Conversar sobre isso
Greg está tentando chamar a atenção de seu chefe para discutir suas tarefas em um futuro projeto de equipe no trabalho e até agora não está indo muito bem. Ele enviou um e-mail, mas seu chefe nunca respondeu. Ele agendou uma reunião, mas foi cancelada. Ele tentou falar na reunião semanal da equipe, mas foi preterido. Ele até digitou um memorando e o deixou na mesa de seu gerente, mas não foi reconhecido. O que um funcionário desesperado deve fazer?
Greg parece estar trabalhando em um ambiente onde linhas abertas de comunicação não são valorizadas. Nesta lição, vamos dar uma olhada mais de perto nas estratégias que os líderes podem usar para manter as linhas de comunicação abertas e como os membros da equipe podem ser incentivados a oferecer seu próprio feedback sobre a liderança, metas, objetivos e desempenho de uma empresa.
Manter a comunicação aberta
Todo gerente deseja funcionários felizes e um ambiente de trabalho produtivo. Uma boa comunicação pode contribuir positivamente para ambos. Aqui estão algumas dicas para os gerentes ajudarem a manter a comunicação aberta.
1. Apoie uma política de portas abertas
Uma coisa é dizer, » Minha porta está sempre aberta », e outra é fazê-lo. Quantas vezes você já passou por escritórios de gerentes apenas para ver suas portas fechadas? Isso envia uma mensagem de que os gerentes não são receptivos a interrupções e também cria uma barreira física real entre a gerência e os funcionários.
Uma política de portas abertas onde os membros da equipe se sentem livres para abordar outras pessoas incentiva a comunicação regular e contínua, em vez de comunicação restrita a reuniões semanais. Isso permite que os funcionários procurem e encontrem soluções para os desafios do projeto imediatamente, criando um ambiente de trabalho mais eficiente. Também apóia a transparência e a ideia de que a gestão faz parte da equipe.
2. Dê a palavra a todos
Todos nós já participamos de reuniões em que uma ou duas pessoas dominam a conversa e nos tornamos ouvintes em vez de colaboradores. Os gerentes têm a oportunidade de realizar reuniões que buscam a opinião de todos os funcionários. Um bom truque é empregar o uso da técnica de grupo nominal , um método de brainstorming que inclui todos os membros da equipe. A técnica de grupo nominal funciona coletando ideias de cada membro da equipe e, em seguida, analisando cada sugestão. Para membros da equipe que podem estar relutantes em falar, pode ser uma estratégia eficaz para incluí-los.
3. Crie propriedade individual
Quando os membros da equipe sentem que são donos de sua parte de um projeto, é mais provável que sejam totalmente engajados e comunicativos. Quando os membros da equipe não se sentem responsáveis por um projeto, eles podem participar de uma maneira mais passiva, permitindo que outros assumam o fardo da comunicação. Para muitos funcionários, a criação de uma função de liderança sobre sua parte do ambiente de equipe cria um senso de responsabilidade que abraçarão de braços abertos e se comunicarão livremente.
4. Trabalhe na sinergia de sua equipe
Os funcionários que se sentem parte de uma equipe unida farão um trabalho melhor ao se comunicarem abertamente porque se sentem mais confortáveis no local de trabalho da equipe. Você pode conseguir isso por meio de atividades de formação de equipe dentro ou fora do escritório, incluindo desafios de sala de fuga, cursos com obstáculos, oportunidades de treinamento ou simples encontros informais.
Cada reunião de uma equipe não precisa ser focada no trabalho. Às vezes, encontros com foco principalmente social podem ajudar a unir os funcionários e dar-lhes a chance de se conhecerem, o que cria uma maior sinergia de equipe a longo prazo.
5. Use vários canais
Que tipo de ferramentas de comunicação você deu aos seus funcionários? A implementação de várias opções pode tornar mais fácil para os funcionários escolherem a que melhor se adapta ao seu estilo, mantendo a comunicação com a equipe aberta.
Para a maioria das empresas, o e-mail é típico, mas há uma série de outras opções, incluindo chamadas em conferência, videoconferência, espaços de trabalho online, software de gerenciamento de tarefas e programas de bate-papo. Escolha aquelas que melhor se adaptam à dinâmica de sua equipe, mas forneça algumas possibilidades para que todos estejam por dentro.
Feedback encorajador
Outro problema comum na comunicação no local de trabalho é a oportunidade de dar e receber feedback. O feedback dos funcionários para a gerência ajuda a prevenir o fracasso da equipe, encontrando e corrigindo falhas e identificando maneiras de ser mais eficiente. Aqui estão algumas dicas para incentivar seus funcionários a dar feedback a você.
1. Peça por isso
Pode parecer óbvio, mas muitos gerentes não recebem feedback simplesmente porque não o pedem. Você pode ser aberto e receptivo ao feedback, mas seus funcionários sabem disso? Peça-lhes que preencham pesquisas e questionários. Use caixas de pesquisa anônimas colocadas no escritório ou uma linha direta anônima ou caixa de entrada de e-mail para onde sugestões podem ser enviadas. Fale nas reuniões e incentive os funcionários a falar sobre feedback específico que tornará o local de trabalho mais forte.
2. Aja
Uma das maneiras mais rápidas de desencorajar os funcionários a dar feedback é deixando de agir de acordo com o feedback que você recebe. Envia a mensagem aos seus funcionários de que o feedback deles não é valorizado e, se não for valorizado, por que eles contribuiriam com feedback novamente? Talvez o feedback fornecido não seja algo que você considere viável ou necessário. Independentemente disso, ainda é importante ouvir atentamente as informações que estão sendo fornecidas, investigá-las e fazer o acompanhamento com o funcionário que as forneceu.
3. Use reuniões de acompanhamento
Depois que um grande projeto é concluído, hospedar uma autópsia onde os membros da equipe podem refletir sobre as partes boas e ruins do projeto pode incentivar o feedback. Aqui, você está construindo um ambiente aberto de diálogo onde os membros da equipe podem falar sobre coisas que precisam ser melhoradas e o que precisa ser feito de maneira diferente da próxima vez. Forneça café e lanches para ajudar a estabelecer um tom informal onde os membros da equipe se sintam à vontade para compartilhar suas opiniões.
Resumo da lição
Manter linhas de comunicação abertas e incentivar o feedback dos funcionários são ferramentas importantes para o sucesso da equipe e do negócio. A comunicação funciona melhor com uma política de portas abertas para todos os funcionários. Em um ambiente de equipe, a técnica de grupo nominal dá a cada participante a oportunidade de participar. Usar várias ferramentas de comunicação e trabalhar em sinergia de equipe também pode facilitar uma melhor comunicação. Quando o problema é o feedback, os gerentes podem incentivar seus funcionários pedindo feedback diretamente e, em seguida, tomando as medidas necessárias. As reuniões de acompanhamento também podem ser uma ferramenta eficaz para solicitar feedback dos funcionários.