Tecnologia e Tempo
A tecnologia pode consumir muito seu tempo. Pense nas horas que você passou navegando sem rumo pelas notícias online, mandando mensagens de texto para seus amigos sobre nada ou interrompendo tarefas importantes porque seu telefone tocou, pela quarta vez em um minuto, com uma notificação ou outra. Mas, quando usada corretamente, a tecnologia certamente pode nos ajudar a administrar bem o nosso tempo. Vamos dar uma olhada em algumas maneiras como ele pode nos ajudar.
Calendários
Quer você os use em um desktop, laptop ou smartphone, os calendários digitais são uma ótima maneira de ajudá-lo a administrar seu tempo. Dependendo do programa exato que você usa, os calendários digitais ajudam a organizar de várias maneiras:
- Adicione rapidamente um evento ou tarefa que você deve concluir
- Designe quando o evento começará e terminará
- Descreva o evento ou tarefa
- Indique quanto tempo você terá para concluir o evento
- Codifique seu evento por cor
- Adicione vários alarmes, lembretes e notificações em relação ao evento ou tarefa
- Compartilhe suas tarefas, eventos ou até mesmo a própria agenda com colegas de trabalho
Você pode usar calendários para ajudar a configurar uma reunião ou lembrá-lo de uma. Você pode usá-los para convidar pessoas para um evento e rastrear quem aceitou, recusou ou ainda não respondeu.
Controle de Tempo
Outra ótima tecnologia para gerenciar seu tempo é o software de controle de tempo. Novamente, existem muitos programas de software diferentes para isso, mas com esses tipos de programas, você pode:
- Configure tarefas e controle quanto tempo elas estão ocupando com apenas um único clique. Alguns programas fazem isso automaticamente com software compatível.
- Crie relatórios visuais do que ocupa seu tempo ao longo do dia e quanto.
- Gere alertas para instâncias em que você está gastando muito tempo em algo.
O software de controle de tempo pode ser usado para tudo, desde gerenciamento de tempo pessoal (como, você está gastando muito tempo no Facebook no trabalho?) Para o orçamento de tempo ou acompanhamento de cronogramas ao gerenciar projetos ou equipes.
Priorização
Existem também programas que permitem que as pessoas administrem seu tempo, ajudando-as a criar listas de tarefas ou priorizar suas tarefas. Você pode adicionar notas sobre cada tarefa, codificá-las por cores, arrastar e soltar tarefas, editar a lista de tarefas e reorganizar suas prioridades conforme achar necessário. Esses programas geralmente permitem que você veja o que foi concluído e quando. Alguns deles permitem que você compartilhe suas tarefas e listas de tarefas com outras pessoas. Em outras palavras, se você deseja delegar uma tarefa ou lista de tarefas, alguns programas de software permitem.
Colaboração
Os softwares de colaboração são programas que permitem que as equipes gerenciem planilhas do tipo Excel juntas. Existem também tecnologias que permitem que as pessoas sejam coautoras de documentos ou facilitem reuniões virtuais e chats em grupo. E um software de colaboração ainda mais amplo permite a criação e o compartilhamento de espaços de trabalho digitais que permitem que as equipes planejem, se comuniquem e encontrem informações juntas, entre muitas outras coisas.
Você pode facilmente imaginar como isso economizaria tempo. Em vez de ter que salvar e transferir arquivos digitais do computador de cada trabalhador e depois reconciliar o arquivo de cada trabalhador, existe apenas um arquivo digital, como uma planilha, que pode ser editado e trabalhado por todos. Isso torna o processo de trabalho em equipe muito mais eficiente e, portanto, uma ótima maneira de economizar tempo.
Resumo da lição
Algumas das muitas tecnologias que podem ajudar as pessoas a economizar e gerenciar melhor o tempo no local de trabalho incluem:
- Calendários digitais , que ajudam você a planejar eventos e definir lembretes.
- Software de controle de tempo , que ajuda você a orçar seu tempo e ver onde você está gastando a maior parte dele.
- Software de priorização que ajuda as pessoas a criar e gerenciar listas de tarefas e priorizar suas tarefas.
- Software de colaboração que ajuda as equipes a gerenciar melhor seu tempo, criando um espaço de trabalho centralizado onde todos podem trabalhar em um projeto simultaneamente.