O que é um projeto global?
Um projeto global é basicamente o que diz na lata – é um projeto baseado em vários países ao redor do mundo. Com projetos globais, várias pessoas ou equipes de projeto estão espalhadas por diferentes países, cada um trabalhando em um único projeto ao mesmo tempo.
Você pode se perguntar por que isso é importante. O mesmo trabalho é feito e o produto final é o mesmo, então por que se preocupar se o projeto tem pessoal em mais de um país? Bem, um projeto global apresenta complexidades e desafios que são totalmente diferentes daqueles enfrentados por projetos baseados em um único país.
Questões específicas para projetos globais
Vejamos um exemplo, usando técnicas comuns de gerenciamento de projetos para destacar por que os projetos globais diferem dos projetos executados em um único país. O gerenciamento de projetos possui muitas ferramentas e técnicas que podem ajudá-lo a entregar um projeto bem-sucedido. Por exemplo, o gerente de projeto ficará encarregado de:
- A reunião diária da equipe do projeto para discutir o progresso, os próximos itens de trabalho e questões pendentes
- Gestão de risco , que é uma estratégia pela qual o risco é minimizado e todos os problemas do projeto são comunicados
- Controle de custos do projeto , que consiste em garantir que os custos não excedam o orçamento ao longo do projeto
Agora, digamos que seu projeto seja baseado em três países diferentes. O país líder é onde sua sede está localizada, que é, neste caso, os Estados Unidos; no entanto, suas equipes de desenvolvimento estão espalhadas pelos Estados Unidos, Índia e Noruega. Vamos revisitar as técnicas comuns de gerenciamento de projetos que acabamos de abordar – equipe de projeto diária, gerenciamento de riscos e controle de custos do projeto – e ver como eles funcionariam com um projeto global, fazendo uma série de perguntas ponderadas:
Reuniões diárias da equipe
Como essas reuniões serão conduzidas? Obviamente, eles não podem ser feitos cara a cara. A que horas deve ser realizada a reunião da equipe? A Índia está 11 horas à frente do escritório dos EUA e a Noruega está seis horas à frente do escritório dos EUA. Em nenhum momento do dia os três fusos horários convergem durante o horário comercial.
Gerenciamento de riscos
Que estratégia será implementada para gerenciar o risco do projeto em países com diferentes apetites por risco? Por exemplo, os projetos escandinavos são tradicionalmente avessos ao risco, mas os projetos executados na Ásia podem ser mais abertos ao risco. Mesmo essas três técnicas padrão de gerenciamento de projetos enfrentam problemas únicos quando você gerencia um projeto global.
Controle de custos do projeto
Como todos os custos podem ser gerenciados em um único orçamento de projeto? Custos diferentes serão incorridos em cada país e em moedas diferentes. Cada país tem seu próprio orçamento e custos incorridos apenas por meio desse orçamento? Os custos são reunidos em uma única base de custo global a partir de um orçamento global? Em caso afirmativo, como as flutuações nas taxas de câmbio são gerenciadas?
Fatores comuns de projetos globais
Barreiras de idioma, diferenças de tempo, diversidade cultural e finanças são os fatores mais comuns que afetam diretamente os projetos globais e podem comprometer o sucesso do projeto. Mesmo dentro de um único país, as pessoas podem falar línguas diferentes, mas isso é muito provável quando pessoas de diferentes países estão envolvidas. Como tal, pode não haver um idioma comum falado fluentemente por todos os membros da equipe. Além disso, os países podem operar em fusos horários totalmente diferentes, causando pouca ou nenhuma sobreposição no horário comercial. As diferenças culturais podem influenciar práticas comerciais importantes, como preferências de comunicação, como comunicação por telefone versus relatórios escritos ou concordar sobre como as comunicações detalhadas devem ser ou o significado dos termos do setor. Inflexões relacionadas às interações sociais e às diferentes leis trabalhistas também são fortemente influenciadas pelas diversidades culturais. Além disso, você terá que gerenciar diferentes moedas e taxas de câmbio variáveis, bem como os custos adicionais de viagem.
Superando Desafios com Sucesso
Aqui estão algumas dicas úteis para gerenciar com sucesso um projeto global com base em uma série de fatores diferentes:
Comunicação
Uma boa estratégia de comunicação é a base para qualquer projeto de sucesso. A estratégia de comunicação para um projeto global deve ser especialmente detalhada e completa para superar todos os desafios discutidos. Deve também maximizar o uso da tecnologia para superar a falta de contato pessoal regular. Use vários canais de comunicação, como videoconferências, reuniões online, mensagens instantâneas, mensagens de texto e assim por diante.
Recursos
Centralize os recursos do projeto, forneça um único repositório para toda a documentação e informações compartilhadas e use a nuvem para armazenar a documentação. Você também deve garantir que todos os membros do projeto tenham acesso a todas as informações o tempo todo.
Língua
Decida um único idioma padrão a ser usado em todas as comunicações e use tradutores, se necessário.
Fuso horário
Obtenha o acordo de todos os membros do projeto sobre o horário das reuniões diárias. Se necessário, use um sistema rotativo para que cada país seja impactado igualmente.
Estilo / Cultura
Seja o mais específico, claro e transparente possível em todos os momentos. Em reuniões online, todos devem falar mais devagar e claramente do que o normal. Faça pausas frequentes e solicite confirmação regularmente, pedindo um ‘Sim’ ou ‘Não’ explícito. Aprenda mais sobre cada cultura e mude seu estilo de gestão de acordo. Por exemplo, algumas culturas preferem uma abordagem autoritária, enquanto outras não gostam de ordens e precisam se envolver. Algumas culturas também precisam de um plano detalhado e outras preferem improvisar.
Viagem
Inclua reuniões presenciais sempre que possível e planeje viagens para a sede de cada país.
Finanças
Considere todos os aspectos financeiros complicados de projetos globais, incluindo práticas contábeis, e monitore de perto as flutuações nas taxas de câmbio. Além disso, certifique-se de incluir um item de orçamento adicional para viagens. Se possível, contrate um contador internacional com experiência em projetos globais complexos.
Resumo da lição
Projetos globais são significativamente mais complexos de gerenciar do que projetos baseados em um único país. Quase todos os aspectos do projeto são afetados por ter que gerenciar pessoas em vários países. Como gerente de projeto, você deve estar ciente dos desafios que um projeto global apresenta, como implicações financeiras complexas, gerenciamento de orçamento mais complexo, dificuldades de comunicação logística e diferenças culturais.
É possível superar esses desafios com uma série de técnicas diferentes, como utilizar canais de comunicação alternativos, adotar um estilo de gestão mais definido, aprender sobre todas as culturas envolvidas e se envolver com um especialista em princípios contábeis internacionais. Gerenciar projetos globais é desafiador, mas entregar esses projetos com sucesso fornece um conjunto de habilidades mais rico que será levado a projetos futuros.