Visão geral do gerenciamento estratégico de projetos
Conheça Kara! Kara trabalha para a Donuts Donuts Donuts! Depois de apenas três meses trabalhando na empresa, seu chefe percebe seu valor como funcionária e Kara é promovida a gerente assistente. Sua primeira tarefa em seu novo cargo é supervisionar a criação de um donut totalmente novo que estreará na época do Natal.
Como Kara está sempre tentando fazer o melhor e ganhar a aprovação do chefe, ela decide que, para ser uma boa gerente de projetos, precisa aprender sobre estratégias de gerenciamento de projetos. Essencialmente, Kara quer saber como conduzir com sucesso o projeto do donut do início ao fim de uma forma que melhore a empresa como um todo.
O que é gerenciamento estratégico de projetos?
Antes de aprendermos sobre gerenciamento estratégico de projetos, vamos primeiro definir o gerenciamento de projetos. O gerenciamento de projetos é o processo de levar um projeto do início ao fim. Um gerente de projeto é o indivíduo designado para supervisionar e orientar o projeto em sua totalidade.
O gerenciamento estratégico de projetos tem uma visão geral e como o projeto pode beneficiar a eficiência e a competitividade da empresa como um todo. A gestão estratégica de projetos utiliza técnicas de gestão empresarial e de projetos para ajudar o avanço da empresa. Isso acontece por meio de brainstorming e resolução de problemas para que um projeto não seja apenas concluído com sucesso, mas com mais rapidez e eficiência.
Processo de Gestão Estratégica de Projetos
Agora que sabemos que o objetivo do gerenciamento estratégico de projetos é levar um projeto do início ao fim de maneira competitiva e eficiente, vamos examinar o processo. A seguir estão as estratégias que um gerente de projeto, como Kara, pode usar para levar um projeto comum a um projeto extraordinário.
1. Conheça a Direção do Projeto
Antes de iniciar o projeto, Kara traça detalhadamente os objetivos do projeto e identifica como o projeto ajudará na eficiência e competitividade da empresa como um todo. Ela determina quem tem mais riscos neste projeto, planeja um cronograma de conclusão e desenvolve um orçamento confiável.
Assim que Kara tiver concluído essas etapas, ela informa à gerência o que o projeto vai realizar, neste caso, a criação de um novo donut de Natal. Ela faz com que todos entendam porque o projeto é importante para a empresa, a saber, para impulsionar as vendas de férias e testar novas técnicas de eficiência. Em seguida, ela estabelece o cronograma e o orçamento esperados para concluir o projeto com sucesso.
2. Explicar responsabilidades
Para sua próxima etapa, Kara cria uma equipe de projeto ideal reunindo funcionários com qualidades essenciais para o projeto. Nesse caso, tais qualidades incluem criatividade visual e eficiência, para que o produto fique no caminho certo, seja concluído a tempo das festas de final de ano e dê à empresa uma vantagem sobre seus concorrentes. Ela consulta seu chefe para entender melhor as qualidades que certos funcionários oferecem e como essas qualidades se alinham com o objetivo geral do projeto. Em seguida, ela se reúne com os funcionários selecionados para explicar o projeto e as responsabilidades e fazer atribuições com base nos interesses e pontos fortes.
Criar uma equipe de projeto baseada especificamente em pontos fortes e interesses é uma abordagem que Kara espera que torne este projeto uma superestrela e seja uma técnica de atribuição de trabalho que a empresa possa usar após a temporada de férias.
3. Planejamento do Projeto
Durante esta fase, Kara descreve as etapas e tarefas do projeto. Isso significa que ela alinha cada etapa com a linha do tempo para que todos na equipe saibam quando cada etapa precisa ser concluída. Ao delinear as etapas e tarefas, Kara também foca no que cada funcionário faz de melhor para que um projeto excepcional seja concluído e a eficiência, qualidade e competitividade da empresa aumentem.
Este também é o momento em que Kara decide quanto dinheiro será gasto em cada tarefa ou responsabilidade. Quanto menos dinheiro gasto, mais lucro há, ajudando assim a empresa a se manter competitiva com outras empresas do setor. Portanto, quando Kara atribui as tarefas à sua equipe, ela permite que cada pessoa saiba quando espera que as tarefas sejam concluídas.
4. Implementação
Finalmente, após todo esse planejamento, o projeto começa e Kara, como gerente de projetos estratégicos, observa cada tarefa sendo concluída. Ela também monitora o orçamento e o cronograma para garantir que o projeto esteja no caminho certo e que não haja uma superabundância de gastos.
Se ocorrer um problema, como atraso ou gastos excessivos, Kara precisará realinhar o projeto para que seja concluído com êxito. Por exemplo, se ela perceber que um dos membros de sua equipe está gastando muito dinheiro, Kara pode intervir e encontrar uma maneira de cortar os gastos de outra tarefa para que o projeto permaneça dentro do orçamento. Monitorar continuamente o projeto dessa forma é importante porque um projeto pode se destacar ou deixar de melhorar uma empresa com base em sua eficiência ou orçamento.
5. Encerramento
Na última etapa, Kara embrulha tudo. Isso significa concluir o projeto, verificando cada tarefa, o valor gasto e apresentando a peça final ao cliente e aos supervisores. É aqui também que a empresa vê os resultados de seu trabalho árduo e determina que tipo de vantagem competitiva pode ter obtido em seu setor. Kara também garante que o projeto atenda aos objetivos delineados na primeira etapa. Se Kara fizer um ótimo trabalho, suas habilidades podem ser utilizadas para projetos futuros. Se suas técnicas de eficiência forem bem-sucedidas, a empresa pode começar a usá-las.
Resumo da lição
O gerenciamento de projetos é a tarefa de concluir um projeto, e um gerente de projeto é o indivíduo designado para supervisionar o processo. O gerenciamento estratégico de projetos tem uma visão geral – especificamente, como o projeto pode beneficiar a eficiência e a competitividade da empresa como um todo. As técnicas estratégicas que um gerente de projeto pode usar para concluir um projeto incluem conhecer a direção do projeto, explicar as responsabilidades, planejar, implementar e encerrar.