Vendas e Marketing
Os hotéis são locais da moda para eventos, como casamentos e conferências. Os principais hotéis oferecem não apenas espaços para conferências e eventos, mas também quartos de hotel, salões e até atividades em um só lugar.
Os hotéis não podem ignorar que muitos salões de alimentação e centros de conferências oferecem recursos e comodidades semelhantes. Um gerente de vendas de hotel experiente entende que há concorrência e empregará estratégias de marketing inteligentes para atrair os mercados-alvo de lazer e negócios em sua direção.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais os vendedores de hotéis atraem seus mercados-alvo. Por um lado, procuram clientes qualificados. Um lead qualificado é aquele que envolve um cliente que pode pagar o preço do evento e está disposto a se comprometer. Existem várias maneiras de localizar este cliente.
O cliente lazer é aquele que reserva eventos por prazer, como casamentos, aniversários e chás de panela. Uma boa maneira de localizar esse cliente é por meio de shows de noivas, butiques de noivas, planejadores de eventos privados e campanhas publicitárias. Não se esqueça de sites de mídia social como Facebook e Instagram.
O cliente empresarial reserva eventos como conferências e seminários. Esses eventos se diferenciam dos eventos de lazer porque frequentemente envolvem pernoites em quartos e amplo serviço de alimentação, como café da manhã, lanche, almoço e jantar. O marketing para este grupo é um pouco diferente e requer uma abordagem única. Algumas maneiras de atrair o cliente de negócios incluem referências de clientes existentes, programas de recompensa para planejadores de eventos e ligações frias para planejadores dentro da empresa.
Depois que o cliente escolhe o hotel como local, há muito mais a fazer. Vamos ver o que acontece a seguir.
Fase de Pesquisa e Projeto
Existem várias etapas envolvidas no planejamento de um evento. Para esta lição, usaremos o exemplo do casamento de Heather e Sebastian. Assim que o casal escolhe o hotel, a gerente de vendas do hotel, Janet, começa a trabalhar.
Janet começa com a primeira etapa do processo de planejamento. Isso é conhecido como pesquisa e envolve fazer perguntas aos clientes para determinar suas necessidades e desejos, bem como seu orçamento e cronograma. Nesse estágio, Janet faz perguntas importantes e confirma continuamente cada decisão que Heather e Sebastian tomam ao longo da conversa.
Para um casamento, Janet pode perguntar:
- Data e hora
- Número de convidados convidados
- Número de quartos necessários
- Número de locais do evento necessários para o ensaio e jantar de casamento
- Despesas
- Tema
- Opções de alimentos e bebidas
- Esquemas de cores de linho de mesa
- Preferências de flores
- Preferências de entretenimento
Assim que Heather e Sebastian decidem suas escolhas, Janet prepara uma RFP , ou Solicitação de Proposta . Este é um orçamento para os serviços que o planejador de eventos propõe ao cliente e inclui tudo o que foi discutido e decidido. Quando Heather e Sebastian estiverem preparados para se comprometer, eles aceitarão a RFP e entrarão em um contrato por meio de um pedido de banquete, geralmente fazendo um depósito para o evento.
Agora que Janet tem o contrato em vigor, ela passa para a próxima etapa do planejamento, a fase de design . É aqui que Janet começa a trabalhar no evento, escolhendo os aspectos do design para criar o tema. Para Heather e Sebastian, isso significa um tema náutico. Janet escolherá cores, texturas e elementos específicos que darão vida ao tema náutico.
Fase de planejamento
Contra-intuitivamente, a fase de planejamento vem a seguir. Esta é a fase em que o vendedor deve considerar o orçamento junto com todos os detalhes da solicitação do cliente. Agora que Janet tem a pesquisa e o design em mente, ela terá que planejar cuidadosamente os componentes do casamento dentro do orçamento do cliente. Isso pode significar um orçamento ilimitado em que poucas alterações ou modificações são necessárias. Ou pode significar ficar dentro de um orçamento apertado.
Isso também significa confirmar a disponibilidade do local, dos quartos do hotel e do serviço de alimentação, bem como coordenar o transporte dos hóspedes, se necessário.
Fase de Coordenação
Conforme o grande dia se aproxima, Janet está em contato com Heather e Sebastian para se certificar de que nada mudou. Se nada aconteceu, Janet está bem encaminhada para a fase de coordenação . Isso geralmente começa cerca de um dia após o evento real. Nesta fase, Janet acerta com a recepção os pedidos especiais de reserva de quartos dos hotéis, como a entrega de sacolinhas nos quartos ou a colocação de champanhe na suíte nupcial.
Ela também fornece a Heather e Sebastian, e eventualmente o departamento de serviço de alimentação do hotel, um BEO , ou pedido de evento de banquete . Este é um contrato juridicamente vinculativo e é o pedido real de todo e qualquer alimento e bebida necessário para a cozinha. Neste caso, haverá um jantar de ensaio, um jantar de casamento e um brunch no dia seguinte ao casamento. Um BEO separado será concluído para cada evento.
Aqui estão algumas das informações que podemos esperar encontrar em um BEO:
- Sala onde o evento será realizado
- Tipo de função
- Data e hora
- Número de participantes esperados
- Número de participantes garantidos
- Detalhes do menu com preços
- Pedidos audiovisuais
- Quaisquer pedidos especiais
É importante notar que o número de convidados esperados e o número de convidados garantidos podem ser diferentes. Normalmente, o planejador convida uma certa quantidade de pessoas sabendo que haverá cancelamentos. O gerente de vendas atende e vai pedir que embora por exemplo sejam esperadas 100 pessoas, o cliente deve garantir que eles vão pagar por um mínimo de 80 pessoas. Se mais comparecerem, o cliente será responsável pelo pagamento dos hóspedes adicionais.
Fase de Execução
A fase de execução ocorre no dia ou dias do evento. É quando o evento ocorre e pode ser a mais estressante de todas as fases. Para os eventos de casamento de Heather e Sebastian, Janet está no hotel garantindo que tudo seja executado perfeitamente. Ela também está à disposição para resolver quaisquer problemas ou questões que possam surgir.
Normalmente, um evento bem planejado ocorre sem problemas. Se todas as etapas do evento foram bem planejadas, o casamento de Heather e Sebastian será uma noite e um fim de semana que eles vão lembrar para sempre.
Resumo da lição
Nesta lição, aprendemos sobre o ciclo de planejamento de eventos . Este ciclo envolve a realização de pesquisas sobre as necessidades e desejos do cliente e, o mais importante, o orçamento. Feita a pesquisa, o vendedor faz planos específicos para o evento. Uma vez feito o planejamento, a coordenação do evento ocorre e geralmente começa com um pedido de banquete que é assinado pelo cliente e entregue ao gerente do food service. No dia do evento, o vendedor estará no local para solucionar eventuais problemas e auxiliar na execução do evento para superar as expectativas do cliente.