Gestão de melhoria da qualidade
A melhoria da qualidade deve ser o objetivo de toda organização. Às vezes, as empresas começam a encontrar uma maneira de fazer as coisas e descobrem que é mais fácil continuar fazendo a mesma coisa. Líderes e gerentes em todos os níveis precisam ajudar os funcionários a lembrar que as coisas sempre podem ser feitas melhor e que é papel de todos encontrar novas soluções.
Para empresas que fazem a mesma coisa há muito tempo, a mudança pode ser um processo assustador porque significa aprender coisas novas e desistir do que você se sente confortável em fazer. A resistência à mudança se torna mais forte porque muitos pensam que foi o que estão fazendo atualmente que tornou a empresa bem-sucedida em primeiro lugar. Como tal, deve continuar a torná-los bem-sucedidos no futuro. Infelizmente, essa linha de pensamento pode arruinar as empresas modernas.
O que eles não estão levando em consideração é que os negócios hoje se baseiam na flexibilidade e na capacidade de se adaptar a um ambiente global em constante mudança. A internet, o comércio internacional, as viagens e os métodos de comunicação tornaram quase impossível permanecer lucrativo fazendo a mesma coisa por muito tempo.
Métodos de gestão de melhoria da qualidade
Um dos termos que você provavelmente encontrará se estiver interessado em iniciar uma cultura de mudança em sua empresa é Kaizen , que é uma palavra japonesa que significa literalmente ‘mudar é bom’ (Kaizen Institute, 2015). Embora a prática tenha começado no Japão, o conceito de melhoria contínua se espalhou pelo mundo.
Os conceitos básicos do Kaizen incluem:
- Trabalhando juntos como uma equipe para melhorar os processos diários
- A melhoria dos processos aumentará a qualidade do produto e do serviço
- As decisões devem ser feitas usando informações factuais, em vez de uma intuição
- Os gerentes precisam investigar os problemas sozinhos para coletar informações
- Uma série de pequenas mudanças ao longo do tempo pode levar a grandes benefícios (Kaizen Institute, 2015).
Processo de Melhoria da Qualidade
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Como você pode ver na imagem do ciclo Planejar, Fazer, Verificar, Agir acima, é um processo circular que significa que nunca está realmente completo.
- A fase de planejamento é usada para determinar a causa raiz de um problema ou processo que pode ser potencialmente melhorado.
- Na fase de execução do ciclo, o indivíduo usará um método de solução de problemas para chegar a uma solução potencial ou forma de melhorar o processo.
- A fase de verificação é usada para testar sua ideia e ver se ela está realmente funcionando.
- A fase de ação permite que o indivíduo implemente a solução (desde que seja eficaz), faça com que outros comecem a usar o novo padrão e busque novas maneiras de melhorar.
Exemplo
Agora que você leu os conceitos e etapas do gerenciamento de melhoria da qualidade, podemos examinar um exemplo hipotético e ver como cada etapa é usada.
Uma parte de seu trabalho atual é descobrir a data que um empreiteiro tem para concluir seu trabalho com base na data de início e no número de dias permitidos para um projeto. Por exemplo, um empreiteiro de pisos deve remover o piso existente e colocar novos ladrilhos e carpetes em um grande edifício. A empreiteira começa no dia 5 de abril e tem 75 dias para concluir a obra. Você precisa descobrir em que dia ele precisará terminar.
PLANO: A maneira antiga de realizar essa tarefa é pegar um calendário e contar cada uma das caixas até chegar a 75 e marcar a data. Essa maneira é demorada e muitas pessoas cometeram erros ao usar esse processo. Você sabe que deve haver uma maneira melhor!
FAZER: Na aula, você aprendeu que o Microsoft Excel tem um recurso que permite calcular datas usando uma planilha. Você sabe que você e seus colegas de trabalho têm computadores com este software, ele pode economizar muito tempo e talvez até mesmo fornecer resultados mais confiáveis.
VERIFICAR: Você cria uma planilha e a testa comparando os resultados que determina a partir do método do calendário e vê quanto tempo leva cada processo. Você descobre que em cada dez tentativas, usando o método antigo, você cometeu dois erros e levou em média quatro minutos cada vez. A planilha não demorou mais que 20 segundos e estava correta todas as vezes.
ACT: Você conversa com sua supervisora e mostra a ela os resultados de sua pesquisa. Ela toma a decisão de enviar sua planilha a todos os seus colegas de trabalho e fazer com que você os ensine a usá-la. Os manuais de política e treinamento são atualizados para refletir a nova mudança. Depois de sentir orgulho por sua realização (e gratidão por parte dos colegas de trabalho), você procura outras maneiras de melhorar seu escritório.
Resumo da lição
Todo local de trabalho pode ser melhorado de uma forma ou de outra. Se todos trabalharmos juntos, podemos usar os conceitos de gestão da melhoria da qualidade (ou Kaizen) para tornar os processos melhores. A melhoria dos processos pode levar a melhores produtos, serviços e ambientes de trabalho para todos os envolvidos. A melhoria da qualidade também ajudará cada empresa a permanecer flexível, de forma que sejam capazes de atender às necessidades dos clientes em constante mudança no ambiente moderno e dinâmico que chamamos de negócios.