Risco
Jay está construindo sua casa de sonho ao lado de seu lago favorito, que é sujeito a inundações sazonais. Se você fosse o empreiteiro de Jay, construiria a casa perto da água ou mais longe? Para tomar essa decisão, precisamos pensar sobre o risco!
O risco é definido como um evento ou ocorrência incerta que, se ocorrer, pode ter um efeito negativo ou positivo. Chamamos os riscos que resultam em algo negativo de perigos e os riscos que resultam em algo positivo de oportunidades . Ao gerenciar um projeto (ou qualquer coisa nesse sentido), haverá muitos riscos que você terá que enfrentar, e lidar com eles de forma proativa será a chave para o sucesso. Nesta lição, examinaremos o conceito e os benefícios do gerenciamento proativo, bem como explicaremos como gerenciar proativamente. Então vamos começar.
Gerenciamento proativo definido
Voltando à casa dos sonhos de Jay, se sua resposta for construí-la mais longe da água, você acabou de demonstrar um gerenciamento proativo. Você reconheceu o risco de inundações e, portanto, escolheu estrategicamente construir a casa fora da zona de inundação. Ao fazer isso, você minimiza a probabilidade de a casa ser destruída e, ao mesmo tempo, salva você e Jay de muitas dores de cabeça e lágrimas.
O gerenciamento proativo é um estilo de gerenciamento que se concentra no controle ou gerenciamento de riscos conhecidos. O objetivo do gerenciamento proativo é aumentar as chances de sucesso, diminuindo as chances e o impacto dos perigos. Em outras palavras, ele está sendo preparado e proativo quanto ao tratamento de riscos que podem afetar adversamente os objetivos do seu projeto.
Ao contrário do gerenciamento reativo, no qual se espera a ocorrência de um problema para então encontrar uma solução, o gerenciamento proativo enfatiza o planejamento. Envolve a identificação e avaliação cuidadosa de todos os riscos potenciais e o desenvolvimento de planos para preveni-los ou gerenciá-los, caso ocorram.
Benefícios do gerenciamento proativo
Os benefícios do gerenciamento proativo incluem o seguinte:
- Você está no controle. Você tem um controle melhor da situação o tempo todo porque está preparado. Por ser pró-ativo, quando o risco ocorre, você não está lutando contra incêndios o dia todo, o que pode atrapalhar sua programação ou distraí-lo.
- Você é mais produtivo. Ser proativo no gerenciamento de riscos protege seu tempo e foco, permitindo que você dedique mais tempo a tarefas importantes.
- Seus problemas diminuíram. Existem alguns riscos que você simplesmente não pode evitar; no entanto, se você antecipar e tomar medidas proativas contra eles, você minimiza seu impacto e evita que os problemas cresçam.
- Você motiva sua equipe. Quando você está preparado para uma crise, é mais capaz de liderar sua equipe com segurança para resolver o problema. Isso ajuda a construir um moral positivo, confiança e entusiasmo em sua equipe.
Como Gerenciar Proativamente
Existem várias práticas recomendadas, ou etapas, que você pode seguir para ajudar a transformar seu estilo de gerenciamento em um mais proativo. Usaremos o exemplo da casa dos sonhos de Jay novamente para ajudar a descrever o que são.
1. Identifique o risco. O primeiro passo para ser proativo é fazer um brainstorm e identificar todos os riscos potenciais. Para a casa dos sonhos de Jay, isso inclui inundação, aumento do escopo, ultrapassagem do orçamento, não cumprimento de prazos, falta de suprimentos e falta de pessoal. Como você pode ver, os riscos potenciais podem ser qualquer coisa.
2. Avalie o risco. Para cada risco identificado, há três questões que você deve considerar: O que causaria o risco, como esse risco afetará o projeto e quais são as chances de o risco ocorrer? Se você avaliar o risco de inundações, você determinará que a fonte do problema é o lago, e o impacto seria severo – você não pode construir nem viver em uma casa submersa. A probabilidade de uma inundação também é alta com base em dados meteorológicos históricos.
3. Priorize os riscos. Quando terminar de avaliar cada risco, priorize-os. Por exemplo, o risco de inundação é maior do que o aumento do escopo ou a falta de pessoal.
4. Planeje as respostas ao risco. Depois de concluir as três etapas acima, agora você pode começar a planejar estratégias para prevenir ou reduzir a probabilidade de ocorrência de riscos. Por exemplo, para mitigar a escassez de suprimentos, você encontra um fornecedor reserva, caso haja um problema com seu fornecedor principal.
5. Controle os riscos. Isso envolve a implementação de seus planos de resposta a riscos quando necessário, monitorando esses riscos e identificando novos riscos. Aqui, você também deve avaliar como o risco foi gerenciado e quais melhorias podem ser feitas. Todas essas coisas devem ser feitas regularmente durante todo o projeto.
6. Comunique-se. Certifique-se de que você e sua equipe estão se comunicando de forma eficaz, pois isso permitirá que você resolva os problemas de forma rápida e tranquila. Crie uma cultura de abertura onde sua equipe possa conversar confortavelmente com você e tenha um plano de como se comunicar quando ocorrer um risco. Isso pode ser simplesmente fornecer um meio de contatá-lo diretamente ou um número de contato de emergência.
7. Por último, não se estresse. Quando você está estressado, sua mente está em um estado reativo que pode fazer as coisas parecerem piores do que realmente são. É importante manter a calma para enfrentar um problema com elegância.
Resumo da lição
O risco , ou incerteza, está em toda parte. O que é importante é como você administra isso. Geralmente, existem dois tipos de risco: perigos , que são negativos, e oportunidades , que são positivos. O gerenciamento proativo se concentra em controlar e minimizar principalmente os riscos negativos que podem comprometer o sucesso de um projeto. Seus benefícios são que você tem um melhor senso de controle e é mais produtivo. Também permite que você resolva os problemas mais cedo, antes que eles aumentem, e isso cria um moral positivo dentro da equipe. Para gerenciar proativamente, você deve identificar, avaliar, priorizar, planejar e controlar os riscos. Além disso, você deve manter uma comunicação eficaz e uma atitude calma.