O que é gerenciamento de risco?
A reunião familiar anual é daqui a seis meses e você foi convidado para organizar e coordenar o evento. Isso deve ser fácil, pois você o frequenta todos os anos desde que era um bebê. Encontre um parque, jogue alguns hambúrgueres na grelha e pegue uma rede de vôlei emprestada – fácil, certo? Porém, uma semana antes do evento, vovó Ethel informa que quatro de seus primos são vegetarianos; você descobre a rede de vôlei rasgada em um passeio na praia; e o parque que você selecionou tem uma política de proibição de cães. Para piorar, na véspera do grande evento, a previsão é de 90% de chance de fortes trovoadas. Como você chegou aqui? Como você poderia ter evitado isso?
A gestão de riscos é definida como a identificação, avaliação, priorização e mitigação dos riscos associados a qualquer empreendimento. Quer esse empreendimento seja uma reunião de família ou um novo esforço de construção de vários bilhões de dólares, o risco pode inviabilizar qualquer projeto se não for tratado antecipadamente. A falha em conduzir um bom gerenciamento de riscos pode resultar em atrasos nos cronogramas de conclusão, estouros de orçamento, membros da equipe frustrados e, por fim, falha do projeto.
Primeiro, vamos definir alguns termos-chave. Um projeto é qualquer esforço temporário que tem uma meta definida e pontos de início e parada definitivos. O reagrupamento familiar vai ao encontro da definição de projeto, uma vez que o seu objetivo é reunir a família alargada para um dia de diversão. Sua data de início definida é quando alguém começa a planejar o evento, e sua data de parada definida é quando o evento termina.
Um risco é um evento não planejado ou incerto que pode impactar um projeto. Se um evento não afetará o projeto, não é considerado um risco. Normalmente entendemos o risco como negativo, mas na verdade existem dois tipos de riscos quando se trata de projetos. Nós definiríamos uma ameaça como um risco negativo; no entanto, também há risco positivo, ou o que chamamos de oportunidade . Em nosso projeto de reunião familiar, membros da família vegetarianos, uma rede de vôlei rasgada, uma política de ‘proibição de cachorros’ e tempestades são ameaças porque não foram levados em consideração e afetariam a reunião de forma prejudicial.
Por que o gerenciamento de riscos é importante?
Por que se preocupar com o gerenciamento de riscos? Por que não lidar com os problemas conforme eles surgem? Em primeiro lugar, um gerente de projeto , a pessoa responsável por liderar o projeto do início à conclusão, tem a responsabilidade de antecipar e prevenir problemas do projeto. Em segundo lugar, é quase impossível garantir que um projeto permaneça dentro do cronograma e do orçamento sem gerenciamento de risco. A realidade é que não existe um projeto sem riscos, portanto, é benéfico para a equipe do projeto antecipar e mitigar riscos.
Etapas para gerenciamento de risco
Conforme já observado, a gestão de riscos consiste em identificar, avaliar, priorizar e mitigar riscos. Identificar os riscos, a primeira etapa, é uma tarefa do grupo; nenhuma pessoa pode identificar todos os riscos envolvidos em um projeto específico. Usando a equipe do projeto e especialistas no assunto, se necessário, a equipe deve listar os eventos que podem impactar o projeto, como os eventos em nosso projeto de planejamento de reunião familiar. É sempre uma boa ideia conversar com as partes interessadas (partes interessadas são pessoas que têm interesse ou são impactadas pelo projeto) antes de iniciar a identificação dos riscos. Muitas vezes, o risco será identificado simplesmente conversando sobre o projeto com as partes interessadas.
A próxima etapa é avaliar o risco; muitos gerentes de projeto usam uma ferramenta simples, como uma planilha, para listar e avaliar os riscos. A avaliação de risco deve sempre incluir a probabilidade , ou probabilidade, de que algo ocorrerá e o impacto ou efeito no projeto. A combinação de probabilidade e impacto dará uma exposição ao risco , ou pontuação de risco, que ajudará a determinar os riscos mais altos. Quantificar a probabilidade e o impacto para que uma fórmula matemática possa ser usada para determinar a exposição ao risco elimina algumas das suposições e subjetividade associadas à avaliação de risco. Usar uma fórmula matemática também torna o próximo passo, priorização de risco, simples; os riscos com os números mais altos são as prioridades.
Por último, estratégias de resposta devem ser desenvolvidas para cada risco, de modo que, caso o risco ocorra, o projeto não seja descarrilado e a equipe saiba de antemão como lidar com isso. As estratégias de resposta típicas incluem evitar , mitigar , transferir e aceitar . A prevenção é feita retrabalhando parte do projeto para que o risco não ocorra. Por exemplo, ao planejar uma reunião familiar em uma instalação interna, o risco de ser expulso pela chuva não existiria. Mitigaçãosão medidas tomadas para reduzir o risco para que o impacto seja menor; planejar a reunião da família em um parque com áreas cobertas ou ter um local interno secundário em caso de mau tempo são medidas de mitigação. A mitigação é a estratégia de gerenciamento de risco mais comum. A transferência de risco é feita quando um terceiro é usado para gerenciar partes do projeto para que eles assumam o risco. Em nossa reunião de família, a contratação de um planejador de eventos profissional teria transferido a responsabilidade de planejar e monitorar o mau tempo para o planejador de eventos. Por último, aceitandoo risco ocorre quando o risco é tão baixo ou o impacto tão pequeno que o projeto não está realmente ameaçado caso ocorra; o risco é basicamente ignorado. É muito improvável que uma reunião de família que acontecerá no Arizona em julho seja perturbada pela chuva; portanto, o risco de chuva é aceito sem qualquer outra providência.
Resumo da lição
A gestão de riscos é definida como a identificação, avaliação, priorização e mitigação dos riscos associados a qualquer empreendimento.
As estratégias de gestão de risco incluem:
- Evasão
- Atenuante
- Transferindo
- Aceitando