Um Primeiro Olhar
Conheça Betty! Betty acabou de ser promovida em seu emprego trabalhando para a Super Toyland. Sua primeira tarefa foi concluir um grande projeto de desenho de um novo cavalo de pelúcia. Enquanto supervisionava o projeto, ela atribuiu aos funcionários certas tarefas, e tudo parecia estar indo bem. Isso foi até Betty perceber que precisava de olhos de vidro para o cavalo e fios de lã para a cauda e a crina. Super Toyland não carrega nenhum desses materiais e, portanto, ela não pode terminar o projeto sem obtê-los de uma fonte externa. Foi nessa época que Betty conheceu uma importante área de sua empresa, a gestão de compras de projetos , que explica como a Super Toyland trabalha com fornecedores externos.
Definição
Então você pode estar se perguntando, o que exatamente é gerenciamento de aquisições de projetos ? Pois é, é uma colaboração com fornecedores externos para obter ou adquirir bens e serviços para projetos. Esses relacionamentos são frequentemente criados com base em um contrato para que os itens ou serviços necessários sejam recebidos no prazo e atendam aos padrões solicitados pela empresa compradora. Então, se pegarmos nosso exemplo anterior, Betty se beneficiaria em se reunir com o departamento de compras de sua empresa para que eles pudessem firmar um contrato de compra de olhos de vidro e fios de cabelo de um fornecedor externo, a fim de concluir seu projeto.
O processo de aquisição do projeto
Como muitos aspectos em uma empresa, o gerenciamento de aquisições de projetos tem um processo. Esse processo ajuda a garantir que os suprimentos e mercadorias sejam pedidos e recebidos, e que o projeto seja concluído. Freqüentemente, esse processo consiste em cinco partes: início e planejamento, seleção, redação do contrato, monitoramento e fechamento e conclusão.
Iniciando e Planejando
A primeira etapa, iniciar e planejar, é decidir quais suprimentos e bens precisarão ser obtidos de uma fonte externa. Uma vez que o projeto foi decidido, uma lista de suprimentos necessários para concluir o projeto é criada. Feito isso, a empresa especificará quais critérios os suprimentos precisam atender, como prazos e especificações.
Por exemplo, se Betty concluísse esta primeira etapa, ela primeiro criaria o projeto, que é fazer um novo cavalo de pelúcia. Ela então criaria uma lista de suprimentos, que poderia incluir enchimento, olhos de vidro, fios e tecidos. Em seguida, ela decidirá quais itens a empresa tem ou fará e quais precisarão ser pedidos e comprados de um fornecedor externo. Nesse caso, a Super Toyland tem estofamento e tecido, mas precisa usar um fornecedor para olhos e fios de vidro. Betty então precisa especificar exatamente que tipo de olhos, como tamanho, cor e quantidade, bem como o período de tempo em que precisa deles. Ela também precisará especificar a cor, a largura e o comprimento do fio de que precisará.
Selecionando
Uma vez que a lista de suprimentos foi concluída e as especificações foram decididas, é hora de entrar em contato com os fornecedores e fornecedores em potencial que podem oferecer os itens necessários. Este é o processo de seleção . A seleção pode ser feita por meio de conferências e / ou comunicação com potenciais fornecedores para que estejam cientes das necessidades da empresa e possam tirar dúvidas. Os licitantes podem então enviar suas propostas. Como Betty sabe que precisa de olhos de vidro e fios, o departamento de compras procura vendedores que ofereçam esses suprimentos. Eles então decidem convidá-los para uma webconferência para que possam explicar as especificações, como cor, quantidade e prazo. Quando as conferências terminam, todos os fornecedores em potencial são solicitados a enviar uma proposta para ser considerada pela Super Toyland.
Escrita de contrato
Depois que todas as propostas são consideradas, os fornecedores são escolhidos. O processo de redação do contrato cria um documento que descreve todas as condições do relacionamento entre a empresa e o fornecedor. Este também é o momento em que um cronograma é negociado e decidido para que os itens sejam entregues no prazo para conclusão do projeto.
Para Betty, o departamento de compras informa que encontraram um fornecedor de artesanato que oferece olhos de vidro e fios. Betty, então, descreve todas as condições que ela precisa atender quanto a tamanho, cor e quantidade, para citar alguns, e elabora um contrato. Ela também sabe que os olhos precisam ser entregues até o final do mês e a linha precisa ser entregue duas semanas depois, a fim de terminar o cavalo de pelúcia a tempo para uma grande feira de brinquedos que se aproxima. Portanto, ela especifica no contrato o prazo em que os suprimentos devem ser entregues.
Monitoramento
Uma vez que os contratos são assinados, a próxima etapa é monitorar o processo e o andamento da entrega, e verificar os itens reais para ver se eles atendem às especificações descritas no contrato. Isso significa que a empresa garantirá que os itens sejam entregues de acordo com o contrato e que os itens acabados sejam exatamente o que foi pedido. Para Betty, isso significa verificar com o fornecedor para ter certeza de que os olhos serão entregues até o final do mês e que o fio será entregue duas semanas depois. Isso também significa que Betty precisará verificar os olhos e os fios quando eles chegarem para ter certeza de que atendem às condições do contrato. Eles são da cor e do tamanho certos? Existem olhos suficientes? O fio é longo o suficiente?
Fechamento e Conclusão
Fechar e concluir é a etapa final do processo de gerenciamento de aquisições do projeto. Durante esta etapa, os contratos são concluídos e encerrados. É também a etapa em que uma empresa pode avaliar o processo e decidir o que deu certo e o que precisa de melhorias para projetos futuros. Por exemplo, uma vez que os itens tenham sido entregues e verificados para garantir que atendam às especificações, ela pode encerrar o contrato com sucesso. Em seguida, ela e o departamento de compras podem ter uma reunião para discutir o que foi bom no processo. O fornecedor foi fácil de trabalhar e eficiente? Os olhos de vidro eram de ótima qualidade? Essas duas perguntas e muitas outras podem ajudar a definir o sucesso do processo.
Resumo da lição
O gerenciamento de aquisições de projetos é a criação de relacionamentos com vendedores e fornecedores externos de bens e serviços necessários à conclusão de um projeto. Este processo é composto de cinco etapas, incluindo início e planejamento, seleção, redação do contrato, monitoramento e fechamento e conclusão. Feito corretamente, esse processo beneficia todas as partes envolvidas e tem potencial para criar relacionamentos comerciais duradouros.
Resultados de Aprendizagem
Depois de terminar o vídeo, você deve ser capaz de:
- Explique o que é gerenciamento de aquisições de projetos
- Descreva as cinco etapas do processo de aquisição do projeto