Uso Típico de Software
Considere-se trabalhando no departamento de marketing de uma grande organização. Você é o gerente de uma das unidades do departamento e sua unidade é responsável por atualizar os relatórios de vendas. Vejamos como você passa um dia normal.
Ao longo do dia você usa seu e-mail. Pela manhã, você recebe um e-mail de um dos membros de sua equipe – ela está trabalhando em um relatório trimestral e precisa de seu feedback. Você abre o relatório em seu software processador de texto, adiciona alguns comentários e envia o relatório de volta para ela. Um pouco depois, você recebe um telefonema alertando que os novos números de vendas foram atualizados. Você abre seu software de banco de dados para verificar os números mais recentes. Você pega os dados da semana passada e os exporta para um software de planilha para fazer um gráfico da tendência nas vendas dos produtos selecionados.
Você tem uma reunião no final do dia e, portanto, copia e cola o novo gráfico em seu software de apresentação para preparar uma apresentação de slides para que possa compartilhar sua análise de vendas. De volta ao seu escritório após a reunião, você digita as anotações da reunião no software de processamento de texto, inclui o gráfico do software de planilha e envia tudo para a equipe. Foi mais um belo dia no escritório.
Os vários tipos de software que você usou, cada um tem sua própria funcionalidade específica. No entanto, eles são freqüentemente usados em combinação e faz sentido agrupá-los em um pacote de escritório ou pacote de produtividade . Um pacote de software de escritório é uma coleção de aplicativos de software que são distribuídos juntos e projetados para interagir uns com os outros. Os aplicativos normalmente incluídos em um pacote de software são software de processamento de texto, planilha, apresentação e banco de dados.
Muitos outros aplicativos de software podem ser agrupados em um pacote de escritório – por exemplo, software de ilustração, software de edição de fotos, software para criar diagramas, ferramentas de software colaborativo e vários outros. No entanto, eles são menos comuns e se estão incluídos ou não depende do tipo de suíte de escritório.
Benefícios
Há uma série de benefícios em usar um pacote de escritório em vez de uma série de aplicativos de software independentes:
- Os vários aplicativos de software possuem uma interface semelhante. Isso torna mais fácil aprender o software e alternar entre eles.
- O software foi projetado para funcionar em conjunto. Isso facilita a inserção de documentos de um tipo em outro. Por exemplo, se você pode copiar um gráfico de uma planilha para uma apresentação, ainda poderá editar o gráfico porque os programas estão vinculados.
- O custo de um pacote de escritório costuma ser muito menor do que a soma dos vários aplicativos combinados.
Normalmente, quando uma organização adota um software de suíte de escritório, a maioria dos funcionários acaba usando o software da mesma empresa. Isso pode reduzir os custos de treinamento e facilitar o compartilhamento de documentos. Lembra-se do exemplo em que você abre um relatório escrito por um dos membros da sua equipe, adiciona alguns comentários e o devolve a ela? Isso é muito mais fácil se vocês estiverem usando o mesmo software.
No entanto, mesmo se você não estiver usando o mesmo software, você ainda pode colaborar uns com os outros nos mesmos documentos. Os pacotes do Office possuem ferramentas integradas para converter formatos diferentes, para que você possa abrir um documento no seu software, mesmo que ele tenha sido criado com um software de outra empresa.
Diferentes pacotes de escritório
Existem várias suítes de escritório feitas por empresas diferentes. Um dos pacotes de escritório mais usados é o Microsoft Office. Isso inclui Word, Excel, PowerPoint e Access. Desenvolvido originalmente para o sistema operacional Windows, este pacote de escritório também possui uma versão para Mac OS.
OpenOffice by Apache é um pacote de escritório gratuito e de código aberto. Inclui Writer, Calc, Impress e Base. Uma versão diferente deste pacote também está disponível sob o nome de LibreOffice com os mesmos aplicativos. Especificamente para o Mac, existe o iWork da Apple. Inclui Pages, Numbers e Keynote, mas não possui um aplicativo de banco de dados. A única característica do iWork é que ele também está disponível para o sistema operacional iOS usado em telefones celulares fabricados pela Apple.
O software típico de suíte de escritório é instalado no disco rígido do computador específico, conhecido como instalação local. Recentemente, houve uma tendência de disponibilizar softwares totalmente online. Esta abordagem de ‘software como serviço’ não requer uma instalação local e o software pode ser acessado online usando apenas um navegador da Internet. Um dos pacotes de escritório online mais amplamente usados é o Google Docs do Google. Isso inclui recursos de processamento de texto, planilha e apresentação. O Google Docs também possibilita trabalhar com seu documento em um telefone celular com o sistema operacional Android.
Resumo da lição
O software do pacote Office é uma coleção de aplicativos comumente usados. Um pacote de escritório típico inclui software de processamento de texto, planilha, apresentação e banco de dados. Existem vários pacotes de escritório diferentes, incluindo versões comerciais, gratuitas e de código aberto.
Resultado de aprendizagem
Depois de assistir a esta lição, você será capaz de discutir os benefícios do software de suíte de escritório e os diferentes tipos disponíveis.