Gráfico de Gantt em gerenciamento de projetos
Você está encarregado de montar um evento para sua organização? Você está sobrecarregado com o escopo do projeto e se pergunta como vai manter tudo o que precisa ser feito, correto e no caminho certo?
Isso pode ser um problema, mas existem ferramentas que você pode usar para ajudá-lo a gerenciar esses grandes projetos. Uma das ferramentas mais comumente usadas para gerenciamento de projetos é o gráfico de Gantt.
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O que é um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é uma estrutura simples de usar que mostra uma representação visual de grandes projetos, divididos em partes menores ou atividades com cada uma dessas atividades distribuídas ao longo do tempo.
Um gráfico de Gantt mostra rapidamente quais são as atividades individuais, quando cada uma deve começar e terminar, se há alguma sobreposição entre as atividades e como o projeto pode ser concluído dentro de um determinado limite de tempo.
Os usos típicos de um gráfico de Gantt incluem: desenvolver um protótipo de software, planejar um grande evento e escrever um relatório multidepartamental.
História
Os gráficos de Gantt já existem há algum tempo. Karol Adamiecki desenvolveu o primeiro em meados de 1890 na Polônia, para ajudá-lo a gerenciar grandes projetos de engenharia nas siderúrgicas que administrava. Em meados da década de 1910, Henry Gantt, um engenheiro americano, desenvolveu uma estrutura semelhante como parte de seu negócio de consultoria. Eles se tornaram mais amplamente usados e, por fim, receberam o nome de Gantt.
Vantagens e desvantagens
Uma das principais vantagens dos gráficos de Gantt é a capacidade de monitorar o andamento de um grande projeto. Algumas outras vantagens de usar um gráfico de Gantt são:
- Comunicação: um gráfico de Gantt atualizado pode mostrar rapidamente como o projeto está progredindo, o que pode eliminar a necessidade de várias reuniões para compartilhar as mesmas informações.
- Motivação: ver o quadro geral de um projeto e onde ele se encontra pode motivar a equipe do projeto a empurrar para a conclusão. A equipe não se preocupará em descobrir o que vem a seguir.
- Flexibilidade: É fácil fazer alterações em um gráfico de Gantt após o início do projeto.
- Eficiência: saber com antecedência todas as atividades que fazem parte de um grande projeto pode permitir um uso mais eficiente do tempo – outras atividades podem ser iniciadas enquanto se espera por respostas ou feedback de outros membros da equipe.
Uma grande desvantagem no uso de gráficos de Gantt no gerenciamento de projetos é que o gráfico pode se tornar muito detalhado e, portanto, complicado. Gerenciar o gráfico de Gantt se torna um projeto por si só. Outra grande desvantagem é que os gráficos de Gantt não mostram prioridades. É difícil indicar uma atividade de alta prioridade versus uma atividade que seria bom ter, se houver tempo suficiente. Também é difícil indicar em um gráfico de Gantt os custos associados ao projeto como um todo ou às atividades individuais.
Um exemplo de gráfico de Gantt
Os gráficos de Gantt podem ser criados usando um software de gerenciamento de projeto específico, como o Smartsheet. Eles também podem ser criados usando um processador de texto simples ou um software de planilha, como o Microsoft Word ou Excel.
Não importa qual programa você use, ou mesmo se você estiver usando apenas uma folha de papel, o processo será o mesmo. A primeira etapa é analisar o projeto para determinar a melhor maneira de dividi-lo em atividades menores e, em seguida, atribuir a quantidade de tempo que se espera que cada atividade leve.
Sarah foi encarregada de criar um relatório com informações de vários departamentos. Ela está sobrecarregada com tudo que ela terá que coordenar, a fim de concluir o relatório dentro do prazo. Este é um uso perfeito de um gráfico de Gantt.
Para o projeto de Sarah, ela decide criar nove atividades e distribuí-las ao longo de oito semanas. Ela usa cores diferentes para mostrar quem é o responsável: azul para os departamentos, verde para ela. Ela até adiciona marcas de seleção à medida que as atividades são concluídas. Aqui está o gráfico de Gantt de Sarah criado no Microsoft Word:
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Usando um gráfico de Gantt, Sarah agora pode gerenciar seu grande relatório e cumprir seu prazo.
Resumo da lição
Nesta lição, você aprendeu que os gráficos de Gantt são uma estrutura ou estrutura que os gerentes de projeto podem usar para controlar as várias etapas de um projeto. Um gráfico de Gantt mostra o projeto de relance, na forma de um gráfico de barras. O gráfico lista as etapas ou atividades necessárias para concluir um projeto, quando cada etapa deve começar e terminar, quando há sobreposição entre as etapas e a data de conclusão esperada de todo o projeto. Algumas das vantagens de usar um gráfico de Gantt incluem: eficiência, comunicação, flexibilidade e motivação. As possíveis desvantagens dos gráficos de Gantt são que eles têm capacidade limitada de atribuir prioridades e custos e, às vezes, podem se tornar muito complicados, se muito detalhados. Os gráficos de Gantt podem ser criados usando software especializado, processador de texto simples ou software de planilha ou até mesmo uma folha de papel. No geral,