Definição e Origem
A empresa de software de Linda continuou a crescer e isso resultou em uma base de clientes expandida e uma equipe de projeto maior. Ela precisa de uma abordagem mais sustentável para seu trabalho e deseja usar uma metodologia de projeto no futuro, e ela deseja usar Kanban. Sua equipe teme que eles serão restringidos no que fazem de melhor. A maioria deles nem sabia que Kanban era uma palavra. Linda está esperançosa de que Kanban complementará sua abordagem atual e a tornará mais eficiente.
Kanban , uma forma de metodologia de projeto ágil criada pelo autor de negócios e consultor David J. Anderson, concentra-se em um fluxo contínuo de trabalho que mantém a quantidade de trabalho sendo feito em um determinado momento consistente com a capacidade da equipe. A palavra Kanban, sinônimo de ‘cartão’, é tirada da abordagem ‘just in time’ da Toyota para a fabricação. Essa abordagem só permite que os itens avancem na cadeia de manufatura se houver capacidade disponível na próxima parte da cadeia. Isso é conhecido passando um cartão, ou Kanban, de uma parte da cadeia para outra. Kanban tenta aplicar essa abordagem ‘just in time’ ao desenvolvimento de software.
Processo Kanban
Depois de definir o Kanban para sua equipe, Linda discute alguns elementos-chave do processo. Isso inclui coisas como representações visuais e foco no trabalho atual, limites de trabalho em processo e melhoria contínua. Alguns desses elementos vão melhorar a forma como a equipe trabalha, alguns vão reforçar coisas positivas que já estão fazendo e alguns vão proteger a equipe de problemas e ineficiências.
Um dos elementos importantes do processo Kanban é uma representação visual do trabalho. Isso normalmente envolve um quadro onde os itens de trabalho são escritos em post-its e colocados em faixas de progresso, como ‘Fazer’, ‘Fazer’ e ‘Concluído’. ‘Fazer’ pode ser dividido em ‘Desenvolvimento’ e ‘Teste’. O visual ajuda a manter a equipe focada, outro elemento-chave do processo Kanban. O quadro contém apenas itens de trabalho atuais, sendo essas as únicas coisas nas quais a equipe deve trabalhar. A multitarefa é, na maioria das vezes, ineficiente porque é muito mais difícil alternar entre os itens de trabalho do que se concentrar em um item por vez. A equipe de Linda está consistentemente focada no trabalho atual, e isso é reforçado pela adição da representação visual.
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Outro elemento importante do Kanban é o uso de WIP ou limites de trabalho em processo. Estes são um limite para o número de itens de trabalho que podem estar em qualquer parte do processo. Um item não pode avançar para a próxima fase do processo, a menos que essa fase esteja abaixo de seu limite de WIP. Por exemplo, se o desenvolvimento tiver um WIP de 5 e o teste tiver um WIP de 3, um item de trabalho não poderá avançar do desenvolvimento para o teste se houver 3 itens de trabalho já em teste, mesmo se o desenvolvimento estiver concluído em 5 itens de trabalho. A equipe de Linda expressa preocupação com o elemento de um limite de WIP, antecipando gargalos que retardarão a equipe. No entanto, o limite de WIP não cria gargalos; isso os torna mais óbvios.
Destacar gargalos e outras ineficiências leva ao elemento final do Kanban, que é a melhoria contínua. Este elemento é menos óbvio em um fluxo contínuo porque não há um ponto de partida e parada designado ou um tempo formal para reflexão. No entanto, a equipe deve identificar consistentemente as ineficiências e resolvê-las. Algumas áreas potenciais de avaliação incluem quanto tempo leva para um item de trabalho ser concluído ou quantos bugs estão associados a um item de trabalho. Isso pode ajudar a identificar se o trabalho está demorando muito ou se movendo muito rapidamente.
Metodologia e regras Kanban
Depois que Linda ajuda sua equipe a entender os elementos-chave do processo Kanban, ela passa a ver como o Kanban é implementado. Isso envolve a metodologia e as regras necessárias para garantir que o Kanban seja bem feito. A equipe se surpreende com a existência de uma metodologia para Kanban, por se tratar de um fluxo contínuo. Linda destaca que, embora o fluxo geral de trabalho seja contínuo, cada item de trabalho individual avança por fases específicas do processo, incluindo um início e um fim. É aqui que a metodologia e as regras são necessárias.
Os itens de trabalho que estão prontos para serem assumidos pela equipe são mantidos em uma lista de pendências em ordem de prioridade. Isso normalmente é feito pelo indivíduo que solicita o projeto e cria os itens de trabalho. Conforme a capacidade está disponível para trabalhar em novos itens, o item de maior prioridade na lista de pendências passa para o fluxo. Este item de trabalho então avança pelo fluxo, desde que a próxima fase não esteja em um limite de WIP. Uma regra que existe é manter o limite de WIP. Sempre há a tentação de fazer uma exceção ou ignorar completamente o limite de WIP, mas isso mantém uma área ineficiente. O ideal no Kanban é que o WIP corresponda à capacidade de cada etapa do processo.
Eventualmente, o trabalho passa por todas as fases do processo e é considerado concluído. Nesse ponto, ele deve estar em um estado em que possa ser movido para produção ou entrar em operação. O valor aqui é que cada item de trabalho pode ser executado de forma independente e não exige que o fim de um intervalo ou a conclusão de outros itens de trabalho sejam movidos para a produção. Outra regra, ou prática recomendada, é ter uma definição clara de pronto. Isso pode ser mais ou menos óbvio, dependendo da divisão das linhas de progresso (como separar o ‘fazer’ em linhas separadas para desenvolvimento e teste). O importante é que a equipe tenha um entendimento comum de quando um item de trabalho é considerado concluído.
Resumo da lição
Vamos reservar alguns minutos para recapitular as informações importantes que aprendemos aqui. Kanban é uma forma ágil que usa um fluxo contínuo para concluir o trabalho do projeto. É baseado em uma abordagem ‘just in time’ usada na fabricação. Os itens de trabalho do projeto são avançados por fases e o foco está em um conjunto de itens de trabalho atuais. O foco é mantido usando uma representação visual desses itens e seu progresso. Cada item de trabalho avança pelas fases até a conclusão, mas só pode fazê-lo se a próxima fase não estiver em seu WIPou limite de trabalho em processo, que é um limite no número de itens de trabalho que podem estar em qualquer parte do processo. Gargalos podem ocorrer, mas o objetivo é destacar essas e outras ineficiências e resolvê-las. O objetivo é chegar a um ponto em que o WIP corresponda à capacidade de cada fase.