Importância do Planejamento
Quando eu estava na faculdade, meu namorado e eu decidimos entrar no carro um dia e começar a dirigir. Não sabíamos para onde íamos, mas a aventura de viajar sem um plano parecia tão emocionante! Bem, cinco horas, um pneu furado e um caminhão de reboque depois, estávamos perdidos em um lugar que nunca tínhamos estado sem ainda saber para onde estávamos indo. A viagem foi um desastre. Não tínhamos planejado pagar por nenhuma ‘emergência’ inesperada, então o custo do reboque e do pneu nos deixou sem dinheiro para comida ou um lugar para ficar. Depois de colocar o carro de volta em funcionamento, voltamos para nossos apartamentos, desanimados e descontentes. O que prometia ser uma aventura inesperada acabou sendo uma lição cara sobre a necessidade de planejar com antecedência.
Como professor de inglês, meus alunos costumam me perguntar: ‘As pessoas realmente seguem o processo de escrita no mundo real?’ E acho que, para ser honesto, a resposta é não, nem sempre. Mas eles deveriam. Porque não pré-escrever, escrever e reescrever pode levar a muito tempo extra e frustração. Se você não sabe para onde está indo, como chegará lá? Escrever, como viagens rodoviárias, requer um pré-planejamento. Você precisa ter uma direção em mente e um plano para o que deseja fazer ao longo do caminho.
Pré-escrita
A pré – escrita é o processo de reunir informações sobre um assunto e planejar o que nossa comunicação dirá e se parecerá. A pré-escrita é o roteiro para nossos documentos. Devemos estabelecer nosso propósito, identificar nosso público e planejar nossa mensagem.
Estabelecer um plano ajudará a garantir que comunicamos nossa mensagem de maneira eficaz e que nosso público-alvo seja capaz de compreender e aplicar as informações com facilidade. Durante a fase de pré-escrita, considere seguir estas etapas para ajudar a traçar um plano para sua comunicação:
1. Estabeleça seu propósito. Pergunte a si mesmo, por que você está criando este documento? Você está tentando informar uma audiência sobre algo? Você quer instruir o público sobre como fazer algo? Você precisa persuadi-los a acreditar em algo? Estabelecer seu propósito ajudará a determinar o tipo de comunicação que você cria.
Por exemplo, informar um público sobre um novo avanço científico pode significar que você escreve um artigo para uma revista ou um trabalho de pesquisa sobre o seu tópico. No entanto, instruir seu público sobre como usar uma nova máquina de costura exigirá um tipo de documento totalmente diferente. Pode ser necessário criar um manual de instruções com muitos gráficos e instruções passo a passo. Saber qual é o seu objetivo o ajudará a escolher o melhor formato para sua comunicação.
2. Identifique seu público. Para quem você está criando este documento? Quem é seu público determina como você comunicará suas informações.
Por exemplo, se você pretende que seu documento seja lido por geeks de computador criando um novo sistema de processamento, a linguagem que você usará será de alta tecnologia e cheia de jargões. Mas se você está explicando ao público em geral como usar o novo sistema de processamento, sua linguagem deve ser simples e fácil de entender. Você deve determinar quem é seu público-alvo antes de começar a escrever, para saber como dizer o que deseja.
3. Reúna suas informações. Agora que você sabe o que quer dizer e para quem quer falar, precisa coletar os detalhes. Certifique-se de considerar tudo o que o público precisa saber. Você tem as datas, horários, despesas, locais e ações necessárias corretos? A comunicação não pode ser eficaz se não for completa e precisa.
Imagine fazer uma viagem sem parte do mapa. Você precisa reunir todas as informações necessárias para redigir seu documento, de forma que não deixe de fora nenhum detalhe importante acidentalmente em sua comunicação.
4. Planeje sua mensagem. Depois de reunir todas as informações, você pode começar a definir exatamente o que deseja dizer. Considere o uso de uma dessas técnicas de pré-escrita ao planejar o que dizer e quando dizer em sua comunicação:
- Mapeamento de bolhas – os mapas de bolhas permitem que você tenha ideias colocando seu tópico principal no círculo central e, em seguida, vinculando todas as idéias que você precisa expressar sobre esse tópico em círculos que se ligam ao centro.
- Esboço – Se você gosta de suas informações organizadas de uma maneira mais ordenada, você pode fazer um esboço de suas informações. O conceito é o mesmo que o mapeamento de bolhas, pois você determina seus pontos principais e os detalhes que explicam esses pontos, mas o layout permite um exame organizado e ordenado de como os detalhes se encaixam. A estrutura de tópicos pode ser mais benéfica para aqueles que têm muitos pequenos detalhes que deseja incluir no documento.
- Storyboarding – Se você é um aprendiz visual, o storyboard é uma excelente maneira de visualizar o que precisa dizer. Você simplesmente extrai todos os detalhes importantes de sua comunicação em ordem de importância ou ação.
Existem muitas técnicas diferentes de pré-escrita, então escolha a que melhor se adapta às suas necessidades. Usar um irá garantir que você apresente suas informações de maneira lógica e ordenada e que não deixe de fora um detalhe importante acidentalmente.
Escrita
Depois de determinar seu público e objetivo, reunir todas as suas informações e planejar o que deseja dizer, é hora de começar a escrever. Escrever é simplesmente o processo de colocar suas informações em palavras, frases e parágrafos apropriados. Os pontos mais importantes a serem considerados ao escrever seu rascunho são a organização e o formato do documento.
Organização é o método pelo qual você organiza as informações em seu documento. Você tem muitas opções para organizar suas informações. A seguir estão algumas das estruturas organizacionais mais populares:
- A solução de problemas permite que você explique um problema e forneça soluções potenciais. Esse tipo de organização ficaria ótimo em um documento apresentando ideias de como melhorar uma área de uma empresa.
- A organização cronológica permite que você anote as etapas a serem seguidas com base no que deve ocorrer primeiro, segundo, terceiro e assim por diante. Se você estiver desenvolvendo um manual do usuário para um telefone celular, a ordem cronológica pode ser sua melhor opção organizacional.
- Comparar e contrastar permite explicar como dois itens são semelhantes e como eles são diferentes. Essa estrutura organizacional é perfeita para explicar como um produto atualizado mudou do original.
- De cima para baixo: Finalmente, um tipo comum de estrutura organizacional para documentos técnicos é a abordagem de cima para baixo. Nessa estrutura, você fornece uma visão geral do que vai dizer no início do documento e, a seguir, fornece informações detalhadas em parágrafos e marcadores. A abordagem de cima para baixo seria ótima para fornecer pesquisas sobre um novo tipo de medicamento.
O tipo de organização que você escolhe para sua comunicação varia de acordo com seu propósito e público, mas é importante escolher um padrão organizacional e segui-lo para que os leitores possam acompanhar facilmente as informações que você está apresentando.
A outra área que você deve levar em consideração ao escrever é como formatará o documento. A formatação é a maneira como você organiza e exibe suas informações. Depois de escrever todas as informações, examine como o texto aparece no documento. É fácil de ler? Os pontos importantes são fáceis de encontrar? O documento fornece um auxílio visual para ajudar a explicar informações mais difíceis? A formatação do documento permite que o usuário acesse e entenda mais facilmente as suas informações. Considere o uso dessas técnicas de formatação durante o processo de escrita:
- Coloque os pontos principais em negrito ou fontes maiores
- Use marcadores para detalhes importantes
- Inclua um auxílio visual ou gráfico
- Insira tabelas ou gráficos para agrupar informações
Ler grandes blocos de palavras pode entorpecer o cérebro e o público pode perder o foco na mensagem. Adicionar técnicas de formatação manterá seu documento amigável e permitirá que o leitor encontre informações rapidamente.
Reescrevendo
Tenho certeza de que, uma vez que você finalmente escreveu tudo o que precisava dizer, seu cérebro ficou entorpecido, mas não cometa o erro de publicar seu documento antes de revisar seu trabalho. Faça uma pausa de quinze minutos, vá tomar uma xícara de café e, quando seu cérebro tiver a chance de descansar, volte ao documento para uma segunda olhada. Reescrever é o processo de revisar e editar o que você escreveu para corrigir quaisquer erros gramaticais e garantir que as informações sejam corretas, concisas e completas. Ao reescrever, siga estas etapas para garantir que você produza o documento mais preciso e fácil de usar possível:
- Adicione detalhes a quaisquer áreas que possam parecer vagas
- Exclua palavras ou frases desnecessárias
- Corrija quaisquer erros gramaticais
- Verifique se todas as informações são precisas
- Examine o formato para garantir que informações importantes sejam destacadas
Depois de ler seu rascunho algumas vezes, peça a um colega que analise o documento também. Dois pares de olhos são melhores do que um, e um observador objetivo será capaz de dizer se você teve êxito em comunicar suas informações.
Resumo da lição
A redação técnica envolve mais do que apenas inserir informações em um documento. É necessário um planejamento cuidadoso para criar um documento que comunique efetivamente um propósito e atenda às necessidades do público-alvo. Crie um roteiro para ajudar a orientá-lo em seu processo de escrita. Use a pré – escrita para reunir informações sobre o assunto e planejar o que deseja dizer.
Depois de determinar seu propósito, público e plano, você pode começar a escrever colocando suas informações em palavras, frases e parágrafos apropriados, considerando cuidadosamente a organização e a formatação de seu texto. Finalmente, depois de uma breve pausa mental, revisite seu documento reescrevendo-o para revisar e editar o que você escreveu para corrigir quaisquer erros gramaticais e garantir que as informações estejam corretas, concisas e completas. Seguir o processo de redação à medida que completa o documento técnico garantirá que você comunique sua mensagem com eficácia e que seu público possa compreender e aplicar rapidamente as informações que você apresentou.
Resultados de Aprendizagem
Depois de assistir a esta lição, você será capaz de:
- Identifique e explique as etapas para a pré-escrita, escrita e reescrita
- Examine as estruturas organizacionais que você pode usar para escrever seu documento