Gerenciamento de Projetos
Vamos imaginar que você trabalhe para Sewing Suits, uma empresa que fabrica uma variedade de produtos de vestuário de alta qualidade. Nos últimos dois anos, suas funções envolveram operar uma máquina de costura e, ocasionalmente, ajudar em tarefas administrativas diversas, como atender o telefone. Embora seu trabalho sempre tenha sido bom, você percebeu recentemente que um cargo de gerência foi aberto e você está muito interessado. Ao examinar as funções, você percebe que a principal responsabilidade pelo cargo exige que o candidato compreenda o gerenciamento de projetos, especificamente a execução e a supervisão de um projeto do início ao fim. Antes de se inscrever, você decide que é melhor aprimorar suas habilidades e conhecimentos sobre gerenciamento de projetos para poder explicar algumas das melhores práticas a serem seguidas para o gerenciamento de projetos.
Criando uma Fundação
Antes de examinarmos as melhores práticas e técnicas de gerenciamento de projetos, vamos primeiro explicar e definir o que é gerenciamento de projetos. Gerenciamento de projetos é um termo usado para descrever a utilização de recursos para planejar e supervisionar um projeto do início ao fim. Ou seja, é a prática de planejar um projeto e utilizar as ferramentas e recursos de que a empresa dispõe para que seja concluído com sucesso. Conforme esta lição avança, aprenderemos as melhores práticas e técnicas para ajudar na transição de um projeto do início ao fim, planejando adequadamente e usando os recursos de uma organização.
Melhores práticas e técnicas
Como a maioria das organizações deseja fazer tudo melhor, mais barato e com mais eficiência, não é surpreendente que o gerenciamento de projetos também busque esses objetivos. Isso significa que muitas empresas desejam que os projetos não apenas sejam concluídos com êxito, mas também que sejam concluídos de maneira mais rápida, barata e melhor. Isso significa que uma empresa precisa entender e utilizar práticas e técnicas capazes de tornar um bom projeto ainda melhor.
Antes de um projeto começar, é importante para a empresa planejá-lo primeiro. Isso significa explicar e delinear todos os detalhes do projeto. Isso pode ajudar uma empresa a reduzir custos desnecessários, minimizar a duração do projeto e aumentar a qualidade do projeto. Por exemplo, se você estava entrevistando para a vaga aberta, você pode dar uma visão geral do projeto, explicar os objetivos do projeto, discutir os riscos do projeto, descrever a abordagem para concluir o projeto, explicar quem estará ajudando com o projeto e analise os custos do projeto.
Também é importante criar um plano de trabalho do projeto no qual a empresa atribui todos os recursos que serão usados e determina o prazo em que o projeto será concluído. Por exemplo, você pode explicar em sua entrevista que, para concluir um projeto com sucesso, você precisará definir uma hora de início e uma hora de conclusão para que o projeto permaneça na tarefa.
Você também vai querer entender o escopo do projeto e saber o que planeja realizar ao concluí-lo. Também é uma ótima maneira de definir os limites do projeto. Saber o escopo do projeto ajudará a determinar quanto trabalho é necessário para concluí-lo. Por exemplo, ao entrevistar para o cargo de gerente de projeto, você pode afirmar que o escopo fornecerá os detalhes de por que o projeto está sendo concluído e como será concluído.
Compreender e definir as entregas do projeto também é fundamental. Esse entendimento responde à pergunta, ‘o que o projeto entregará?’ Por exemplo, se você fosse discutir um projeto de anúncio durante a entrevista, poderia explicar que a arte da campanha real constituiria os produtos.
Assim que o projeto começa, é importante monitorar seu progresso real em comparação com o progresso esperado no plano do projeto. Isso ajudará o gerente a ver onde os custos podem ter mudado ou onde o cronograma ou o escopo do projeto podem variar. Saber essas informações ajuda o gerente de projeto a fazer as mudanças necessárias. Por exemplo, você pode dar a explicação de que se um gerente de projeto rastreia o andamento de um projeto, ele ou ela pode perceber que o projeto está acima do orçamento e, portanto, cortar algumas partes do projeto para que correspondam melhor ao esboço produzido em a fase de planejamento.
Os gerentes de projeto também devem identificar todos os riscos e compreender a probabilidade de ocorrência do risco. Por exemplo, você pode declarar na entrevista que alguns riscos que podem afetar um projeto incluem funcionários não qualificados e materiais que não chegam a tempo.
Finalmente, um gerente de projeto diligente toma as medidas necessárias para resolver os problemas quando eles ocorrem, para que o projeto não seja prejudicado. Por exemplo, você pode usar o exemplo de peças necessárias para o projeto que não chegam a tempo. Certamente, esse é um problema que pode afetar o projeto e, portanto, o gerente precisa identificar o problema e resolvê-lo. Talvez o gerente encontre peças de um fornecedor diferente ou pergunte ao cliente se seria possível ampliar o prazo de conclusão do projeto para compensar o tempo perdido na espera pelas peças.
Resumo da lição
O gerenciamento de projetos é o processo de usar recursos e planejar e organizar um projeto para que ele possa fazer a transição sem problemas do início ao fim. As melhores práticas de gerenciamento de projetos são aquelas técnicas que podem ser usadas para diminuir o tempo e o custo enquanto aumenta a eficiência de um projeto. Algumas práticas e técnicas incluem planejamento, criação de um plano de trabalho, compreensão do escopo, definição de entregas, monitoramento do progresso, identificação de riscos e resolução de quaisquer problemas.