O que é gerenciamento de projetos sem fins lucrativos?
» Happy White Flowers » é uma organização sem fins lucrativos que trabalha na divulgação de mensagens de felicidade e paz em todo o mundo. Eles têm um novo projeto para apresentar » programas » que demonstram como a paz vai melhorar a qualidade geral de vida dos seres humanos. Antes da apresentação real do programa, eles têm várias atividades que precisam realizar. Eles precisam determinar de onde virão os fundos, pensar sobre as atividades de marketing e determinar como irão executar a apresentação real do show (os atores, o roteiro, o local e assim por diante).
O gerenciamento de projetos tradicional lida com projetos que têm como objetivo gerar lucros e entregá-los dentro do prazo. Projetos sem fins lucrativos ainda têm o objetivo de entregar dentro do prazo; no entanto, eles não pretendem ter lucro. Às vezes, eles podem não ter fundos suficientes para executar projetos como uma organização com fins lucrativos pode ter e podem procurar recursos mais baratos para concluir o trabalho.
Ferramentas de gerenciamento de projetos que organizações sem fins lucrativos podem usar
Em nosso exemplo de » Happy White Flowers », eles se beneficiariam de várias ferramentas e metodologias para seu próximo show. Um software de rastreamento de despesas e tempo para monitorar seu orçamento e custos os ajudará a não gastar mais. » Nexonia Expenses » e » Vorex PSA » são exemplos de software popular para controlar o tempo e as despesas.
Eles poderiam usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para rastrear as várias tarefas, atividades, responsáveis e prazos. » Trello » e » Asana » são alguns programas de software populares que são gratuitos.
As organizações sem fins lucrativos também precisam usar algumas ferramentas para colaborar, como e-mail e serviços de conferência de áudio e vídeo. Eles também podem usar o software de gerenciamento de projetos mencionado acima (Trello ou Asana) para colaborar e trocar ideias. Um drive compartilhado como o » Google Drive » pode ajudá-los a compartilhar a produção uns com os outros.
Além disso, algumas empresas oferecem taxas mais baixas ou com desconto por seus serviços para organizações sem fins lucrativos. Quando uma organização sem fins lucrativos está pensando em usar qualquer serviço, pode ser uma boa ideia verificar com os prestadores de serviços se os descontos são oferecidos a essas organizações.
Desafios que as organizações sem fins lucrativos enfrentam ao gerenciar seus projetos e como superá-los
As organizações sem fins lucrativos geralmente têm financiamento limitado e devem escolher quais projetos forneceriam o valor mais alto. Eles devem analisar os riscos e benefícios de cada projeto antes de chegar a uma decisão. Uma vez que as organizações sem fins lucrativos não consideram o lucro como um benefício, elas devem observar a magnitude do impacto que seus projetos podem gerar. Algumas das maneiras pelas quais eles podem escolher um projeto também incluem o quão estrategicamente o projeto está alinhado com seus objetivos gerais. As organizações sem fins lucrativos também costumam ter voluntários que realizam várias atividades para elas. Às vezes, existem desafios com voluntários inexperientes e orientando-os. Ter a documentação certa que descreve as tarefas a serem realizadas pode mitigar esse desafio. Além disso, os executivos de projeto geralmente desejam ver como os projetos estão progredindo na forma de relatórios e gráficos. Contudo, a falta de um bom software de gerenciamento de projetos pode fazer com que eles não sejam capazes de fornecer esses relatórios em tempo hábil. Alguns dos softwares de gerenciamento de projetos descritos acima podem fornecer relatórios como saída.
Resumo da lição
As organizações sem fins lucrativos não têm o objetivo de obter lucros em suas organizações e têm recursos limitados. A incorporação de metodologias e práticas de gerenciamento de projetos pode ter um grande impacto em seus resultados. Organizações sem fins lucrativos podem se beneficiar da utilização de um software de rastreamento de despesas e tempo; um software de gerenciamento de projetos para rastrear tarefas e prazos; e software para colaboração, como e-mail, dispositivos de conferência e uma unidade compartilhada. Um desafio que as organizações sem fins lucrativos encontram é escolher o projeto certo no qual se concentrar, o que pode ser mitigado fazendo uma análise de risco-benefício de cada um dos projetos potenciais. Eles também enfrentam desafios para obter os relatórios certos para manter seus executivos informados sobre o andamento de seus projetos. Esse desafio pode ser mitigado usando um programa de software de gerenciamento de projeto especializado. Com voluntários realizando a maior parte das atividades, eles podem enfrentar desafios para orientar os voluntários na execução das ações. Com a documentação correta dos processos, eles podem orientar os voluntários com mais eficácia.