Compreendendo a análise de causa raiz
A maioria de nós já participou de reuniões em que os mesmos problemas voltaram à pauta mês após mês. A análise da causa raiz é uma técnica de melhoria de qualidade que ajuda a resolver um problema para entender o que está causando o problema. Os gerentes de projeto costumam usar a análise de causa raiz para evitar que o problema se repita.
É fundamental ter um forte entendimento do problema que precisa ser melhorado para que uma mudança bem-sucedida seja alcançada. Como o problema pode ser bem compreendido? É mais bem feito ao colaborar com uma equipe que tem experiência com o problema e uma compreensão do que contribui para ele.
Vejamos um exemplo. Uma instituição de saúde não cumpriu a expectativa de atender os clientes em até sete dias corridos após a alta hospitalar. Nas discussões, os membros da equipe investigaram a barreira real para cumprir o padrão de conformidade. O principal problema era a falta de notificação do hospital quando pacientes mútuos eram admitidos, muito menos notificação quando os pacientes recebiam alta do hospital.
Coleção de dados
A coleta de dados é uma força motriz dos processos de gerenciamento de projetos. O benefício de medir os dados é a capacidade de entender a extensão e a gravidade do problema. Os dados também ajudam a priorizar as necessidades e analisar melhor a causa do problema.
A organização de saúde que discutimos coletou dados e descobriu que eram 20 por cento compatíveis, em comparação com o padrão de 100 por cento de conformidade. Os membros da equipe reconheceram que precisavam de alguns meses para melhorar e que seria irreal esperar conformidade perfeita imediatamente.
Perguntando por que
Além disso, o gerenciamento de projetos envolve a análise dos Cinco Porquês , que é definida como a identificação sistemática da causa raiz do problema. É fundamental identificar por que o problema é recorrente para descobrir como ele pode ser corrigido. É um processo de fácil compreensão e produtivo em muitos cenários. Essa análise ajuda a mostrar a correlação de causa perguntando repetidamente por quê.
Os Cinco Porquês começam com uma definição do problema. Vejamos um exemplo.
- Declaração do problema: você está indo para o trabalho e lembra que se esqueceu de fechar a porta da garagem.
- Primeira pergunta: Por que você não fechou a porta da garagem? Porque eu estava com pressa.
- Segunda pergunta: Por que você estava com pressa? Porque acordei tarde.
- Terceira pergunta: Por que você acordou tarde? Porque não ouvi o alarme.
- Quarta pergunta: Por que você não ouviu o alarme? Porque não liguei o alarme.
- Quinta pergunta: Por que você não ligou o alarme? Porque tomei remédio para resfriado que me deixou sonolento e adormeci na sala.
O processo de responder por que após cada pergunta ajuda a identificar e detalhar para ver os motivos pelos quais um problema ocorre. Neste exemplo, podemos observar que a causa raiz para o não fechamento da porta da garagem ao sair de casa foi o resultado de tomar remédio para resfriado, o que levou à sonolência e ao adormecimento em um local longe do despertador e, em última instância, negligência do guarda a casa ao partir.
Identificando Soluções
Soluções criativas e eficazes começam com colaboração e pensamento crítico. Os grupos de trabalho se beneficiam do brainstorming, que ajuda um grupo de trabalho a usar sua inteligência coletiva para formar várias ideias em um curto espaço de tempo. A instituição de saúde fez as seguintes perguntas: Como a organização fica sabendo da admissão de clientes no hospital? O que pode ser feito para tornar a comunicação mais oportuna? Como o departamento de registros médicos pode ajudar na comunicação sobre as descargas de terceiros?
Aqui estão algumas perguntas comuns a serem feitas para identificar ao determinar soluções relacionadas a erros individuais:
- A informação foi distribuída corretamente?
- O destinatário entendeu a informação?
- O treinamento apropriado para completar a tarefa foi fornecido à pessoa?
- Foi necessário muito julgamento para realizar a tarefa?
- As diretrizes estavam disponíveis?
Implementando Mudança
Implementar mudanças envolve concordar em soluções. Em seguida, os grupos devem identificar quem, o quê, quando, onde e como a implementação ocorrerá. É necessário definir claramente todos os aspectos do processo de implementação para que nenhuma etapa seja esquecida. Isso pode ser melhor facilitado quando as equipes respondem às perguntas certas.
Vamos dar uma olhada nas perguntas importantes a serem feitas durante este estágio:
- Quem é a população-alvo da mudança?
- Qual é a mudança e / ou teste a ser implementado?
- Quando a mudança será implementada?
- Onde (em que local) a mudança ocorrerá?
- Como ocorrerá a implementação?
Depois de implementar a mudança, a etapa final é observar o impacto da mudança, independentemente de o resultado ser positivo ou negativo. As perguntas a serem feitas são:
- O que foi aprendido com a implementação?
- Você alcançou seus objetivos e metas?
- Você respondeu às perguntas que queria abordar?
- Quais são suas principais conclusões?
Resumo da lição
A análise de causa raiz é um método para enfocar os motivos pelos quais um evento ocorre, a fim de evitar uma recorrência. As primeiras etapas do gerenciamento de projetos são definir o problema e, em seguida, coletar os dados iniciais para entender as áreas de melhoria e a necessidade de crescimento. Para identificar as soluções com sucesso, é importante concluir a análise dos Cinco Porquês, que é definida como a identificação sistemática da causa raiz do problema. O brainstorming é útil para ajudar um grupo de trabalho a usar sua inteligência coletiva para formar várias ideias em um curto espaço de tempo. Finalmente, execute as etapas para implementar a mudança e, em seguida, avalie os efeitos da mudança no problema inicial.