Gestão por exceção definida
O gerenciamento por exceção é um sistema de gerenciamento onde os resultados do negócio são comparados com os resultados orçados ou planejados. Ao contrário de outros tipos de sistemas de gestão, a gestão por exceção significa que a gestão intervém nas operações diárias apenas se houver um desvio, ou variação, entre os resultados reais e os resultados planejados.
Pequenos desvios podem ser levados ao conhecimento dos supervisores de nível inferior, enquanto grandes desvios podem ser lançados diretamente aos níveis mais altos da administração. Isso, teoricamente, permite que os gerentes se concentrem nas questões e problemas mais urgentes e importantes. Por exemplo, se as metas de produtividade estão sendo atendidas, os gerentes estão ocupados lidando com outros problemas, em vez de caminhar pela atividade de monitoramento do chão de produção.
Uma ferramenta crucial: análise de variância
Uma das ferramentas mais importantes usadas no gerenciamento por exceção é a análise de variância. A análise de variação é um processo usado para determinar a variação, ou diferença, entre os resultados reais e os resultados planejados e a causa da diferença. Em outras palavras, é a técnica usada para determinar se há um problema que requer atenção do gerenciamento ao gerenciar por exceção.
Exemplo
Vejamos um exemplo rápido de gerenciamento por exceção e o uso da análise de variância. Edward é um contador responsável por rastrear os custos de produção da divisão de produção de sua empresa, que produz brinquedos. A empresa de Edward lançou uma nova linha de brinquedos. O custo por unidade de produção foi orçado no início do projeto.
Ao revisar as faturas e recibos mensais, Edward determinou que a divisão de produção está 10% acima do orçamento do novo brinquedo. O procedimento da empresa apenas lhe dá autoridade para lidar com excedentes de 5%, então ele deve levar esse problema para seu gerente, Marty.
Marty tem autoridade para investigar e resolver variações de até 10%. Ele investiga e determina que cerca de um terço da variação foi devido a um aumento inesperado no preço de uma das mercadorias usadas na produção. Os outros dois terços da variação estavam relacionados a aumentos de preços de alguns fornecedores que estão fora de linha com os preços de mercado. O gerente de Edward se reúne com o agente de compras da empresa para discutir fornecedores alternativos para corrigir a variação.
Vantagens
Gerenciar por exceção tem algumas vantagens distintas. Vejamos alguns.
- A administração é capaz de se concentrar em problemas urgentes em vez de microgerenciar as operações do dia a dia.
- Os problemas são triados no nível apropriado com base no grau de variação, permitindo um uso mais eficiente do tempo para o gerenciamento em todos os níveis da hierarquia de gerenciamento.
- Os funcionários são deixados para lidar com as operações do dia-a-dia sem microgerenciamento, o que pode proporcionar satisfação no trabalho.
Desvantagens
O gerenciamento por exceção tem desvantagens.
- Ele pressupõe que apenas a administração pode lidar eficazmente com as variações, embora os funcionários que não são da administração possam ser capazes e mais adequados para fazê-lo porque estão no local.
- Se a administração intervém apenas quando há uma variação ruim, isso pode ser muito desmoralizante para os funcionários. É importante que a administração intervenha quando variações positivas, como receita de vendas maior do que a esperada, ocorrem por meio do reconhecimento da realização e outros tipos de reforço positivo para motivar os funcionários.
- A administração pode ficar isolada das operações do dia-a-dia e os funcionários podem se sentir isolados da administração devido à baixa interação.
Resumo da lição
Vamos revisar o que aprendemos. O gerenciamento por exceção é um sistema de gerenciamento no qual os gerentes só intervêm se os resultados reais divergem dos resultados esperados. A análise de variância é uma ferramenta usada na gestão por exceção para determinar diferenças nos resultados esperados e reais. O gerenciamento por exceção apresenta vantagens e desvantagens.
As vantagens incluem permitir que a administração se concentre nas questões e problemas maiores e que os funcionários lidem com as operações do dia-a-dia. As desvantagens incluem a suposição de que os funcionários não podem lidar com as variações de maneira eficaz. O sistema de gestão também pode isolar os funcionários da gestão e a gestão das operações diárias. Além disso, se o foco for apenas nos erros, isso pode levar ao baixo moral dos funcionários.
Resultados de Aprendizagem
Após esta lição, você deverá ser capaz de:
- Descreva o gerenciamento por exceção e análise de variância
- Explique as vantagens e desvantagens da gestão por exceção