Dados, informações e conhecimento
Digamos que você dirige uma empresa de consultoria e seu negócio consiste em uma série de projetos para clientes, cada um com um orçamento específico. A maior parte do orçamento de cada projeto é para os salários dos funcionários. Ficar dentro do orçamento alocado é fundamental, pois os clientes não gostam de ouvir que o projeto vai custar mais do que você estimou anteriormente. Você vai coletar alguns dados para melhor atender seus clientes em projetos futuros. Conforme você faz isso, é útil distinguir entre dados, informações e conhecimento.
Os dados consistem em fatos ou valores básicos. Exemplos de dados são o número de funcionários em uma organização, quantas horas trabalharam por semana e seu salário por hora.
Informação é uma coleção de fatos organizados para que tenham valor adicional. As informações fornecem o contexto dos dados e ajudam a responder perguntas. Por exemplo, os dados sobre funcionários e seus ganhos podem ser organizados de forma que mostrem quanto tempo cada funcionário gastou em cada projeto. Isso permite ver quais projetos ainda estão dentro do orçamento e quais não estão.
Conhecimento representa a consciência e compreensão das informações e as maneiras pelas quais as informações podem ser úteis para apoiar uma tarefa ou tomar uma decisão. Por exemplo, você pode usar as informações sobre o tempo gasto por cada funcionário em projetos específicos para revisar orçamentos para projetos futuros de natureza semelhante. Entender como fazer o melhor orçamento para projetos é um exemplo de conhecimento.
Então você coleta dados, transforma isso em informação e, com o tempo, isso permite que você desenvolva conhecimento.
Gestão do conhecimento
Agora, digamos que sua empresa de consultoria seja uma grande empresa internacional com cerca de 3.000 projetos a cada ano. São muitos projetos para você analisar individualmente. No entanto, você tem cerca de uma dúzia de gerentes de projeto sênior em sua empresa e, coletivamente, eles têm muita experiência no gerenciamento de orçamentos de projetos.
Vários desses gerentes irão se aposentar em breve e você deseja tentar capturar a experiência deles de alguma forma para o benefício do restante da organização. O que você precisa para isso é um sistema de gestão do conhecimento. Um sistema de gerenciamento de conhecimento , ou KMS , é uma coleção organizada de pessoas, procedimentos, software, bancos de dados e dispositivos para criar, armazenar, compartilhar e utilizar o conhecimento e a experiência de uma organização.
A gestão do conhecimento pode envolver vários tipos de conhecimento. O conhecimento explícito é objetivo e pode ser medido e documentado. Por exemplo, ao analisar os orçamentos originais e as despesas reais de uma variedade de projetos, é possível identificar quais tipos de projetos têm maior probabilidade de ultrapassar o orçamento.
O conhecimento tácito, por outro lado, não é tão fácil de medir e é mais difícil de formalizar. Por exemplo, digamos que a análise anterior mostre que muitos projetos internacionais ultrapassam o orçamento em relação a projetos semelhantes sem um componente internacional. Esse conhecimento explícito não diz por que isso aconteceu e como pode ser evitado.
Os gerentes de projeto provavelmente podem dizer por experiência própria que fatores como taxas de câmbio, barreiras linguísticas e desafios de comunicação tiveram sua influência. Isso representa o conhecimento tácito da organização. Um dos desafios da gestão do conhecimento é tentar formalizar o conhecimento tácito. Em outras palavras, tornar o conhecimento tácito explícito.
Capture, armazene e compartilhe conhecimento
Capturar, armazenar e compartilhar conhecimento é fundamental para qualquer KMS. Isso começa com a identificação de onde o conhecimento da organização está localizado. Esse procedimento às vezes é chamado de mapa de conhecimento.
A criação de um mapa do conhecimento geralmente envolve a documentação dos fluxos de trabalho e dos processos de tomada de decisão para identificar os principais profissionais do conhecimento na organização. Simplificando, os trabalhadores do conhecimento são pessoas que criam, usam e disseminam conhecimento. Isso normalmente inclui cientistas, engenheiros, escritores, educadores, designers e outros profissionais.
Os trabalhadores do conhecimento costumam fazer parte de uma organização profissional. No entanto, o conhecimento também pode residir em outra parte da organização. Por exemplo, gerentes experientes geralmente possuem uma riqueza de conhecimento, mesmo que não se enquadrem nas categorias típicas de um trabalhador do conhecimento.
Uma vez que a localização do conhecimento foi identificada na forma de indivíduos ou grupos específicos, ele precisa ser capturado. Capturar conhecimento inclui coletar todos os documentos relevantes e organizá-los de uma maneira significativa. No entanto, muitos aspectos do conhecimento não são registrados em documentos formais. A captura de conhecimento pode, portanto, também exigir métodos mais proativos, como conduzir entrevistas com indivíduos ou grupos selecionados.
O conhecimento é normalmente armazenado na forma de um repositório de conhecimento, que inclui documentos, relatórios e bancos de dados. Ferramentas de software especializadas estão disponíveis para organizar este material de maneira eficaz e utilizável.
O compartilhamento de conhecimento pode ocorrer de várias formas. Normalmente, o conhecimento mais formal é escrito em termos de políticas, procedimentos ou diretrizes. Esses documentos podem ser revisados com o tempo, à medida que os funcionários os usam e veem oportunidades de melhorias. O conhecimento pode ser compartilhado de pessoa para pessoa durante apresentações ou reuniões. O conhecimento também pode ser compartilhado eletronicamente usando software colaborativo, software de reunião e outras ferramentas de colaboração.
Uma abordagem comumente empregada no compartilhamento de conhecimento é o uso de comunidades de prática. Estes consistem em grupos de pessoas dedicadas a uma disciplina ou prática comum. Os indivíduos podem compartilhar e trocar ideias fora das estruturas mais formais da organização. Por exemplo, em uma grande organização, pode haver vários profissionais de design espalhados por diferentes departamentos. Talvez haja um designer gráfico no departamento de marketing, um designer de sites no departamento de tecnologia da informação e um editor de vídeo no departamento de relações públicas.
Esses profissionais de design podem se reunir e compartilhar informações, talvez durante um almoço semanal. Essa comunidade de prática contribui para a gestão do conhecimento na organização. Um novo designer gráfico que se junta aos grupos pode aprender rapidamente com os profissionais mais experientes da organização.
Voltemos ao exemplo de sua empresa de consultoria com projetos internacionais que ultrapassam o orçamento. Uma abordagem para a gestão do conhecimento poderia ser a criação de um grupo de trabalho de gerentes de projeto sênior. Durante uma série de reuniões facilitadas, eles podem discutir alguns dos motivos específicos pelos quais certos projetos ultrapassaram o orçamento e como isso poderia ter sido evitado. O grupo pode desenvolver um documento de consenso com recomendações sobre como desenvolver orçamentos para projetos internacionais e medidas a serem implementadas para controlar orçamentos. Isso captura a experiência de alguns dos funcionários seniores, tornando-a disponível para outros na empresa.
Programas
Um software especializado foi desenvolvido para auxiliar na captura, armazenamento e compartilhamento de conhecimento dentro de uma organização. Como a natureza do conhecimento pode variar muito de um tipo de organização para outro, não existe uma abordagem única que defina o software de gestão do conhecimento. A maioria usa uma combinação de abordagens, que podem incluir:
- Marcação – os documentos são marcados com palavras-chave para que a coleção de documentos se torne pesquisável
- Representação gráfica – o conhecimento é representado como fluxos de informação e ligações entre conjuntos de documentos
- Taxonomias – o conteúdo é organizado por tópicos principais que se relacionam logicamente entre si
- Sistema de gerenciamento de conteúdo – o conteúdo é criado em um repositório eletrônico que pode ser visualizado e editado por vários usuários
Empresas como Microsoft e IBM desenvolveram software de gerenciamento de conhecimento.
Resumo da lição
Um sistema de gerenciamento de conhecimento , ou KMS , é uma coleção organizada de pessoas, procedimentos, software, bancos de dados e dispositivos para criar, armazenar, compartilhar e utilizar o conhecimento e a experiência de uma organização. A gestão do conhecimento envolve conhecimento explícito e tácito. Capturar, armazenar e compartilhar conhecimento é fundamental para qualquer KMS. O conhecimento é normalmente armazenado na forma de um repositório de conhecimento, que inclui documentos, relatórios e bancos de dados. Ferramentas de software especializadas estão disponíveis para organizar este material de maneira eficaz e utilizável.
Resultados de Aprendizagem
O estudo desta vídeo-aula pode resultar em sua capacidade de:
- Lembre-se do que é um sistema de gestão do conhecimento (KMS) e avalie sua finalidade
- Forneça detalhes sobre os tipos de conhecimento explícito e tácito que um KMS busca capturar
- Cite algumas abordagens típicas que definem o software de gestão do conhecimento