Definido por tecnologia
Adoro trabalhar com números. Uma das minhas coisas favoritas de todos os tempos na contabilidade e na área de contabilidade é a folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento. Quando comecei a fazer a folha de pagamento, isso consumia muito mais tempo. Tive de calcular manualmente cada dólar ganho e cada dedução a ser feita para obter a quantia certa em dólar para o cheque de pagamento de um funcionário.
Então a contabilidade computadorizada entrou em meu mundo, e a folha de pagamento foi uma brisa. Devo a simplificação do meu trabalho à tecnologia! O que quero dizer quando digo ‘tecnologia’? Existem algumas definições diferentes para o termo, mas, para esta lição, a mais adequada seria que tecnologia é o equipamento criado pelo uso de conhecimento científico que ajuda a otimizar as operações de negócios.
Controle interno
Agora, antes de nos aprofundarmos muito na discussão sobre como a tecnologia afeta os controles internos, vamos definir exatamente o que são controles internos. Os controles internos contábeis são procedimentos colocados em prática dentro de uma organização para garantir que os negócios sejam realizados de maneira ordenada, eficaz e precisa. Essas diretrizes são usadas para criar descrições de cargos, separar funções de trabalho e medir o desempenho da empresa.
Impacto nos controles internos
Quando se trata de controles internos, existem algumas áreas principais que foram aprimoradas com o uso da tecnologia. Um deles é o tempo de processamento aprimorado . No passado, quando tudo era escrito à mão, demorava um pouco para processar as transações. Agora, uma simples varredura ou até mesmo algumas teclas e uma transação inteira é documentada. Pense nas responsabilidades da minha folha de pagamento. Costumava levar horas para fazer, verificar e verificar duas vezes todos os cálculos que eu precisava fazer, mas agora posso inserir a folha de pagamento em meu computador e terminar completamente em uma hora. Isso é o que chamo de grande melhoria, e devo tudo à tecnologia.
Acompanhando a redução do tempo de processamento, os erros são reduzidos . Você já trabalhou em um computador e uma mensagem de erro apareceu na tela? Ou que tal escrever um artigo e obter linhas vermelhas ou azuis por baixo de algumas palavras? Eu não posso dizer quantas vezes isso aconteceu comigo. Esse nível extra de proteção embutido nos programas de computador ajuda a reduzir erros. É por meio do uso da tecnologia que os programas de computador são criados e projetados para capturar entradas impróprias no sistema.
Outra maneira pela qual a tecnologia melhorou os controles internos vem na forma de papelada reduzida. Como os dias dos registros manuscritos nos deixaram com a era dos computadores, os documentos são digitalizados, classificados e até mesmo escritos em computadores e armazenados com segurança em dispositivos portáteis que cabem na palma da sua mão! Isso permite que anos de informações estejam disponíveis com um clique do mouse, tornando muito mais fácil comparar como os sistemas de controle interno estão funcionando. Junto com isso, você tem a Internet e uma rede de computadores que permite enviar arquivos por e-mail de um indivíduo para outro sem ter que transportar muitos documentos. Para mim, a redução da papelada é uma bênção. Não preciso mais me preocupar em acompanhar cartões de ponto, cópias de recibos de folha de pagamento ou qualquer papelada diversa associada ao meu trabalho. Os funcionários marcam através de um relógio computadorizado que envia as marcações diretamente para o software da minha folha de pagamento no meu computador. Agora, é claro, tenho que verificar todas as informações, mas isso leva apenas alguns minutos. Certifico-me de fazer backup de todos os meus dados diariamente em um pen drive portátil que é mantido em um local separado. Se meu computador travar, ainda tenho todas as informações para minhas obrigações contábeis em meu dispositivo portátil. Agora, como isso é para impacto tecnológico?
Um componente crucial de qualquer sistema de controle interno é a separação de funções. Separação de tarefas significa quebrar um grande trabalho em partes menores, cada uma executada por um indivíduo diferente. Fazer isso cria um sistema válido de freios e contrapesos. A tecnologia tornou mais fácil separar as tarefas do trabalho e, ao mesmo tempo, monitorar o desempenho do trabalho. Por exemplo, meu escritório de contabilidade possui departamentos especializados. Há um departamento de contas a receber, um departamento de contas a pagar, um departamento de folha de pagamento e um departamento de análise financeira. Todos nós usamos o mesmo programa de computador conectado em rede a todos os computadores; no entanto, cada departamento insere informações diferentes. No final, tudo se junta como um todo e conclui o trabalho de contabilidade.
Resumo da lição
Tecnologia , no sentido empresarial, é o equipamento que se cria a partir do uso do conhecimento científico que auxilia na agilização das operações comerciais. Isso tem um grande impacto sobre os controles internos de uma empresa. Os controles internos são procedimentos implantados em uma organização para garantir que os negócios sejam realizados de maneira ordenada, eficaz e precisa. Existem quatro áreas principais de controle interno que são afetadas pela tecnologia.
O primeiro é o tempo de processamento aprimorado . Os dias em que demorava um bom tempo para escrever à mão e processar transações foram virtualmente eliminados com a criação de caixas registradoras e computadores.
A segunda é a redução de erros . Muitos programas de computador são projetados para detectar erros de entrada e informar o usuário sobre esses erros.
Uma terceira maneira pela qual a tecnologia impactou os controles internos é por meio da redução da papelada . A capacidade de digitalizar, classificar, compor e salvar documentos em uma unidade portátil facilita a transferência de arquivos e dá a uma empresa a capacidade de armazenar vários anos de documentação em um só lugar.
A última, e possivelmente a mais importante, maneira pela qual a tecnologia afeta os controles internos é na área de separação de funções. Separação de tarefas significa quebrar um grande trabalho em partes menores, cada uma executada por um indivíduo diferente. Os avanços tecnológicos tornaram possível projetar máquinas e programas que trabalham especificamente para criar peças individuais do quebra-cabeça para que, quando todo o trabalho estiver concluído, as peças se encaixem para fazer um trabalho completo.
Conforme a tecnologia continua avançando e evoluindo, ela continuará a impactar não apenas os controles internos, mas também todos os outros aspectos do mundo dos negócios.
Resultados de Aprendizagem
Após esta lição, você será capaz de:
- Definir os controles internos e fornecer uma definição de tecnologia relacionada ao mundo dos negócios
- Descreva quatro maneiras pelas quais a tecnologia afetou os controles internos