenvolverum processo mais eficaz e para implementar um projeto de maior qualidade dentro do prazo.
Kanban
Kanban enfatiza o fluxo do processo para completar o projeto. David Anderson é o criador deste método que usa um quadro visual e cartões para monitorar o fluxo de trabalho. As fases incluem:
- Visualize o fluxo de trabalho para identificar áreas de melhoria.
- Limite o trabalho em andamento para garantir a conclusão do projeto.
- Gerenciar o fluxo de trabalho para melhoria contínua.
- Desenvolva políticas e procedimentos de processo para consistência.
- Colabore para a melhoria contínua do processo.
Como gerente de projeto, você decide representar visualmente o processo de fluxo de trabalho para concluir um novo projeto na Quality Corporation. Sua equipe cria um quadro Kanban e posta cartões identificando as etapas do processo do projeto. Isso permite que sua equipe analise as etapas ao longo do caminho e faça alterações para melhorias.
Resumo
Os métodos de gerenciamento de projetos enxutos diferem das abordagens tradicionais devido ao foco no processo em vez de meramente na conclusão do projeto. Esses métodos evoluíram da gestão enxuta, que enfatiza a qualidade, equipes de trabalho capacitadas, valor agregado para os clientes, redução de desperdício (tempo, financeiro e recursos) e melhoria contínua. Os exemplos de metodologia de projeto Lean incluem o Ciclo de Deming, Lean Six Sigma e Kanban. Todos os métodos de gerenciamento de projeto enxuto investem tempo antecipadamente para analisar completamente o uso de ferramentas enxutas e planejar todos os aspectos do processo. Essa abordagem leva à conclusão consistente e bem-sucedida de projetos de qualidade.