Gestão do Programa
Embora muitas pessoas usem ‘projeto’ e ‘programa’ alternadamente, eles são diferentes. Um projeto é um compromisso temporário para entregar uma solução, produto ou serviço. Um programa , em contraste, é uma coleção de tais projetos. A principal diferença é que um projeto pode ou não fazer parte de um programa, mas um programa sempre incluirá projetos.
Agora que definimos um programa, vamos dar uma olhada no gerenciamento de programas , que é uma coleção de projetos combinados para atingir metas ou objetivos comuns de uma organização. O gerenciamento do programa também aborda e gerencia as interdependências entre os projetos que afetam o resultado geral do programa.
Exemplo: a construção de um complexo de apartamentos é um exemplo de programa, ao passo que contém vários projetos como planejamento e zoneamento, obtenção de licenças, colocação de fundação, tubulações, fiação elétrica, alvenaria, etc. Esses projetos são executados em conjunto para cumprir o objetivo do programa de construção um complexo de apartamentos.
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Processo de Gestão do Programa
O processo de gerenciamento do programa depende da metodologia que uma organização escolhe seguir. Alguns exemplos incluem Six Sigma, desenvolvimento de novos produtos (NPD) ou ciclo de vida de desenvolvimento de sistemas (SDLC), Agile ou Scrum, Cachoeira (tradicional). Para uma compreensão básica, devemos considerar a metodologia em cascata (tradicional) e seu processo subjacente.
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Este processo deriva seu nome de sua aparência. Imagine uma cachoeira caindo de vários penhascos de uma montanha. Trate cada uma dessas cachoeiras como uma ‘fase’ do programa. Assim, o programa pode ser dividido em várias fases – Iniciação, Planejamento, Execução, Monitorar e Rastrear, Controlar, Fechar.
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Depois de estabelecer o processo, vamos ver como pretendemos gerenciar ou governar esse processo. Isso é feito por meio da governança do programa .
Governança do Programa
O principal objetivo da governança do programa é monitorar a saúde e o desempenho do programa. Normalmente, os gerentes de programa ou líderes de negócios configuram um escritório de gerenciamento de programas (PMO) que lhes permite administrar o programa com a ajuda de métricas e ferramentas.
Portanto, um PMO é uma estrutura que garante que um programa e seus projetos subjacentes estejam estrategicamente alinhados para atender aos objetivos gerais do programa, seguindo as políticas e procedimentos estabelecidos pelo PMO. Ele também define a integração de projetos e identifica as interdependências entre os projetos, integrando-os em um cronograma ou plano do programa. Métricas adequadas são identificadas e relatórios são desenvolvidos com a aprovação das partes interessadas e, finalmente, uma caixa de ferramentas é colocada em prática com ferramentas que serão usadas para implementar o processo do programa .
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Vamos revisar a estrutura do PMO e seus componentes. Voltaremos a considerar o programa de construção de um complexo de apartamentos como exemplo.
Políticas / Objetivos, Procedimentos e Alinhamento Estratégico
Um gerente de programa ou PMO define políticas, que geralmente são derivadas da declaração de missão. Além disso, os procedimentos são estabelecidos para garantir a orientação no cumprimento ou adesão às políticas. Isso garante o alinhamento estratégico de todos os projetos ou equipes para atender à política ou aos objetivos gerais do programa.
Exemplo: a política ou objetivo do programa pode ser a construção de um complexo de apartamentos verdes com energia sustentável ou renovável. Os procedimentos estabelecidos ajudam a identificar materiais de construção ecológicos ou energia solar para sistemas de iluminação. Estaremos em alinhamento estratégico com o programa, garantindo que escolhemos os fornecedores, produtos e recursos certos para todos os projetos que atendam a essa política ou objetivo.
Gestão de integração e interdependência
Nesta fase, determinamos as ligações entre vários projetos que serão lançados simultaneamente ou consecutivamente e como integrá-los e gerir as dependências entre eles.
Exemplo: O lançamento da base do edifício depende da obtenção de uma licença de construção ou licença do governo. Uma vez que não podemos prosseguir e estabelecer uma base sem garantir uma licença, eles são interdependentes e devem ser ligados ou integrados.
Desenvolvimento de métricas e relatórios
As métricas , simplesmente, são os olhos e os ouvidos de nosso programa. Eles nos ajudam a monitorar componentes críticos do programa.
Principais métricas para programas:
- Porcentagem para cota (PTQ): PTQ é uma proporção do trabalho real concluído em relação ao trabalho planejado
- Problemas / riscos identificados e resolvidos: Quantificação de problemas e riscos à medida que surgem
- Taxa de defeito: Indicador da qualidade de um produto ou processo que será entregue
- Variação do orçamento: gasto real versus gasto orçado. Se os gastos reais forem maiores que os orçados, o programa excederá o orçamento.
- Utilização de recursos: determina se o pool de recursos é utilizado de maneira ideal. Se um recurso em um projeto está subalocado, ele pode ser transferido para outro projeto onde os recursos estão sobredimensionados, economizando assim o custo de contratação de um novo recurso.
PMO Toolbox
Este é um grupo de ferramentas que podem ser aplicadas em todas as fases do ciclo de vida do programa para governar o programa.
- Carta do programa : define o caso de negócio, objetivos claros, escopo de alto nível, recursos, cronograma, riscos, suposições e partes interessadas
- Documento de requisitos : captura a voz dos clientes e da empresa
- Cronograma integrado : Use um software como o MS Project para combinar todos os projetos em um único cronograma
- Registro de controle de mudanças: Quaisquer mudanças no escopo, cronograma, custo, recursos, aquisições, partes interessadas e comunicação são listadas
- Documento de escopo : Mudanças ou atualizações de escopo estão listadas aqui
- Relatório de orçamento : documente sua linha de base de orçamento e alocação de fundos e controle o uso.
- Plano de Garantia de Qualidade : Definição de produto ou processo aceitável ou nível de qualidade aceitável
- Registro de riscos : Todos os riscos identificados e planos de ação para mitigações são registrados aqui
- Registros de problemas : Todos os problemas identificados com o proprietário do problema e plano de ação com data de vencimento são registrados aqui
- Plano de Aquisições : descrição detalhada de fornecedores, materiais, bens ou serviços adquiridos para apoiar o programa
- Plano de Comunicação : Documentar o modo, frequência e tipo de comunicação usado pelo programa
- Plano de Gestão da Capacidade (Alocação de Recursos) : Lista de recursos e suas alocações para projeto ou programa
- SharePoint : uma ferramenta da web baseada na Microsoft para servir como um repositório central para a documentação do programa
- Métricas e relatórios (conforme descrito na seção anterior desta lição)
Resumo da lição
O gerenciamento de programas é uma coleção de projetos combinados para atingir metas ou objetivos comuns de uma organização. O gerente de programa ou escritório de gerenciamento de programa PMO define políticas e gerencia projetos com a ajuda de métricas que contabilizam recursos, orçamentos e riscos, entre outros. Além disso, várias ferramentas são usadas no gerenciamento do programa, incluindo garantia de qualidade, comunicação e planos de aquisição.